آموزش فکس فرستادن با دستگاه سامسونگ ، پاناسونیک ، اچ پی و..

برای فکس نامه و..دستگاه فکس را روشن کنید و مطمن شوید که سیم تلفن نیز به درستی به آن متصل شده. همچنین اتصال تلفن را مجدد بررسی کنید تا از بابت همه چی مطمئن شوید.

سند خود را انتخاب کنید. اطلاعات درون آن را کامل کرده و حتما اگر اسناد متعدد است، آنان را شماره گذاری کنید و صفحات سند را به ترتیب مورد نظر برای دریافت آنها قرار دهید. ترتیب صفحات و شماره گذاری آنها انتقال کارآمد و قطعی اطلاعات را تضمین می کند.

در این مرحله باید اسناد را جهت ارسال به مقصد، در اسکنر قرار دهید. بیشتر دستگاه های فکس نیاز دارند که سند را به صورت رو به بالا یا رو به پایین در قسمت اسکنر دستگاه فکس آنلاین قرار دهید. برای این مورد هیچ روش استانداردی وجود ندارد و باید این موضوع را از طریق برچسبی که معمولا در جلوی دستگاه قراردارد فهمید.

حالا باید برای ارسال آن سند، شماره فکس مقصد (برای ارسال فکس به شماره داخلی ، شماره داخلی را شماره گیری کنید) را شماره گیری کنید و پس از آن بر روی دکمه شروع یا استارت یا فرستادن ضربه بزنید. بعد از اینکار دیگر سند یا نامه شما به مقصد ارسال میشود.

 

 

 

منبع:
https://anzalweb.ir/1398/08/05/%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4-%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%81%D8%AA-%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%84-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%B3%D8%AA%DA%AF%D8%A7%D9%87-%D9%81%DA%A9%D8%B3-fax/

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی‌گیرند.

دبیرخانه

اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات نرم افزار دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی این سیستم‌ها است.

در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود.

این بخش وظیفه‌ی طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و ساماندهی

برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت‌مندی و تسریع در ارائه‌ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.

برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب هستند.

در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.

از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به‌روز کنید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه‌ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

صندوق پیام

سامانه ارسال پیام کوتاه

سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک

گزارش‌ساز

 

 

 

منبع:
https://www.systemgroup.net/knowledge-network/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DB%8C%DA%A9%20%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D8%A7%D8%B7%D9%84%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA%DB%8C,%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%AA%D8%8C%20%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85%20%D9%88%20%D8%BA%DB%8C%D8%B1%D9%87%20%D8%A7%D8%B3%D8%AA.

تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با توضیحات

شاید بارها به تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و یا میلادی به شمسی را برای کارهایی همچون تبدیل تاریخ تولد و سن، گذرنامه، تبدیل تاریخ قراردادهای بین المللی و ... نیاز داشته اید.از طرفی باتوجه به اینکه در بسیاری از نقاط دنیا از تقویم میلادی استفاده می شود لذا کشورهایی که از این گاهشمار استفاده نمی کنند لازم است تا با استفاده از روش هایی، تبدیل تاریخ به میلادی را انجام دهند.

تبدیل تاریخ

 

تاریخ شمسی به میلادی

اگر علاقه مند هستید تا تاریخ مورد نظرتان را از طریق محاسبات ریاضی بدست آورید می توانید از روش زیر استفاده نمایید. سال میلادی = سال شمسی + ۶۲۲ یا ۶۲۱ بدین صورت که اگر تاریخ مدنظراز اول فروردین تا ۱۰ دی بود، عدد ۶۲۱ را به سال شمسی اضافه می کنید. اگر از ۱۱ دی تا آخر سال بود، عدد ۶۲۲ را اضافه می کنید. و اگر سال مورد نظر شما کبیسه بود روز ۱۰ دی به ۱۱ ام و ۱۱ دی به ۱۲ ام تغییر پیدا می کند.

تبدیل تاریخ شمسی به میلادی گذرنامه

یکی از بخش های مهم در فرم تمدید و صدور گذرنامه، تبدیل تاریخ تولد به میلادی می باشد و به همین جهت در راستای تسهیل کارتان جدول مبدل تاریخ را برای تبدیل تولد شمسی به میلادی را برایتان ایجاد کردیم. 

فرمول تبدیل تاریخ میلادی به شمسی 

چنانچه روز مورد نظر بین اول ژانویه تا 21 مارس باشد عدد 622 .واگر عدد مطلوب بین 22 مارس تا آخر دسامبرباشد عدد 621 را از سال میلادی کسر می کنیم. به عنوان مثال 26 ژانویه 1978 مصادف است با: 1356=621-1978

محاسبه سن به میلادی

برای محاسبه سن به میلادی می توانید با مشخص کردن تاریخ مورد نظر به شمسی و قراردادن تیک بر روی گزینه میلادی در برنامه تبدیل تاریخ وبسایت مهرپرواز سن خود را به میلادی بدست آورید. به عنوان مثال شخصی که در تاریخ 17 اردیبهشت 1376 به دنیا آمده است با وارد کردن آن طبق مراحل گفته شده تاریخ 7 می 1997 را از جدول مشاهده می کند. همچنین جهت پر کردن فرم صدور پاسپورت که نیازمند وارد کردن اطلاعات از جمله تاریخ تولد به میلادی هستید.

 

 

منبع:
https://www.mehrparvaz.com/dateconvert

تفاوت بین تقویم شمسی وقمری ومیلادی چیست؟

مبدأ تاریخ هجری شمسی
تقویم رسمی جمهوری اسلامی ایران بر اساس سال هجری شمسی می باشد که این قانون در مورخه ۱/۱۱/۱۳۰۴ هجری شمسی تصویب شده است بر اساس این قانون سال هجری شمسی حقیقی، اول سال (( روز اول بهار )) و مبدأ تاریخ هجرت حضرت محمد (ص) از مکه به مدینه می باشد و مدت آن 365 روز و 6 ساعت و 48 دقیقه 51 ثانیه می باشد.

مبدأ سال هجری شمسی در زمان سلطنت ملکشاه سلجوقی توسط عمر خیام نیشابوری و عبدالرحمن خازنی و عده ای دیگر از ریاضی دانان و منجمان ایرانی تعیین و تنظیم شد.
چون سال شمسی با سال قمری تقریبا 11 روز تفاوت دارد، بنابراین سال هجری شمسی همواره تقریبا 11 روز از سال هجری قمری عقب می ماند و در نتیجه تقریبا هر 34 سال یکسال، سال قمری از سال خورشیدی جلو می افتد.

هر سال هجری شمسی شامل 12 ماه به ترتیب زیر می باشد:

۱-فروردین 31 روز 2-اردیبهشت 31 روز 3-خرداد 31 روز 4-تیر 31 روز 5-مرداد 31 روز 6-شهریور 31 روز 7-مهر 30 روز 8-آبان 30 روز 9-آذر 30 روز 10-دی 30 روز 11-بهمن 30 روز 12-اسفند 29-30 روز
مدت یکسال هجری شمسی 365 روز است که هر چهار سال یکبار ماه اسفند 30 روز است که به آن سال کبیسه می گویند و مدت آن 366 روز است.

مبدأ تاریخ هجری قمری

مبدأ تاریخ هجری قمری از هجرت پیامبر گرامی اسلام (ص) از مکه به مدینه محاسبه می شود که تا کنون 1425 سال از آن می گذرد. سر آغاز تقویم هجری قمری ، روز اول محرم سالی است که حضرت محمد (ص) از مکه به مدنه هجرت نمودند.
سال قمری بر حسب گردش 12 دور کره ماه به دور زمین است که مدت آن 35 روز و 8 ساعت و 48 دقیقه و24 ثانیه می باشد.
مدت ماه قمری دقیقا معلوم نیست و به هلال و محاق آن بستگی دارد و معمولا مدت آن 29 روز و 12 ساعت و 44 دقیقه و 2 ثانیه است. هر سال هجری قمری شامل 12 ماه به ترتیب زیر می باشد:
۱-محرم 2-صفر 3-ربیع الاول 4-ربیع الثانی 5-جمادی الاول 6-جمادی الثانی 7-رجب 8-شعبان 9-رمضان 10-شوال 11-ذیقعده 12-ذیحجه

مبدأ تاریخ میلادی

مبدأ تاریخ میلادی، تولد حضرت عیسی (ع) در زمان سلطنت فرهاد پادشاه اشکانی، و اکتا و آگوست امپراطور روم می باشد.
مبنای تقویم بین المللی در جهان امروز بر اساس ولادت حضرت عیسی (ع) می باشد که به آن تاریخ میلادی می گویند. هر سال میلادی شامل 12 ماه به ترتیب زیر می باشد:

۱-ژانویه 31 روز 2-فوریه 28-29 روز 3-مارس 31 روز 4-آوریل 30 روز 5-مه 31 روز 6-ژوئن 30 روز 7-ژوئیه 31 روز 8-آگوست 31 روز 9-سپتامبر 30 روز 10-اکتبر 31 روز 11-نوامبر 30 روز 12-دسامبر 31 روز

مدت یکسال میلادی 365 روز است که هر چهار سال یک بار ماه فوریه 29 روز است که به آن سال کبیسه می گویند و مدت آن 366 روز می باشد.

روش تبدیل سال شمسی به قمری و بالعکس

هر سال قمری تقریبا 10 روز و 21 ساعت از سال شمسی کوتاهتر است. در نتیجه به مبنای محاسبه سال قمری، از مبدأ تاریخ اسلام، یعنی هجرت حضرت رسول اکرم ((ص)) تاکنون، در مقایسه با سال شمسی 41 سال بیشتر گذشته است، و به تعبیر دیگر هر 33 سال شمسی، 43 سال قمری است. بنابراین برای تبدیل سال قمری به سال شمسی و بالعکس از اعداد 33 و 34 به روش زیر استفاده می شود:
1373 : 33 ~? 41 ? 1373 + 41 = 1414
1414 : 34 ~? 41 ? 1414 - 41 = 1373

 

منبع:
https://www.porseman.com/article/%D8%AA%D9%81%D8%A7%D9%88%D8%AA-%D8%A8%D9%8A%D9%86-%D8%AA%D9%82%D9%88%D9%8A%D9%85-%D8%B4%D9%85%D8%B3%D9%8A-%D9%88%D9%82%D9%85%D8%B1%D9%8A-%D9%88%D9%85%D9%8A%D9%84%D8%A7%D8%AF%D9%8A/25801

تاریخ روز داروساز ۱۴۰۱ چه روزی است

روز داروساز 1401

برای دیدن تاریخ فردا به تقویم یار مراجعه فرمایید.

شنبه، ۵ شهریور ۱۴۰۱ : روز داروساز در سال 1401 است

• به شمسی: شنبه، ۵ شهریور ۱۴۰۱
• به میلادی: Saturday, August 27, 2022
• به قمری: ‫السبت‬، ٢٩ محرم ١٤٤٤

 

منبع:
https://99taghvim.ir/%d8%b1%d9%88%d8%b2-%d8%af%d8%a7%d8%b1%d9%88%d8%b3%d8%a7%d8%b2-1401/

کاربرد تبدیل تاریخ شمسی به میلادی

برای ثبت نام در سرویس‌ ها و سایت‌ های مختلف مانند شبکه‌ های اجتماعی یا سرویس‌ های گوگل، باید تاریخ تولد خود را به میلادی وارد نمایید. درست وارد کردن این تاریخ‌ ها می‌ تواند برای بازیابی اطلاعات و افزایش امنیت شما بسیار مفید واقع شود. از سوی دیگر بسیاری از کسب و کارها و افرادی که مجبور به تعامل با کشورهای خارجی هستند، نیاز به تبدیل سال شمسی به میلادی خواهند داشت. البته نباید فراموش کرد که برای دیدن سریال مورد علاقه خود یا آگاهی از زمان دقیقه مسابقات ورزشی متفاوت و رویدادهای گوناگون نیز، تبدیل تاریخ شمسی به میلادی کارآیی فراوانی خواهد داشت. در بخش های بعدی نحوه تبدیل تاریخ شمسی به میلادی را مورد بررسی قرار می‌ دهیم.

نحوه تبدیل تاریخ شمسی به میلادی

این روزها روش های مختلفی برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی وجود دارد. اما قبل از بررسی آنها بهتر است این اصل مهم را به یاد داشته باشید که بر خلاف تقویم‌ های قمری، روزها در تاریخ شمسی و میلادی یکسان است. به عنوان مثال ۱۷ تیر هر سال برابر با ۸ جولای می‌ باشد و این روند به هیچ عنوان تغییر نخواهد کرد. در قدم اول برای این کار اگر روز مورد نظر ما بین اول فروردین تا یازدهم دی ماه باشد، باید عدد ۶۲۱ را به سال شمسی اضافه کنیم. همچنین برای تاریخ‌های بین ۱۱ دی تا آخر اسفند نیز اضافه کردن عدد ۶۲۲ باعث می‌ شود تا سال میلادی مورد نظر برای ما به دست بیاید. روش ساده‌ ای که برای تبدیل دقیق روز و ماه می‌ توانید مورد استفاده قرار دهید، استفاده از تقویم‌ های موجود در فضای اینترنتی یا تقویم‌ های چاپی در خانه یا محل کار است. معمولاً در این تقویم‌ ها علاوه بر ثبت تاریخ شمسی، روز و ماه تاریخ میلادی نیز ثبت شده که می‌ توانید از آن استفاده کنید.

فرمول محاسبه تبدیل تاریخ شمسی به میلادی

برای دسترسی به فرمول محاسبه تبدیل تاریخ شمسی به میلادی باید ابتدا این مورد مهم را در نظر داشته باشید که هر ۴ سال یکبار در تاریخ شمسی، سال کبیسه داریم. در مرحله اول برای اینکار ابتدا باید محاسبه کنید که دقیقا چند روز از سال گذشته است. برای انجام محاسبات در مراحل بعدی باید این مورد را به یاد داشته باشید که اختلاف بین تاریخ شمسی و میلادی ۲۲۶۸۹۹ روز می‌ باشد. با در نظر داشتن این نسبت‌ ها و انجام محاسبات مربوط به آن، روند تبدیل تاریخ شمسی به میلادی بسیار ساده خواهد بود بود و با چند جمع و تفریق ساده می‌ توان آن را انجام داد. برای دیدن تاریخ امروز شمسی به تقویم یار مراجعه فرمایید.

استفاده از مبدل تاریخ

این روز‌ها ابزارهای مختلفی وجود دارد که می‌ توان از آنها به عنوان مبدل تاریخ شمسی به میلادی یا بالعکس استفاده کرد. به کارگیری این ابزارها قطعاً اجازه می‌ دهد تا روند تبدیل تاریخ‌ های مورد نظرمان را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهیم. برای اینکار کافیست عبارت مبدل تاریخ را در گوگل جستجو کنید و به سایت‌ های پیشنهادی مراجعه نمایید. سپس در بخش مربوط به تاریخ شمسی، تاریخ مورد نظر خود را ثبت کرده و سپس با زدن دکمه تبدیل تاریخ (یا موردی مشابه با آن)، تاریخ میلادی دقیق مورد نظرتان را پیدا کنید. احتمال خطا در این روش صفر بوده و سرعت انجام آن نیز بسیار بالاست. علاوه بر این در این سایت‌ ها یا ابزارها امکان تبدیل تاریخ میلادی به شمسی و شمسی به قمری نیز برای کاربران وجود دارد.

 

منبع:
https://www.pasoon.ir/conversion

تعریف دبیرخانه و وظایف آن

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.

دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چیست؟

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری چیست؟

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده

شخصی

اداری

محرمانه

2- صادره

محرمانه

خیلی محرمانه

سری

کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

کارکنان با تجربه وآموزش دیده.

تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری

تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری

تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه

تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه

معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه

مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها

مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

عادی

بازکردنی

قابل کنترل

اجتماعی، صبور و خوش برخورد.

رازدار

منظم

از دانش لازم برخوردار باشد

علاقه به کار محوله داشته

از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.

علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).

ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.

پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).

ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده

در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس

توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.

تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.

تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.

انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

کنترل نامه

دریافت نامه

ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر

ثبت در دفتر اندکس

ارجاع به مدیر

توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

تهیه نامه

ثبت در اندیکاتور یا رایانه

ارسال (پست - فاکس - تلفنگرام)

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه و یا دفتر انجام می‌شود. استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای تسریع بخشیدن به کارهای اداری توصیه می شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.

سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.

تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.

کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.

اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.

تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.

سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

سیستم غیرمتمرکز:

کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:

تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.

سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.

تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.

واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.

اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.

سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.

واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.

تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.

مراحل دریافت، ارجاع و تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی

مسئول دبیرخانه سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامه‌های وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه‌های نظارت داشته باشد.

مطالعه دقیق متن نامه‌های وارده (به استثنای نامه‌های محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.

ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محل‌های تعیین شده برای مهر.

یادآوری: در بعضی از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقه‌مندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.

ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور

ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.

مدیران پس از دریافت نامه‌های مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:

مطالعه دقیق نامه‌های وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.

تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.

کنترل نامه‌های ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.

تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق:

مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:

دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز

در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.

پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.

مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.

یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.

ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :

مسئول تایپ یا مسئول دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:

1- کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ

2- ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید

3- تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.

4- تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.

کنترل نامه‌ها از نظر تایپ:

با توجه به اهمیت تایپ نامه‌ها در مکاتبات اداری، کلیه نامه‌های تایپ شده طبق دستور العمل‌های صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامه‌های تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاه‌های دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:

کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده

کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده

کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه

کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامه‌ها مطابق با پیش نویس

کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)

ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه

کنترل دفتر اندیکاتور:

کلیه نامه‌ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامه‌ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.

به هر یک از نامه‌ها یک شماره اختصاص داده می‌شود.

اطلاعات کاملی از نامه‌ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.

لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیرقانونی است.

شماره گذاری نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.

 

منبع:
http://www.dabirkhaneh.ir/Page-119-1
 

قوانین حقوقی فاکتور چیست؟

فاکتور چیست ؟ در واقع فاکتور سند یا برگه ای تجاری است که فرد فروشنده با توجه به خریدی که انجام شده به خریدار صادر می کند. 

معنی فاکتور در لغت ، سررسید و صورت حساب است.

فاکتور ها اطلاعات مهمی را درباره خرید صورت گرفته به خواننده منتقل می کنند ، این اطلاعات از قبیل نوع کالا ، قیمت کالا ، تاریخ خرید ، مشخصات فروشنده و همچنین خریدار می باشد.

به غیر از این مقادیر گفته شده ، فاکتور آنلاین می توانند شامل تمامی توضیحات اضافه درباره خرید و فروش صورت گرفته باشد.

توضیجات اضافه در فاکتور می توانند به این صورت باشند که برای مثال وجه به چه صورتی پرداخته شده است و یا اینکه در چند مرحله انجام گرفته است.

یا به صورت مثال اگر فروشنده برای کالای فروخته شده گارانتی ای را در نظر دارد می تواند آن را مذکور کند.

فاکتور ها انواعی دارند که در قسمت پایین به تعریف و بررسی انواع فاکتور می پردازیم.

انواع فاکتور

فاکتور ها با توجه به کاربردشان در صنعت خرید و فروش دسته بندی و انواع مختلفی نیز دارند که در ادامه به آن می پردازیم.

بررسی فاکتور فروش و فاکتور رسمی

۱- فاکتور رسمی و غیر رسمی

فاکتور رسمی چیست ؟

در این نوع دسته بندی فاکتور ها به انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی تقسیم بندی می شوند.

فاکتور های رسمی معمولا در مشاغلی استفاده می شود که باید یک نسخه از فاکتور در اختیار اداره امور مالیات قرار گرفته شود ، این مشاغل مجبور هستند تا به محاسبه مالیات ارزش بر افزوده برای مشتریان بپردازند.

جریمه فاکتور غیر رسمی

در صورت عدم ارائه این فاکتور های رسمی در این مشاغل ، مجبور به پرداخت جریمه ای هستند.

نوع دیگری از فاکتور است که در ادامه با هم می خوانیم :

فاکتور غیر رسمی چیست ؟

در این مشاغل فاکتور ها فقط به درخواست مشتری آماده می شود،مالیات آن ها به صورت علی الراس محاسبه می شود و اجباری به ارائه فاکتور رسمی به اداره ای مالیاتی نیستند.

این فاکتور ها معمولا در مشاغل مورد استفاده قرار می گیرد مانند مغازه های خرید و فروش و سوپر مارکت ها و …

فاکتور فروش چیست

فاکتور فروش در واقع همان سندی است که بین فروشنده و خریدار رد و بدل می شود.

این فاکتور ها معمولا جز دسته فاکتور های غیر رسمی هستند.

فاکتور فروش برای خریدار ، فاکتور خرید نام می گیرد و برای فروشنده فاکتور فروش.

 

منبع:
https://tehran-print.com/%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/

راهکاری برای تحقق دولت الکترونیک

1- مفاهیم و کلیات سرویس کاتالوگ

 

1-1- مقدمه

در راستای تحقق دولت الکترونیک، بسیاری از سازمان‌ها و دستگاه‌ها نیازمند راهکاری هستند که بتوانند یک درگاه الکترونیکی یکپارچه را در اختیار مخاطبان و کاربران سازمانی قرار دهند.

هدف از استقرار این درگاه یا وب‌افزار، ارائه درگاهی مستقل به مخاطبین سازمان،‌ جهت معرفی، تشریح، تجمیع و مدیریت بهینه خدمات الکترونیکی است که توسط آن سازمان به عنوان خدمت (سرویس) ارائه می‌گردد. مخاطبین وب‌افزار می‌توانند برون‌سازمانی و درون‌سازمانی باشند. بر اساس تجارب برتر بین‌المللی و با توجه به مستندات کتابخانه زیربنایی فناوری اطلاعات (ITIL)، این درگاه می‌تواند به سرویس کاتالوگ تعبیر ‌گردد.

سرویس به معنای یک خدمت فناوری اطلاعات است که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌کند و نیروی انسانی، فرایندها و فناوری را به منظور ارائه خروجی یا نتیجه به کاربر نهایی ترکیب می‌کند. در این مقاله به تشریح مفاهیم اولیه سرویس کاتالوگ پرداخته شده است.

 

1-2- تعریف سرویس کاتالوگ

بر اساس تعریف کتابخانه زیربنایی فناوری اطلاعات (ITIL)، سرویس کاتالوگ یک پایگاه داده یا سند ساختارمند است که حاوی اطلاعاتی در خصوص کلیه خدمات فعال IT، از جمله خدمات آماده برای استقرار است. سرویس کاتالوگ بخشی از سبد خدمات است و حاوی اطلاعاتی در مورد دو نوع خدمت IT است: خدمات روبه مشتری که برای کسب و کار قابل مشاهده است و خدمات پشتیبانی که به منظور ارائه خدمات رو به مشتری، مورد نیاز دستگاه سرویس‌دهنده است.

یکی از مهم‌ترین توصیه‌های ITIL ایجاد و مدیریت سرویس کاتالوگ است. سرویس کاتالوگ منبع اصلی اطلاعات در خصوص خدماتی است که توسط سازمان سرویس‌دهنده ارائه می‌گردد.

در نگارش دوم ITIL، سرویس کاتالوگ تنها به عنوان خروجی مدیریت سطح خدمات (SLM) و به صورت مختصر مورد اشاره قرار گرفته، در حالی که در نگارش سوم، سرویس کاتالوگ اهمیت ویژه‌ای دارد. در نگارش سوم، سرویس کاتالوگ به عنوان سنگ بنای چرخه عمر مدیریت سرویس شناخته شده است.

نسخه سوم ITIL که در سال 2007 در اختیار عموم قرار گرفت، دارای پنج محور کلیدی است که در قالب پنج جلد منتشر شده است: استراتژی خدمت (Service Strategy)، طراحی خدمت (Service Design)، انتقال خدمت (Service Transition)، عملیات خدمت (Service Operation) و بهبود مداوم خدمت (Continual Service Improvement) سرویس کاتالوگ یکی از نقاط تمرکز طراحی خدمت محسوب می‌شود.

در برخی متون، سرویس کاتالوگ فناوری اطلاعات به زبان ساده و به صورت ذیل تعریف می‌گردد: سرویس کاتالوگ IT شامل اطلاعات کامل در رابطه با کلیه خدماتی است که در حال حاضر به کاربران نهایی ارائه می‌گردند. این اطلاعات حداقل شامل موارد زیر است و به فراخور سازمان سرویس‌دهنده می‌تواند مواردی دیگری را نیز در برگیرد:

• معرفی خدمت
• اهداف ارائه آن
• نحوه ارائه خدمت
• مدت زمان مورد نیاز جهت دسترسی به آن خدمت
• میزان هزینه‌ای که باید برای استفاده از آن خدمت پرداخت (در مواردی که دریافت سرویس مشمول پرداخت هزینه است)

استفاده از سیستم نرم افزار دبیرخانه، بایگانی آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

1-3- رابطه سرویس کاتالوگ و سبد سرویس ‌

اگرچه ممکن است سبد سرویس و سرویس کاتالوگ مفاهیم مشابهی به نظر برسند، اما سرویس کاتالوگ بخشی از سبد سرویس‌ است و تنها شامل خدمات فعال و یا خدمات آماده برای استقرار است. سبد سرویس شامل مجموعه‌ی کاملی از خدماتی است که توسط سرویس دهنده مدیریت می‌شود و شامل سه طبقه‌بندی است:

• خدمات آتی : خدمات پیشنهادی یا در مرحله توسعه
• سرویس کاتالوگ: سرویس‌های موجود و یا در شرف بهره‌برداری
• خدمات کنار گذاشته شده

 

1-4- ابعاد و اجزای سرویس کاتالوگ

همانطور که پیشتر اشاره شد، سرویس کاتالوگ اطلاعاتی را در مورد تمامی خدمات IT موجود، منتشر می‌کند. سرویس کاتالوگ حداقل دارای دو بعد کسب و کار و فنی است.

در بُعد کسب و کار، موضوعات از دید مشتری تبیین می‌گردند و در بُعد فنی، موضوعات از جنبه‌های فنی از قبیل پیکربندی سرویس تهیه شده‌اند. به عبارت دیگر، بر اساس نوع خدمت گیرنده، سرویس کاتالوگ می‌تواند ابعاد مختلفی داشته باشد. اگر خدمت گیرنده کاربر نهایی باشد، بُعد سرویس کاتالوگ،IT-to-consumer (provider-to-consumer) نامیده شده و سرویس مربوطه، سرویس کسب و کار یا رو به مشتری خوانده می‌شود.

اگر خدمت گیرنده، خود یک خدمت دهنده نیز باشد، بعد سرویس کاتالوگ IT-to-IT provider-to-provider)) نامیده شده و سرویس‌های مربوطه سرویس فنی یا پشتیبانی خواهند بود.

باید توجه داشت که تنها یک سرویس کاتالوگ برای سازمان وجود دارد و سرویس کاتالوگ فنی و کسب وکار فقط به منزله‌ی ابعاد مختلف آن کاتالوگ هستند. در بُعد سرویس کاتالوگ مشخص می‌شود که برای هر گروه از سرویس‌گیرندگان چه سرویس‌هایی قابل مشاهده و دسترسی است.

واژه “فنی” در سرویس کاتالوگ فنی، به سرویس‌های درون کاتالوگ اشاره ندارد بلکه به افرادی اشاره دارد که از آن استفاده می‌کنند، یعنی کارکنان فنی در سازمان ارائه‌ کننده خدمت. ابعاد مختلف، ویژگی‌های مختلفی از یک سرویس را مشاهده می‌کنند.

 

1-5- کاربران (مخاطبان) سرویس‌ها

یک بخش حیاتی برای ایجاد سرویس کاتالوگ، تعریف کاربران (مخاطبان/مشتریان) است که قادرند اطلاعات خاص سرویس کاتالوگ را بر اساس نقش خود مشاهده کنند.

تقریباً غیرممکن است که تمامی سرویس‌ها در کاتالوگ سازمان بتواند برای همه افراد، چه درون سازمان و چه کاربران نهایی، در دسترس باشد، از طرفی برای کاربران نهایی نیز بهتر است که لیست سرویس‌ها را مشاهده کنند که برای آن‌ها قابل ارائه است. بنابراین یک راهکار استوار باید بتواند به صورت خودکار سرویس‌های مرتبط را بر اساس نقش فرد سرویس گیرنده، فیلتر کرده و نمایش دهد.

همانگونه که پیش‌تر اشاره شد، در بُعد سرویس کاتالوگ مشخص می‌شود که برای هر گروه از سرویس‌گیرندگان چه سرویس‌هایی قابل مشاهده و دسترسی است. کاربران سازمان می‌توانند کاربران نهایی، نیروهای درون‌سازمانی، واحد IT سازمان، سازمان‌های بالادستی، سازمان‌های همجوار و … باشند.

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%ad%d9%82%d9%82-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون

سیستم دبیرخانه آنلاین نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل، در واقع سیستم اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت و با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است.

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در واقع سیستم اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت و با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است.
سیستم دبیرخانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل.

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون  

این سیستم، وظیفه مدیریت دبیرخانه شامل ثبت و گردش تمامی مکاتبات سازمان را بصورت یکپارچه با ایمیلهای سازمانی بر عهده دارد. وجود موتور قوی گردش کار، امکان تعریف گردش کار های خاص سازمان ها را برای اسناد مختلف امکانپذیر می سازد. امکان تعریف نامه های مرتبط ، اسناد مرتبط با نامه ، دبیرخانه های متعدد، تبادل مکاتبات بین سازمانی با استانداردECE ، یکپارچگی کامل بین نامه ها و ایمیل های سازمان و همچنین فرآیندهای ارسال نامه ها و توزیع نامه ها بخشی از امکانات این زیرسیستم می باشد.

در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون کاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.
در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم اتوماسیون قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد.

 

 

منبع:
https://pafcoerp.com/-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-/articleid/254/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C