سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

این که در سازمانی از مدیریت تا پرسنل بپذیرند که روش ­های قدیمی پاسخگوی نیازهای امور اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اطلاعات باید از روش ­های جدید هم چون سیستم اتوماسیون اداری با کاربری وب استفاده نمایند چرا که موجب می شود شاهد مدیریت بهتر و نظم در کارهای خود بشوند. سازمان­ ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت­ های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب هیچ محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این خود مهمترین ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام و بررسی کارهای اداری دسترسی داشت. تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری به ساده ترین حالت ممکن در هر شرایطی و از همه جا به دلیل پرتابل بودن و خودکار سازی فرآیند مکاتبات اداری، موجب سرعت و تسهیل ثبت و دسترسی به بایگانی نامه ­ها می شود و در نهایت شاهد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب منسجم با طراحی کارآمد و بهینه عملیات اداری خواهیم بود.

 

مزایای تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

بررسی ­های انجام شده دراغلب شرکت­ ها نشان می دهد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان سیستم اتوماسیون تحت وب جهت ارائه به موقع پاسخ به طرف­ های تجاری و غیرتجاری، و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمان­ها شده است. 

 

در هر کجا که شما باشید تنها با دسترسی داشتن به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی پیدا کند و از دیگر مزیت اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید. به طور کلی مزیت های اتوماسیون شامل موارد زیر می باشد

:

1. مدیریت اسناد و نامه­ های الکترونیکی

2. شماره دهی اتوماتیک اسناد

3. جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف شده

4. یادآوری وظایف و جلسات

5. تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری

6. امکان دریافت و ارسال ایمیل

7. امکان تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه و …

 

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور مستقیم

مزایایی که روی نقدینگی شرکت تاثیر مستقیم دارند و قابل اندازه گیری می باشند و همچنین باعث صرفه جویی در زمان انجام کار و افزایش بازدهی خروجی می شود، جزء مزایای تحت وب سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب محسوب می شوند و به صورت مستقیم شامل مزایای زیر می باشد :

 

 

• افزایش کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات

• کاهش فعالیت ­های مازاد نظیر نگهداری و بایگانی اسناد

• کاهش فعالیت­ های غیر ضروری

• افزایش امنیت و صحت اطلاعات

• کنترل بهتر بر روی انجام کار با وجود تقسیم کار

• حداقل کار برای تبدیل اطلاعات به فرمت­ های تصویری و نوشتاری

• مدیریت  بهتر پرسنل به کمک امکاناتی نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور

 

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور غیر مستقیم

 

بر خلاف بررسی نتایج کوتاه مدت در مزایای مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، مزایای اتوماسیون اداری بطور غیر مستقیم غیر کمی می باشد و نتایج سودآوری و رشد آن به صورت بلند مدت بررسی و موجب غنی شدن سازمان می شود. به طور کلی از مزایای غیر مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توان اشاره کرد به :

 

• کاهش وابستگی جهت امور ارتباطی به سازمان­ های دیگر

• افزایش کنترل و نظارت بر انجام کار بین سازمانی

• مشاهده افزایش رضایت شغلی کارکنان

• ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان

• افزایش رقابت و عکس العمل به فرصت ­ها و فشاره

• کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …

 

منبع:

https://www.businesssoftware.ir/news/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7-%D9%88-%D9%85%D8%B9%D8%A7%DB%8C%D8%A8-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C