واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.
قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.
به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.
اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :
همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :
- تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
- همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
- هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
- بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
- یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
- ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.
منبع:
