نامه اداری چیست؟

در واقع نامه اداری نوشته ای است که وظیفه انتقال پیام مشخصی را بر عهده دارد که هر نامه دارای سه مشخصه شماره،تاریخ و امضاء می باشد که در صورت نبود هر کدام از مشخصه ها نامه مرود بشماره رفته و به اصطلاح بازگشت داده می شود.

   استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

یادداشت اداری چیست؟

یادداشت ها در واقع نوشته هایی است که در بین سطوح مختلف یک سازمان مبادله می شود و می تواند فاقد شماره باشد.

 

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

۱- وارده

• شخصی
• اداری
• محرمانه

 

۲- صادره

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• کلی سری

 

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

 

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

 

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

 

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

انواع گزارش حسابرسی:

1. گزارش حسابرسی مشروط: زمانی مطرح می شود که دسترسی به اطلاعات و شواهد کافی مناسب وجود نداشته باشد.
2. گزارش حسابرسی مردود: بیانگر این است که صورت های مالی با اصول حسابداری هیچ گونه مطابقتی ندارد.
3. گزارش حسابرسی مستقل: مجموعه روش های قراردادی و استاندارد های حسابداری که جهت تاکید بر اندازه گیری ارزش ها توسط حسابرس، در گزارشی تحت عنوان گزارش حسابرس مستقل صورت می گیرد.
4. گزارش مقبول یا استاندارد: در ادامه به شرح آن پرداخته می شود.

 

گزارش حسابرسی استاندارد یا مقبول:

گزارش حسابرسی مقبول، خود دارای انواعی می باشد که در ادامه به تفسیر آن پرداخته می شود.

استاندارد های عمومی:

1. دانش
2. تجربه
3. استقلال
4. مراقبت های حرفه ای

 

استاندارد های مالی:

• برنامه ریزی
• بررسی و ارزیابی کنترل داخلی
• جمع آوری اسناد و مدارک
• استاندارد های گزارشگری حسابرسی:
• کنترل ثبات رویه
• اظهار نظر
• کنترل افشا
• داشتن استقلال
• داشتن برنامه ریزی کاری
• جمع آوری اسناد
• رعایت اصول حسابداری

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

تغییر روش مقبول:

زمانی که حسابرس قانع شود تا تغییرات لازم را صورت دهد گوییم تغییر روش مقبول صورت می گیرد و در صورتی که حسابرس قانع نشود، نتیجه می گیریم که کار انجام شده، خلاف اصول حسابداری بوده است.

اصول مربوطه به شرح زیر می باشد:

• محاسبه کردن اثرات انباشته تغییر روش
• ثبت مراتب در حساب ها شرکت
• وضوح کامل صورت های مالی
• کنترل افشا توسط حسابرس شرکت

نکته: در صورتی که حسابرس با مشکل مواجه شد باید با مدیریت شرکت در میان بگذارد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%b1%d8%b3%db%8c/

ویژگی های حسابرس:

ویژگی های حسابرس را می توان به دو گروه تقسیم کرد:

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

ویژگی های فردی:

• استقلال
• جایگاه سازمانی
• نگرش ذهنی
• بی طرفی
• آزادی عمل در آزمون و گزارشگری حسابداری آنلاین و حسابرسی
• منافع مالی
• صلاحیت حرفه ای
• صلاحیت اخلاقی و سایر ویژگی های شخصی

 

ویژگی های ساختاری:

برخی از ویژگی های حسابرس که از طرف استفاده کنندگان برون سازمانی اطلاعات به وی داده شده است، تحت عنوان “ویژگی های ساختاری” شناخته می شوند که شامل موارد زیر می باشند:

• اختیار
• پذیرش
• صلاحیت حرفه ای
• صلاحیت اخلاقی

 

اجزای گزارش حسابرس:

1. عنوان
2. مخاطبان گزارش
3. بند نظر
4. مبنای نظر
5. مسائل حسابرسی کلیدی که مربوط به مشتری هستند
6. مسئولیت های مدیریت و کسانی که دارای قدرت ارائه صورت های مالی هستند
7. مسئولیت های حسابرس
8. امضای شرکت و شرکای تعامل
9. تاریخ

انواع گزارش حسابرسی:

1. گزارش حسابرسی مشروط: زمانی مطرح می شود که دسترسی به اطلاعات و شواهد کافی مناسب وجود نداشته باشد.
2. گزارش حسابرسی مردود: بیانگر این است که صورت های مالی با اصول حسابداری هیچ گونه مطابقتی ندارد.
3. گزارش حسابرسی مستقل: مجموعه روش های قراردادی و استاندارد های حسابداری که جهت تاکید بر اندازه گیری ارزش ها توسط حسابرس، در گزارشی تحت عنوان گزارش حسابرس مستقل صورت می گیرد.
4. گزارش مقبول یا استاندارد: در ادامه به شرح آن پرداخته می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%b1%d8%b3%db%8c/

حسابرسی:

به فرآیند بررسی حساب های سازمان توسط افراد خبره، حسابرسی می گویند که توان تولید اطلاعات قضاوتی مفید را دارد. همچنین برخی از صاحب نظران، حسابرسی را یک فرآیند بررسی دقیق اطلاعات اقتصادی و اسناد مالی برای کشف تقلب و اشتباه می دانند.

هر حسابرسی موظف است که کار حسابداران سازمان را بررسی کرده و نتیجه آن را به سهامداران، بانک ها و هیئت مدیره گزارش نماید.

 

انواع حسابرس:

در یک تقسیم بندی کلی، حسابرسان به دو گروه زیر تقسیم می شوند.

 

حسابرسان داخلی:

حسابرس های داخلی، در واقع جز پرسنل موسسه یا سازمان مربوطه، محسوب می شوند و رابط بین هیئت مدیره و شرکت هستند.

این حسابرس ها گزارشات و اسناد مالی مربوطه را در دوره های هفتگی، ماهانه و یا حتی سالانه به مدیر عامل و هیئت مدیره تحویل می دهند و بررسی عملیات مالی داخلی شرکت را بر عهده دارند.

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

حسابرسان مستقل:

حسابرسان خارجی که اصطلاحا به آنها حسابرسان مستقل گفته می شود، اشخاص و یا موسساتی هستند که در زمینه حسابرسی فعالیت می کنند.

آنها بر اساس قرارداد هایی که موسسه با بنگاه های اقتصادی دارد، عملیات حسابداری تحت وب و مالی را با توجه به استاندارد های نرم افزار حسابداری و اصول حسابداری رایگان انجام می دهند و سپس نتیجه را به صاحبان سهام و سایر استفاده کنندگان تسلیم می کنند.

نکته: حسابرسان مستقل رابط میان صاحبان شرکت و هیئت مدیره هستند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%b1%d8%b3%db%8c/

دانشگاه ملبورن:

از بین دانشگاه هایی که به عنوان 50 دانشگاه برتر پیشرفت کرده اند دانشگاه ملبورن امسال در زمینه حسابداری تحت وب از رتبه چهاردهم به رتبه دهم رسیده است و با همتای استرالیایی خود، دانشگاه نیو ساوت ولز (UNSW)، مشترکا در جایگاه دهم قرار دارند.

دانشکده حسابداری ملبورن شامل مرکزی برای حسابداری و مشاوره های حسابداری (CAIP) است که متعهد به ایجاد و حفظ مشارکت های بلند مدت با انجمن های حسابداری و تجاری از طریق پروژه های پژوهشی، سخنران مهمان و نشست ها و اقدامات دیگر است.

   استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

دانشگاه تورنتو:

دانشگاه تورنتو که در کانادا قرار دارد نیز امسال چهار پله صعود کرده است و هم اکنون در رتبه بیست و چهارم حسابداری و امور مالی قرار دارد.

دانشکده مدیریت جوزف ال. راتمن این دانشگاه گستره وسیعی از دوره های آموزشی در تجارت، امور مالی و بازرگانی را در همه سطوح مطالعاتی ارائه می کند و افتخار دارد که دارای یکی از انجمن های بین المللی پیشرو در زمینه تجارت است (تقریبا نیمی از دانشجویان از خارج از کانادا هستند).

شما می توانید مطالعات خود را از طریق تور های مطالعاتی جهانی، پروژه های مشاوره ای، برنامه های تبادلی و سایر موارد به صورت بین المللی درآورید.

 

دانشگاه بازرگانی لوئیجی بوکونی:

دانشگاه بازرگانی لوئیجی بوکونی ایتالیا، که با عنوان دانشگاه بوکونی معروف است، امسال از رتبه سی و سوم به رتبه بیست و نهم رسیده است و اعتبار کارفرمایی و امتیاز شاخص-H خود را ارتقا داده است.

بوکونی دوره های آموزشی مختلفی را ارائه می کند که به زبان انگلیسی در رشته های حسابداری، امور مالی و موضوعات مرتبط تدریس می شوند مانند کارشناسی ارشد حسابداری آنلاین ارزان، مدیریت مالی و کنترل، که هدف توسعه دانش تکنیکی منسجم و روش هایی برای حرفه های حسابداری و امور مالی، اهمیت ویژه برای فرآیند های ارتباطات مالی، طراحی سیستم اطلاعاتی مدیریت مدرن و استفاده از مدل های تحلیل مالی برای راهکار های بلند مدت و پایدار است.

 

دانشگاه پلی تکنیک هنگ کنگ:

در بررسی های بعدی، دانشگاه پلی تکنیک هنگ کنگ در بین برترین دانشگاه های ارتقا یافته حسابداری و امور مالی است که از بین گروه 100- 51 ارتقا یافته است و هم اکنون در رتبه چهل و هفتم قرار دارد که امتیازات آن برای اعتبار علمی و کارفرما بیشتر شده است.

دانشکده حسابداری و امور مالی این دانشگاه نخستین دانشکده در نوع خود در هنگ کنگ است و برنامه هایی را ارائه می کند که یافته های پژوهشی پیشرو اخیر و شایستگی های حرفه ای را ترکیب می کند که توسط دانشکده بین المللی و میان رشته ای تدریس می شوند.

 

دانشگاه چینهوآ:

دانشگاه چینهوآ که امسال در رتبه بندی حسابداری و امور مالی پنج پله صعود داشته است هم اکنون در رتبه سی و چهارم است.

دانشکده تجاری این دانشگاه، دانشکده علوم اقتصادی و مدیریت (SEM) دانشگاه چینوآ حدود 3000 دانشجو دارد و نخستین نهاد در مین لند (سرزمین اصلی) چین است که مدارک تحصیلی آن مورد تایید AACSB و EQUIS است.

دوره کارشناسی حسابداری ابری  SEM علاوه بر این که درک کاملی از حسابداری مدرن را برای شما ارائه می نماید، دانش کلی از دنیای واقعی و گسترده، مهارت های ارتباطی به زبان های ماندارین و انگلیسی، و توانایی هایی برای نوآوری و بررسی های کمی مشکلات را فراهم می کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a7%d9%86%d8%b4%da%af%d8%a7%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%aa%d8%b1-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%af%d9%86%db%8c%d8%a7/

دانشگاه بریستول:

همچنین دانشگاه بریستول آمریکا با امتیازات بهتری برای کارفرمایان و اعتبار علمی، امسال با افزایش رتبه در بین 100 دانشگاه برتر حسابداری و امور مالی قرار گرفته است.

منشا اصلی دانشکده علوم اقتصادی، امور مالی و مدیریت آن به روز های اولیه خود دانشگاه مربوط می شود و هم اکنون بیش 1200 دانشجو در همه سطوح دارد.

در واقع محیط آموزشی پویا و چالش انگیزی را ایجاد می کند که می توان از آنجا با گستره وسیعی از مهارت ها و دانش فارغ التحصیل شد.

 

دانشگاه زوریخ:

دانشگاه زوریخ در سوئیس، آخرین دانشگاه از چهار موسسه ای است که امسال در رتبه بندی حسابداری و امور مالی از رتبه 150- 101 به رتبه 100- 51 ارتقا یافته است.

دانشکده بانکداری و امور مالی (DBF) این دانشگاه تخصص گسترده ای در بانکداری، امور مالی شرکت، اقتصاد مالی و امور مالی کمی دارد و مدرک کارشناسی ارشد آن در بانکداری و امور مالی دیدگاه عمیقی از دنیای بانکداری و بازار های مالی را برای دانشجویان فراهم می کند و از موقعیت دانشگاه در مرکز عمده امور مالی زوریخ بهره می گیرند.

استفاده ازسیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر داده های بخش فروش سازمان ها پیشنهاد می شود.

دانشگاه ملبورن:

از بین دانشگاه هایی که به عنوان 50 دانشگاه برتر پیشرفت کرده اند دانشگاه ملبورن امسال در زمینه حسابداری تحت وب از رتبه چهاردهم به رتبه دهم رسیده است و با همتای استرالیایی خود، دانشگاه نیو ساوت ولز (UNSW)، مشترکا در جایگاه دهم قرار دارند.

دانشکده حسابداری ملبورن شامل مرکزی برای حسابداری و مشاوره های حسابداری (CAIP) است که متعهد به ایجاد و حفظ مشارکت های بلند مدت با انجمن های حسابداری و تجاری از طریق پروژه های پژوهشی، سخنران مهمان و نشست ها و اقدامات دیگر است.

 

دانشگاه تورنتو:

دانشگاه تورنتو که در کانادا قرار دارد نیز امسال چهار پله صعود کرده است و هم اکنون در رتبه بیست و چهارم حسابداری و امور مالی قرار دارد.

دانشکده مدیریت جوزف ال. راتمن این دانشگاه گستره وسیعی از دوره های آموزشی در تجارت، امور مالی و بازرگانی را در همه سطوح مطالعاتی ارائه می کند و افتخار دارد که دارای یکی از انجمن های بین المللی پیشرو در زمینه تجارت است (تقریبا نیمی از دانشجویان از خارج از کانادا هستند).

شما می توانید مطالعات خود را از طریق تور های مطالعاتی جهانی، پروژه های مشاوره ای، برنامه های تبادلی و سایر موارد به صورت بین المللی درآورید.

 

دانشگاه بازرگانی لوئیجی بوکونی:

دانشگاه بازرگانی لوئیجی بوکونی ایتالیا، که با عنوان دانشگاه بوکونی معروف است، امسال از رتبه سی و سوم به رتبه بیست و نهم رسیده است و اعتبار کارفرمایی و امتیاز شاخص-H خود را ارتقا داده است.

بوکونی دوره های آموزشی مختلفی را ارائه می کند که به زبان انگلیسی در رشته های حسابداری، امور مالی و موضوعات مرتبط تدریس می شوند مانند کارشناسی ارشد حسابداری آنلاین ارزان، مدیریت مالی و کنترل، که هدف توسعه دانش تکنیکی منسجم و روش هایی برای حرفه های حسابداری و امور مالی، اهمیت ویژه برای فرآیند های ارتباطات مالی، طراحی سیستم اطلاعاتی مدیریت مدرن و استفاده از مدل های تحلیل مالی برای راهکار های بلند مدت و پایدار است.

 

دانشگاه پلی تکنیک هنگ کنگ:

در بررسی های بعدی، دانشگاه پلی تکنیک هنگ کنگ در بین برترین دانشگاه های ارتقا یافته حسابداری و امور مالی است که از بین گروه 100- 51 ارتقا یافته است و هم اکنون در رتبه چهل و هفتم قرار دارد که امتیازات آن برای اعتبار علمی و کارفرما بیشتر شده است.

دانشکده حسابداری و امور مالی این دانشگاه نخستین دانشکده در نوع خود در هنگ کنگ است و برنامه هایی را ارائه می کند که یافته های پژوهشی پیشرو اخیر و شایستگی های حرفه ای را ترکیب می کند که توسط دانشکده بین المللی و میان رشته ای تدریس می شوند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a7%d9%86%d8%b4%da%af%d8%a7%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%aa%d8%b1-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%af%d9%86%db%8c%d8%a7/

دانشگاه برتر دنیا برای حسابداری و امور مالی:

قابل ذکر است که دانشگاه های زیر 50 در محدوده ها رتبه بندی شدند (یعنی 100- 51) و بنابراین ما مقاله را با بررسی دانشگاه هایی شروع می کنیم که در بین 100 دانشگاه برتر از رتبه 150- 101 ارتقا پیدا کرده اند.

 

دانشگاه هیتوتسو باشی:

دانشگاه هیتوتسو باشی ژاپن، نخستین دانشگاه برتر حسابداری و امور مالی است که رتبه خود را ارتقا داده است که یک دانشگاه تحقیقاتی واقع در توکیو می باشد که مرکز علوم اجتماعی است.

هیتوتسو باشی برنامه آموزشی خود را از دانشکده مدیریت بازرگانی به عنوان “علوم اجتماعی کاربردی از کسب و کار تجاری و بازار ها” توضیح می دهد و برنامه های آن دانش تئوری را در زمینه مدیریت، حسابداری، بازاریابی و امور مالی برایتان فراهم می کند و چشم انداز بین المللی مورد نیاز برای نقش های رهبری در ژاپن و فراتر از آن را ارائه می کند.

   استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دانشگاه RMIT:

دانشگاه RMIT (آرمیت) نیز بزرگ ترین دانشگاه استرالیا در بین 100 دانشگاه برتر حسابداری و امور مالی است که پیشرفت های زیادی در امتیازات آن برای شاخص های مختلف مورد استفاده جهت دست یابی به این رتبه بندی ها ایجاد کرده است.

برنامه های حسابداری RMIT بسیار دقیق هستند و با داده های ورودی صنعتی توسعه یافته اند و برای آماده سازی دانشجویان به عنوان نیروی کاری طراحی شده اند.

دوره کارشناسی بازرگانی (حسابداری) RMIT که اکثرا در ساختمان علمی نوآورانه سوانستون تدریس می شود شامل گزینه های پویای جهانی است که به شما کمک می کند تا بعدا در بازار کار، مانند تور های مطالعاتی و برنامه های تبادل اطلاعات دانشجویان، به شکل برجسته تری عمل کنید.

دانشگاه بریستول:

همچنین دانشگاه بریستول آمریکا با امتیازات بهتری برای کارفرمایان و اعتبار علمی، امسال با افزایش رتبه در بین 100 دانشگاه برتر حسابداری و امور مالی قرار گرفته است.

منشا اصلی دانشکده علوم اقتصادی، امور مالی و مدیریت آن به روز های اولیه خود دانشگاه مربوط می شود و هم اکنون بیش 1200 دانشجو در همه سطوح دارد.

در واقع محیط آموزشی پویا و چالش انگیزی را ایجاد می کند که می توان از آنجا با گستره وسیعی از مهارت ها و دانش فارغ التحصیل شد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a7%d9%86%d8%b4%da%af%d8%a7%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%aa%d8%b1-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%af%d9%86%db%8c%d8%a7/

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

 

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

 

نامه های برون سازمانی :

همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :

1.  نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.
2.  نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.
3.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.
4.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

 

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های
6. دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

 

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/