my blog yar

  • ۰
  • ۰

در اعضای تیم خود ایجاد اعتماد کنید

اعتماد اساس و پایه انگیزه است. اگر تیم فروشتان به شما اعتماد نداشته باشند و باور نکنند که شما قلبا بهترین ها را برای آنها می خواهید ، برای آنها دشوار خواهد بود که احساس الهام بخش بودن را در کارشان داشته باشند . وقتی فروشندگان بی انگیزه هستند، تا زمانی که شما یک گفتگو صادقانه و شفاف در مورد چالش ها و اهدافشان یا چیزهایی که به سادگی بدون اعتماد بوجود نخواهند امد ، نداشته باشید ، قادر نخواهید بود آنها را مجددا نسبت به کار الهام بخش کنید. این یک تیغه دو لبه است.

مدیران باید با درگیر شدن با تیم خود با روشی مداوم و مهیج اعتماد لازم را ایجاد کنند و سپس آن را حفظ کنند . بهترین روش ایجاد اعتماد این است که کاملا شفاف باشید. مکالمه صادقانه می تواند بهترین روش برای یک شروع موفقیت آمیز باشد.

من در طول کار 30 ساله ام ، برای شروع این گفتگو از یک روش ساده استفاده کرده ام . این ممکن است یک سوال جنجالی به نظر برسد ، اما همیشه برای کار نتیجه بخش خواهد بود. من به سادگی می گویم : ” محمد من میخواهم تو مطمئن شوی که ما در یک رابطه قابل اعتماد هستیم . ما چگونه میتوانیم اعتماد لازم را با یکدیگر ایجاد کنیم ؟ “

این روش مستقیم و بهترین راه برای این است که به اعضای تیم خود بگویید من مشتاق داشتن یک رابطه تجاری در کار هستم تا اینکه رئیس آنها باشم.

استفاده از ارسال فکس اینترنتی و... برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

2. از مدیر فروش خود بپرسید کارمندان دوست دارند چگونه مدیریت شوند

من همیشه به اعضای جدید تیم خودم این سه نکته را بیان می کنم :

  1. ویژگی های شخصیتی هر فردی متفاوت است
  2. من میخواهم یک مدیر موثر برای سبک کاری و شخصیت شما باشم
  3. من می توانم رفتار خود را متناسب با نیازهای شما تغییر دهم. دوست دارید چگونه مدیریت شوید ؟

درست همانطور که مشتریان مختلف به سبک های مختلف نرم افزار فروش نیاز دارند و فروشندگان موثر نیز می دانند که چگونه با آن سبک ها سازگار شوند ، مدیران باهوش نیز میدانند که بهترین روش برای نتیجه گرفتن از تیم خود این است که به جای اینکه یک روش مشخص و ثابت را نسبت به همه بکار گیرند ، دنیا را از دریچه چشم آنها ببیند .

در اینجا برخی سوالاتی که من از مدیر فروش خود میپرسم تا متوجه سبک کاری آنها شوم وجود دارد :

  1. میزان تعاملی که ترجیح میدهید چیست ؟ آیا میخواهید من را یکبار در هفته ملاقات کنید یا چندین بار در هفته ؟
  2. دوست دارید بازخوردهای مثبت و منفی را چگونه از من دریافت کنید ؟
  3. آیا ترجیح میدهید تعریف و تمجید به صورت خصوصی باشد یا عمومی ؟
  4. چه نوع بازخوردی را میپسندید ؟
  5. اگر من متوجه چیز اشتباهی شوم ، آیا می خواهید به خودتان بگویم ، ایمیل کنم ، تا زمان ملاقات هفتگیمان صبر کنم یا غیره ؟
  6. اگر بعضی از کارهای من رو اعصاب شما باشد آیا من را مطلع خواهید کرد ؟

 

3. اهداف شخصی و حرفه ای مدیر فروش خود را بشناسید

شما تا زمانی که ندانید چه چیزی آنها را به حرکت وا میدارد ، نمیتوانید به آنها انگیزه ببخشید. ببینید هر کدام از مدیران فروش ما میخواهند چه کاری را در زندگی شخصی و حرفه ای خود انجام دهند . این کار نه تنها نوع شخصیت آنها را به شما نشان میدهد ، بلکه بینشی نسبت به مواردی که باعث ایجاد انگیزه در آنها میشود خواهد داد.

هنگامی که اهداف آنها را شناختید ، سوالات زیر را از آنها بپرسید :

  1. آیا الان انگیزه دارید ؟
  2. چه چیزی شما را برای طولانی مدت مهیج می کند ؟
  3. شما برای اینکه به خودت انگیزه دهی چه کاری می توانی انجام دهی ؟
  4. اگر شما به اندازه کافی انگیزه نداشته باشید من چگونه میتوانم متوجه شوم ؟
  5. اگر به ظاهر باانگیزه نباشید ، توقع دارید من چه کاری برای شما انجام دهم ؟

حتی اگر کاملا واضح به نظر بیاید ، اما شما همیشه باید سوال کنید . اگر آنها نمیتوانند پاسخ این سوالات شما را بدهند ، 48 ساعت به آنها مهلت دهید تا پاسخ خود را بیابند. اینکه مدیران فروش را مجبور کنید که بازتاب دهنده باشند ، احتمال اینکه جواب های خردمندانه بیشتری بدهند را افزایش میدهد که این برای هر دو شما در دراز مدت بهتر است.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%af%d8%b1-%d8%aa%db%8c%d9%85-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%ae%d9%88%d8%af-%d8%a7%db%8c%d8%ac%d8%a7%d8%af-%d8%a7%d9%86%da%af%db%8c%d8%b2%d9%87-%da%a9%d9%86%db%8c%d8%af/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰
  1. در اعضای تیم خود ایجاد اعتماد کنید
  2. از مدیر فروش خود بپرسید کارمندان دوست دارند چگونه مدیریت شوند
  3. اهداف شخصی و حرفه ای مدیر فروش خود را بشناسید
  4. مطمئن شوید که آنها اصول اولیه را انجام میدهند
  5. اهداف روزانه ، هفتگی و ماهانه برای آنها تعیین کنید
  6. مسائل موجود را پیدا کنید
  7. اجازه دهید هر فردی خودش پاداش خود را انتخاب کند
  8. جوایز ارزنده ای در نظر بگیرید

انگیزه یکی از مهمترین مؤلفه های موفقیت فروش پایدار در طول زمان است.

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی php از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

به عنوان یک مدیر فروش ، شما فقط می توانید عملکرد تیم فروش خود را در دو جهت ارتقاء دهید: بر اساس توانایی های آنها ( کارهایی که می توانند انجام دهند ) ، و انگیزه آنها ( چقدر وظایفشان را مکررو با اشتیاق انجام میدهند) .

بهبود مجموعه مهارتهای تیم شما یک فرایند بسیار واقعگرایانه و هدفمند است . با ارزیابی معیارهای عملکرد فعلی و مقایسه آنها با وضعیت نهایی موفق ، می توانید تشخیص دهید که کدام بخش ها نیاز به ارتقاء دارند و براساس آن عمل میکنید.

اما ایجاد انگیزه در بحث بازاریابی و فروش آنلاین خیلی دشوارتر است. نه تنها عوامل خارجی بسیاری در این زمینه وجود دارد که بر انگیزه افراد تاثیر میگذارد ، بلکه هر فردی به یک شیوه مشخص و منحصر به فرد انگیزه مند میشود. من بر اساس دهه ها سابقه مدیریت تیم فروش ، برای اینکه به طور موفقیت آمیز بتوانم در تیمم ایجاد انگیزه کنم و اشتیاق آنها را به صد برسانم ، از استراتژی های زیر استفاده کرده ام :

 

در اعضای تیم خود ایجاد اعتماد کنید

اعتماد اساس و پایه انگیزه است. اگر تیم فروشتان به شما اعتماد نداشته باشند و باور نکنند که شما قلبا بهترین ها را برای آنها می خواهید ، برای آنها دشوار خواهد بود که احساس الهام بخش بودن را در کارشان داشته باشند . وقتی فروشندگان بی انگیزه هستند، تا زمانی که شما یک گفتگو صادقانه و شفاف در مورد چالش ها و اهدافشان یا چیزهایی که به سادگی بدون اعتماد بوجود نخواهند امد ، نداشته باشید ، قادر نخواهید بود آنها را مجددا نسبت به کار الهام بخش کنید. این یک تیغه دو لبه است.

مدیران باید با درگیر شدن با تیم خود با روشی مداوم و مهیج اعتماد لازم را ایجاد کنند و سپس آن را حفظ کنند . بهترین روش ایجاد اعتماد این است که کاملا شفاف باشید. مکالمه صادقانه می تواند بهترین روش برای یک شروع موفقیت آمیز باشد.

من در طول کار 30 ساله ام ، برای شروع این گفتگو از یک روش ساده استفاده کرده ام . این ممکن است یک سوال جنجالی به نظر برسد ، اما همیشه برای کار نتیجه بخش خواهد بود. من به سادگی می گویم : ” محمد من میخواهم تو مطمئن شوی که ما در یک رابطه قابل اعتماد هستیم . ما چگونه میتوانیم اعتماد لازم را با یکدیگر ایجاد کنیم ؟ “

این روش مستقیم و بهترین راه برای این است که به اعضای تیم خود بگویید من مشتاق داشتن یک رابطه تجاری در کار هستم تا اینکه رئیس آنها باشم.

 

2. از مدیر فروش خود بپرسید کارمندان دوست دارند چگونه مدیریت شوند

من همیشه به اعضای جدید تیم خودم این سه نکته را بیان می کنم :

  1. ویژگی های شخصیتی هر فردی متفاوت است
  2. من میخواهم یک مدیر موثر برای سبک کاری و شخصیت شما باشم
  3. من می توانم رفتار خود را متناسب با نیازهای شما تغییر دهم. دوست دارید چگونه مدیریت شوید ؟

درست همانطور که مشتریان مختلف به سبک های مختلف نرم افزار فروش نیاز دارند و فروشندگان موثر نیز می دانند که چگونه با آن سبک ها سازگار شوند ، مدیران باهوش نیز میدانند که بهترین روش برای نتیجه گرفتن از تیم خود این است که به جای اینکه یک روش مشخص و ثابت را نسبت به همه بکار گیرند ، دنیا را از دریچه چشم آنها ببیند .

در اینجا برخی سوالاتی که من از مدیر فروش خود میپرسم تا متوجه سبک کاری آنها شوم وجود دارد :

  1. میزان تعاملی که ترجیح میدهید چیست ؟ آیا میخواهید من را یکبار در هفته ملاقات کنید یا چندین بار در هفته ؟
  2. دوست دارید بازخوردهای مثبت و منفی را چگونه از من دریافت کنید ؟
  3. آیا ترجیح میدهید تعریف و تمجید به صورت خصوصی باشد یا عمومی ؟
  4. چه نوع بازخوردی را میپسندید ؟
  5. اگر من متوجه چیز اشتباهی شوم ، آیا می خواهید به خودتان بگویم ، ایمیل کنم ، تا زمان ملاقات هفتگیمان صبر کنم یا غیره ؟
  6. اگر بعضی از کارهای من رو اعصاب شما باشد آیا من را مطلع خواهید کرد ؟

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%af%d8%b1-%d8%aa%db%8c%d9%85-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%ae%d9%88%d8%af-%d8%a7%db%8c%d8%ac%d8%a7%d8%af-%d8%a7%d9%86%da%af%db%8c%d8%b2%d9%87-%da%a9%d9%86%db%8c%d8%af/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

برای تهیه و تنظیم این صورت مغایرت روش های مختلفی وجود دارد:

روش مبنا که قرار دادن مانده صورت حساب بانک می باشد. در این روش حسابدار با انجام بعضی از تعدیلات از مانده حساب بانک دفتر حسابداری رایگان شرکت به مانده بانک بر اساس صورت حساب خود بانک می رسد. یک حسابدار برای تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی در این روش باید به مواقعی که واریزی از دیگران به شرکت بوده است و مواقعی که از حساب شرکت برای چک های معوق کم می شود را کنترل کند.

مواردی که از حساب شرکت کم می شود به شرح ذیل می باشد:

  • اسناد تنزیلی
  • چک لاوصول
  • کارمزد بانکی

مواردی که به حساب شرکت واریز می شود:

  • وجوه بین راهی
  • مانده طبق صورت حساب بانک

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی php از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

 

روش مبنا قرار دادن مانده دفاتر شرکت:

در این روش حسابداران برای تهیه صورت مغایرت بانکی با انجام برخی از روش های حسابداری تحت وب، از مانده صورت حساب بانکی به مانده بانک دفتر حسابداری شرکت می رسند.

وجوه بین راهی به مانده حساب بانکی اضافه می شود.

مواردی که از مانده حساب شرکت کم می شود:

  • اسناد تنزیلی
  • چک لاوصول
  • کارمزد بانکی

چک های معوق از مانده حساب بانک کم می شود.

مواردی که به مانده حساب شرکت اضافه می شود:

  • واریزی دیگران
  • مانده طبق دفاتر شرکت

روش قرار دادن مانده واقعی شرکت: در این روش حسابداران برای بدست آوردن صورت مغایرت بانکی، از مانده بانک بر اساس دفاتر و صورت حساب های بانکی پیدا می کنند.

مانده ای که بر اساس دفاتر شرکت اضافه می شود:

  • واریزی دیگران
  • اسناد تنزیلی
  • چک لاوصول
  • کارمزد بانکی

مانده ای که بر اساس صورت حساب بانک اضافه می شود:

  • وجوه بین راهی
  • چک های معوق

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d9%85%d8%ba%d8%a7%db%8c%d8%b1%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است ولی بنا به دلایلی تا پایان ماه در ستون بستانکار صورت حساب بانک وارد نشده است. مانند حواله های شهرستانی که با تاخیر به بانک می رسد.

استفاده از سیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت های پیشنهاد می شود.

حسابداری شرکت ها

اقلام باز بستانکار دفتر:

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است، ولی بنا بر دلایلی در ستون بدهکار صورت حساب بانک ثبت نشده است. مانند چک هایی که شرکت صادر کرده ولی گیرندگان چک، هنوز آن را وصول نکرده اند و به آن چک های معوقه می گویند.

 

اقلام باز بدهکار صورت حساب بانک:

مواردی هستند که در ستون بدهکار صورت حساب بانکی ثبت شده است، ولی در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانکی ثبت نشده است. مانند هزینه های بانکی و یا دیگر مواردی که بانک، برای آن ها از حساب شرکت برداشت می کند و شرکت از آن اطلاع ندارد و یا تا آخر ماه در دفتر ثبت نشده است.

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با jdf از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

 

 

اقلام باز بستانکار صورت حساب بانکی:

مواردی می باشند که در ستون بستانکار صورت حساب بانک ثبت شده است، ولی در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی شرکت ثبت نشده است. مانند مبالغی که به حساب شرکت واریز شده، ولی شرکت اطلاعی از آن ندارد و یا تا پایان ماه هنوز ثبت نشده است.

در مرحله بعدی که مرحله سوم می باشد، صورت حساب بانکی بر اساس شرح و موضوع مورد بررسی قرار می گیرد. بعضی موارد باعث ایجاد مغایرت بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با مانده حساب واقعی در بانک می شود. در ذیل به این موارد اشاره می شود.

  1. ممکن است که ذی نفع چک صادر شده از طرف شرکت تا تاریخ صورت حساب بانک، به بانک مراجعه نکرده باشد.
  2. ممکن است چک و یا سفته ای از بانک وصول شده باشد، ولی بانک اعلامیه بستانکار را اعلام نکرده باشد.
  3. برداشت مبلغی به عنوان کارمزد و یا برداشت از حساب شرکت به دلایل دیگر به وسیله بانک مقصد و عدم ارسال اعلامیه بدهکار شدن
  4. ممکن است که یکی از اعضای شرکت در پایان وقت اداری، وجه نقدی را به حساب شرکت واریز کرده باشد و ثبت نکرده باشد.
  5. ممکن است بانک در ثبت رقم واریز یا برداشت وجه از حساب شرکت اشتباه کرده باشد.
  6. و یا اینکه ممکن است حسابدار شرکت در ثبت ارقام فیش های واریز شده و چک های صادر شده اشتباه کرده باشد.

منبع»

https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d9%85%d8%ba%d8%a7%db%8c%d8%b1%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰
  • شرکت ها در دوره های مختلف، معمولا نسبت به گرفتن تراز آزمایشی اقدام می کنند، که مطمئن شوند که هیچ گونه مغایرتی در این حساب ها وجود ندارد.
  • در یک تراز نامه آزمایشی تمام ستون بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند، ولی ممکن است که بعد از بررسی و گرفتن تراز نامه با این سه حالت مواجه شوید.
  • در ترازنامه ممکن است که ستون بدهکار و بستانکار برابر باشد، که این نشان دهنده این است که هیچ مغایرت بانکی در عملیات مالی وجود ندارد.
  • ممکن است که ستون بدهکار و بستانکار برابر نباشد و این نشان دهنده مغایرت در حساب های بانکی می باشد.
  • دیگر مشکل در ترازنامه به این صورت می باشد که ستون بدهکار و بستانکار برابر است، ولی مشکلی در عملیات بانکی وجود دارد. که این مشکل
  • ممکن است خطا در عملیات باشد و یا اینکه حساب ها پوشش داده شده باشد.

 

مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی:

تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی چند مرحله می باشد.

در مرحله اول برای تهیه صورت مغایرت بانکی، ابتدا باید موارد ثبت شده در دفاتر شرکت و صورت حساب بانکی را بررسی کنید. در این صورت حساب باید تمام قسمت بدهکار این لیست با قسمت بستانکار لیست برابر باشد.

در این مرحله باید همه اقلام باز ثبت شده در لیست را مانند موارد بدهکار دفاتر شرکت، بستانکار شرکت، بدهکار صورت حساب بانکی و بستانکار صورت حساب بانکی مشخص و بررسی کنید، زیرا ممکن است که حسابدار و یا بانک اعداد را در ستون بدهکار و بستانکار به صورت اشتباه ثبت کرده باشند و یا اینکه مبالغ مربوط به حساب ها را به اشتباه ثبت کرده باشند.

این اقلام که اصطلاحا باز می گویند به چهار دسته تقسیم می شوند:

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با jdf از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

 

اقلام باز بدهکار دفتر:

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است ولی بنا به دلایلی تا پایان ماه در ستون بستانکار صورت حساب بانک وارد نشده است. مانند حواله های شهرستانی که با تاخیر به بانک می رسد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d9%85%d8%ba%d8%a7%db%8c%d8%b1%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه رایگان و یا دفتر انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

  • تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
  • سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
  • تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
  • کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
  • اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
  • تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
  • سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

     استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس آنلاین، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام  نرم افزار دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

 

سیستم غیرمتمرکز:

کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.

 

موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:

  • تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
  • سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.
  • تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.
  • واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
  • اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.
  • سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.
  • واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.
  • تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.

منبع

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰
  • کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
  • تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
  • تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
  • تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
  • تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
  • تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
  • تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

 

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

  • رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
  • معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
  • مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
  • مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

 

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

  • عادی
  • بازکردنی
  • قابل کنترل
    :
  •  
  • دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
  • ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
  • پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
  • ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
  • ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
  • در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

 

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

  • تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
  • توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
  • تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
  • تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
  • انجام امور چاپ و تکثیر

سیستم دبیرخانه

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

 

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

 

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

  • کنترل نامه
  • دریافت نامه
  • ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
  • ثبت در دفتر اندکس
  • ارجاع به مدیر
  • توزیع (بین اقدام کنندگان)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه آنلابن یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحد های موجود در هر سازمان می باشد که وظیفه ثبت ، ارسال و دریافت نامه ها را بر اساس روش های معین و تدوین شده بر عهده دارد.

در واقع دبیرخانه ها مسئول گردش نامه ها در هر سازمان هستند.

    استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس اینترنتی، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

نامه اداری چیست؟

در واقع نامه اداری نوشته ای است که وظیفه انتقال پیام مشخصی را بر عهده دارد که هر نامه دارای سه مشخصه شماره،تاریخ و امضاء می باشد که در صورت نبود هر کدام از مشخصه ها نامه مرود بشماره رفته و به اصطلاح بازگشت داده می شود.

 

یادداشت اداری چیست؟

یادداشت ها در واقع نوشته هایی است که در بین سطوح مختلف یک سازمان مبادله می شود و می تواند فاقد شماره باشد.

 

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

۱- وارده

  • شخصی
  • اداری
  • محرمانه

 

۲- صادره

  • محرمانه
  • خیلی محرمانه
  • سری
  • کلی سری

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

از جمله ویژگی های اصلی یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و یا خدمات، که باید آنها را دارا باشد تا مورد تایید دارایی باشد، می توان به موارد زیر اشاره نمود.

 

شماره سریال:

یکی از مهم تری ویژگی های فاکتور رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و به صورت برجسته چاپ گردد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی نمود. این نوع چاپ از چاپ دیجیتالی و شماره های معمولی متفاوت می باشد.

 

اطلاعات خریدار و فروشنده:

در این مورد لازم است که مشخصات زیر در مورد خریدار و فروشنده در فاکتور ثبت شوند.

  • کد اقتصادی
  • شناسه ملی/ کد ملی
  • شماره ثبت
  • آدرس
  • کد پستی
  • شماره تلفن
  • و سایر مشخصات

 

تخفیفات، مالیات و عوارض:

کالا و خدمات ارائه شده، هر کدام تعداد و قیمتی دارند همچنین برای آنها تخفیفاتی اعمال می گردد و لازم است که میزان مالیات بر ارزش افزوده و عوارض آنها محاسبه گردد.

در این صورت لازم است که تخفیف قبل از محاسبه مالیات ارزش افزوده اعمال گردد زیرا اگر پس از آن اعملا شود، باعث پرداخت مالیات بیشتری می شود.

   استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس اینترنتی رایگان و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

امضا و مهر:

آخرین و مهم ترین ویژگی در فاکتور ها، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور می باشد. همچنین مهر و امضا در فاکتور ها الزامی می باشد.

 

ثبت فاکتور خرید:

هر کسب و کار بنا به دلایل مختلفی اقدام به خرید می کند که در زیر به برخی از انواع خرید ها اشاره می شود.

 

خرید مصارف و هزینه:

خرید هایی که به منظور اقدامات و امور روزانه شرکت صورت می گیرند. مانند لوازم اداری، لوازم پذیرایی و … که این نوع خرید دارای ماهیت هزینه است.

 

خرید برای فروش (بازرگانی):

شرکت ها و موسسات بازرگانی لازم دارند کالا هایی را خریداری نمایند و بدون آن که در ماهیت آنها تغییری ایجاد کنند در آینده و به منظور کسب سود آنها را به فروش برسانند.

 

خرید دارایی:

این نوع خرید به منظور استفاده در شرکت می باشد مانند میز و صندلی، کامپیوتر، مبلمان اداری و …

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%81%d8%a7%da%a9%d8%aa%d9%88%d8%b1-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%88-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4/

  • roza estar
  • ۰
  • ۰

این سوال، یکی از مهم ترین و رایج ترین موارد در صدور فاکتور می باشد که نه تنها برای شرکت ها و سازمان های بزرگ دارای ضرورت می باشد، بلکه تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ نیز که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، را شامل می شود.

صدور فاکتور رسمی برای خریداران، برای تمامی سازمان هایی که شامل مالیات بر ارزش افزوده می باشند، اجباری است.

  استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس انلاین و دبیرخانه آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

نکته: صدور فاکتور رسمی فقط به منظور فروش کالا های فیزیکی ضروری نیست و حتی برای فروش خدمات نیز باید این فاکتور صادر گردد.

حسابداری شرکت ها

ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی:

از جمله ویژگی های اصلی یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و یا خدمات، که باید آنها را دارا باشد تا مورد تایید دارایی باشد، می توان به موارد زیر اشاره نمود.

 

شماره سریال:

یکی از مهم تری ویژگی های فاکتور رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و به صورت برجسته چاپ گردد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی نمود. این نوع چاپ از چاپ دیجیتالی و شماره های معمولی متفاوت می باشد.

 

اطلاعات خریدار و فروشنده:

در این مورد لازم است که مشخصات زیر در مورد خریدار و فروشنده در فاکتور ثبت شوند.

  • کد اقتصادی
  • شناسه ملی/ کد ملی
  • شماره ثبت
  • آدرس
  • کد پستی
  • شماره تلفن
  • و سایر مشخصات

 

تخفیفات، مالیات و عوارض:

کالا و خدمات ارائه شده، هر کدام تعداد و قیمتی دارند همچنین برای آنها تخفیفاتی اعمال می گردد و لازم است که میزان مالیات بر ارزش افزوده و عوارض آنها محاسبه گردد.

در این صورت لازم است که تخفیف قبل از محاسبه مالیات ارزش افزوده اعمال گردد زیرا اگر پس از آن اعملا شود، باعث پرداخت مالیات بیشتری می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%81%d8%a7%da%a9%d8%aa%d9%88%d8%b1-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%88-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4/

  • roza estar