سیستم دبیرخانه در ادارات دولتی نقش مهمی در ایجاد یک فضای کاری منظم و سامان‌دهی فعالیت‌های اداری دارد. دبیرخانه به عنوان قلب و روح اداره، مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
1- مدیریت و برنامه‌ریزی جلسات: دبیرخانه مسئول برنامه‌ریزی جلسات و ارائه خدمات مرتبط با آن است؛ از جمله تهیه دستور جلسه، ارسال دعوتنامه، جمع‌آوری نتایج جلسه و تنظیم گزارش آن.
2- پشتیبانی از مدیران و مسئولان: دبیرخانه به عنوان مرکز ارتباطی بین مدیران و کارکنان، وظایفی مانند نگهداری دفاتر، نگهداری سوابق کاری و ارائه خدمات پشتیبانی به مسئولان را برعهده دارد.
3- مدیریت اسناد و پرونده‌ها: دبیرخانه مسئول نگهداری و مدیریت اسناد و پرونده‌های مرتبط با فعالیت‌های اداری است؛ از جمله نگهداری و ثبت نامه‌ها، ثبت و نگهداری اسناد رسمی، و ثبت و نگهداری پرونده‌های کارکنان.
4- ارتباط با عموم: دبیرخانه مسئول ارتباط با عموم و پاسخ به پرسش‌ها و درخواست‌های مردمی است.
سیستم دبیرخانه در ادارات دولتی، با استفاده از تکنولوژی‌های نوین، می‌تواند بهبود و سرعت بخشیده و کیفیت خدمات ارائه شده را ارتقا دهد. این سیستم‌ها به دلیل جمع‌آوری و پردازش داده‌ها، می‌توانند به ارتقای کارایی و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری، کمک کنند.