برای تبدیل سال شمسی به میلادی کافیست سال شمسی را با عدد ۶۲۱ جمع کنید.
مثال:
سال شمسی: ۱۳۶۲
سال میلادی: ۱۳۶۲ + ۶۲۱ = ۱۹۸۳
به همین سادگی
و برای تبدیل دقیق تاریخ شمسی به میلادی بالعکس عمل کنید، پیشنهاد می‌کنم از سایت time.ir و تقویم آنلاین استفاده کنید.
سایت time.ir علاوه بر ارائه تقوی و مناسبت ها، امکانات دیگری نظیر تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و قمری و بالعکس را ارائه می کند که برای کارهایی نظیر نگارش نامه های اداری، نگارش CV، و ترجمه مقاله و کتاب، بسیار کاربردی است و مورد استفاده روزانه همکاران ما در این مجموعه می باشد.
خدمات نگارش CV و رزومه انگلیسی و فارسی Trans24 برای اخذ پذیرش تحصیلی و کاریابی بین المللی در خدمت شماست.
در این مقاله سعی داریم به بررسی نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر سازمانها بپردازیم. در دنیایی که روز‌به‌روز در تکنولوژی پیشرفته‌تر می‌شود نمی‌توان تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری را نادیده گرفت و سازمانها را همچنان به سبک قدیمی اداره کرد.
چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها اهمیت دارد؟
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری آنجا مشخص می‌شود که، این روزها مردم زمان زیادی را در محل کارخود می‌گذرانند. محیط اداری باید به صورتی باشد که کارکنان در آن احساس راحتی داشته باشند، زیرا محیط کار به طور مستقیم بر بهره‌وری کارکنان اثر می گذارد. در دهه‌های اولیه پیشرفت تکنولوژی، در بهترین حالت، دستگاه فکس و یک ماشین تحریر در ادارات وجود داشت. امروزه انواع کامپیوتر و لپ‌تاپ و همچنین آی‌پد در ادارات دیده می‌شود که همه این‌ها باید به وسیله یک اتوماسیون و شبکه داخلی به یکدیگر متصل باشند تا کار را برای مشتری و کارکنان آسان کنند، همچنین توانایی کارکنان را برای ارتباط بیشتر با یکدیگر تقویت کند. در دنیای امروز، دفاتر فناوری اطلاعات، خودکار هستند و نیاز به یک محیط پیشرفته تکنولوژیکی و شفاف دارند. پس اتوماسیون اداری به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا شفاف‌تر شوند. تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر انواع زمینه‌های سازمان را بررسی میکنیم.
اخیرا فناوری رایانه با نام اتوماسیون برای وظایف و مراحل اداری به‌کار گرفته شده‌است. این فناوری نه تنها به بر افزایش بهره‌وری، بلکه در تغییر ماهیت کار اداری در کل سیستم تاثیر دارد. در این مطلب سعی داریم تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان و چرایی اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را بررسی کنیم. طبق تحقیقاتی که بر دانشگاه علوم‌پزشکی زاهدان توسط آقایان، یعقوبی و سرگزی انجام شد، نشان داد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تاثیر زیادی بر تعالی سازمان دارد و همچنین اتوماسیون اداری تاثیر خوبی بر روی نگاه مشتری و جامعه به سازمان نیز داشته‌است. در این عصر مدرن سازمانها چاره‌ای جز اجرای سیستم‌های کامپیوتری، فناوری اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته ندارند. آینده دنیا به کسانی تعلق دارد که بتوانند مزایا یا معایب این سیستم‌ها را تشخیص دهند و با استفاده از تجربه‌های دیگران، همگام با تکنولوژی پیش بروند. یکی از دلایلی که استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمانها با اهمیت جلوه می‌دهد، افزایش بهره‌وری کارمندان و امور اداری است.
تاثیر بهره‌وری در امور اداری به شرح زیر است:
استفاده بهتر از نیروی کار، همراه با کاهش تعداد کارکنان
استفاده بهتر و بهینه از زمان
کیفیت بهتر در مدیریت برای تصمیم‌گیری
افزایش بهره‌وری به دلیل عملکرد بهتر افراد
اثر بخشی بهتر با استفاده از اطلاعات قابل دسترسی درباره سازمان
به طور کلی دلایل اهمیت و مزایای تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری به ۲ دسته تقسیم می‌شود:
فواید مستقیم: که شامل افزایش تولید محصولات و بهره‌وری و ممانعت از هدر رفتن زمان است. چنین فوایدی معمولا قابل اندازه‌گیری است.
فواید غیرمستقیم: این فواید بیشتر کیفی است و از طریق سودآوری و رشد بلند مدت، سازمان را تعالی می‌بخشد.
این دلایل و بسیاری از دلایل مستقیم و غیرمستقیم دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان نشان می‌دهد، که کاملا غیرقابل انکار است.به طور کلی سازمان‌های که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند توانایی رقابتی بیشتری دارند.
نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمانی
متاسفانه تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمان اکثرا نادیده گرفته می‌شود. در صورتی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روابط و ارتباطات درون سازمانی امری انکار ناشدنی است، خیلی از اوقات کارمندان از پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار در اداره ترس دارند و این می‌تواند به دلیل نداشتن آگاهی و آموزش کافی باشد. به طور کلی تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات بر کسی پوشیده نیست و این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین افرادی که در سطوح بالا یا استراتژیک قرار دارند تا زمانی که درگیر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نشوند، تحت تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار نمی‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل انتقال اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از زمان کاری، در ارتباط با جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها صرف می‌شود. یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری، توانایی برقراری و انتقال آسان اطلاعات، به فردی است که به آن نیاز دارد و این برتری آشکار سیستم اتوماسیون را نسبت به کانال‌های سنتی نشان می‌دهد. خدمات سنتی می‌تواند کند باشد و نامه‌ها به موقع به دست گیرنده نرسد. همچنین یادداشت‌های درون سازمانی یا جلسات در بعضی مواقع نیاز به یک سیستم یکپارچه دارد. مثلا یک نامه در سیستم از نویسنده به میز کار مدیری که می‌خواهد آن را بررسی و امضا کند می‌رود. و همه این‌ها تحت تاثیر یک سیستم خودکار پیشرفته از جمله ایمیل، اینترنت، پست صوتی، شبکه محلی و…شکل میگیرد
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات برون سازمانی با استفاده از پروتکل ECE.
پروتکل ECE چیست و چه وظیفه‌ای دارد؟
برای شروع و فهم بیشتر این عنوان، ابتدا پروتکل ECE را با هم بررسی میکنیم. پروتکل ECE که به آن پروتکل مکاتبات الکترونیک نیز می گویند. این پروتکل مدت زمانی پس از محبوب شدن سیستم‌های اتوماسیون و نامه‌نگاری الکترونیکی، درون سازمان شکل گرفت. با توجه به اینکه شرکت‌ها مجبور بودند برای تبادل اطلاعات بین سازمانی خود از همان روش سنتی کاغذی استفاده کنند، کم کم شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون به این فکر افتادند که پروتکل مکاتبات الکترونیک بین سازمانی نیز ایجاد کنند. پروتکل ECE به همین منظور شکل گرفت و شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون در توافقی که برای ساخت این پروتکل انجام‌دادند، تصمیم بر آن شد که فایلی با فرمت XML ساخته شود که برای هر دو طرف فرستنده و گیرنده قابل خواندن باشند و برای ایجاد ارتباط مکاتبات الکترونیکی، نرم‌افزار اتوماسیون شرکت‌ها باید به پروتکل ECE مجهز باشند. این پروتکل باعث افزایش سرعت ارتباطات بین سازمانی شد و کیفیت این ارتباطات را افزایش داد.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران
مدیران برای اتخاذ تصمیم درست در سازمان نیاز به اطلاعات دقیق مرتبط، به هنگام و سریع دارند. به طور کلی اطلاعات و آگاهی درست مانع از اتخاذ تصمیم‌گیری غلط خواهد شد. در سازمان‌های سنتی مدیر قادر نبود در مدت زمان کم و سریع تصمیمات درست را برای سازمان اتخاذ کند. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری این آگاهی و اطلاعات دقیق به سرعت توسط نرم‌افزار ساخته و در اختیار مدیران قرار میگیرد. رایانه دقت، سرعت و صحت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد و سرعت، دقت و صحت کار در سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان:
این مطلب بر تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهره‌وری کارکنان به عنوان تاثیر مستقیم یاد می‌کند. استفاده از اتوماسیون سبب کاهش تکرار کار، کنترل وظیفه و افزایش سطح مهارت کارکنان می‌شود، به این صورت که اتوماسیون و سیستم خودکار سبب می‌شود کارکنان اشتباه کمتری داشته باشند و مجبور نشوند کار خود را تکرار کنند. همچنین مدیر و کارمند می‌توانند به روی کار اشراف داشته باشند و بر درستی آن نظارت کنند و مهارت آنان هنگام استفاده از سیستم خودکار افزایش پیدا می‌کند که همین امور منجر به بهره‌وری بیشتر آنان برای سازمان خواهد شد. هرچه کارمندان توانایی بیشتری در کار خود داشته باشند کیفیت و بهره‌وری افزایش می‌یابد که این امر به وسیله تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری میسر است.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش رضایت مندی ارباب‌رجوع
امروزه در سازمانها بر تکریم ارباب‌رجوع بسیار تاکید می‌شود. در هر سازمانی سعی بر این است که رضایت مشتری جلب شود. یکی از مقوله‌هایی که در میزان اثربخشی یک سازمان مورد ارزیابی قرار میگیرد، رضایت مشتریان است. با وجود سیستم اتوماسیون اداری، بسیاری از سازمانها و مشتریان به دور از کاغذبازی و با سرعت هرچه تمام‌تر می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند و همین امر موجب سرعت پاسخگویی به مشتریان می‌شود که نشان‌دهنده تاثیر مثبت اتوماسیون اداری بر رضایت ارباب‌رجوع و محبوبیت سازمان می‌شود.
نتیجه
به طور کلی، استفاده از اتوماسیون اداری، برتری سازمان را افزایش می‌دهد و تفاوت قابل توجهی بین قبل و بعد از استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد، به این معنی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر سازمان، تاثیری مثبت و قابل توجه است و موجب برتری سازمان می‌شود. همچنین بهره‌وری و کیفیت خروجی سازمان را افزایش داده و سازمان را در محیط رقابتی با دیگر سازمانها قرار می‌دهد. به طوری که سازمانهایی با سیستم سنتی آرام آرام از گردونه رقابت خارج می‌شوند و جای خود را به سازمانهایی همگام با تکنولوژی خواهند داد.
صورت های مالی یک نهاد یا شرکت در واقع نشان دهنده اطلاعات مالی و شرایط دارایی و بدهی های آن سازمان می باشد که به صورت خلاصه و کاملا طبقه بندی شده تهیه می گردد.
صورت های مالی هر سازمان به شکل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد، صورت سود و زیان جامع در دوره های زمانی معین شده تهیه می گردد که در ادامه این مطلب هر یک از آنها به تفکیک شرح داده شده است و ماژول های مورد نیاز هر کدام مشخص شده است.
روش تهیه صورت های مالی:
برای تهیه صورت های مالی نرم افزار های حسابداری آنلاین طراحی شده اند که با ایجا الگوهای مناسب، می توان دقیق و سریع اقدام به تهیه صورت های مالی نمود که مطابق یا استاندارد های حسابداری تحت وب باشند.
ترازنامه:
ترازنامه (بیلان) یا صورت وضعیت مالی به سندی گفته می شود که میزان بدهی، سرمایه و دارایی های شرکت یا سازمان را در دوره های مالی در قالب مشخصی طبقه بندی می کند. این سند به عنوان یکی از صورت های مالی ساختار مالی و میزان نقدینگی سازمان و همچنین انعطاف پذیری آن را نشان می دهد که فرمول آن به صورت زیر می باشد:
دارایی = بدهی + سرمایه (حقوق صاحبان سهام)
دارایی
دارایی ها خود به دو نوع جاری و بلند مدت تقسیم می شوند که با توجه به قدرت نقد شوندگی تفکیک می شوند.
دارایی های جاری:
حساب های دریافتی
اوراق بهادار
وجه نقد و بانک
دارایی های بلند مدت (ثابت):
ماشین آلات
تولید
و سایر دارایی هایی که سرعت نقد شوندگی ندارند
بدهی
بدهی ها نیز همچون دارایی ها به بدهی های جاری و بلند مدت دسته بندی می شوند که در واقع همان تعهدات شرکت به بستانکاران می باشند.
بدهی بلند مدت:
وام
مالیات معوقه
بدهی های جاری:
حساب های پرداختی
مالیات بر درآمد
حقوق صاحبان سهام:
حقوق صاحبان سهام در اصل به منافع اصلی صاحبان و سهام داران شرکت یا سازمان گفته می شود که شامل آورده سهام داران و ایجاد بدهی می باشد.
صورت حساب سود و زیان:
به وجه نقد و پول هایی که از فعالیت های یک سازمان اقتصادی در طی یک دوره مالی، کسب و یا هزینه می گردند، ماژول های صورت حساب سود و زیان گفته می شود.
درآمد ها:
درآمد ها شامل دو بخش درآمدهای عملیاتی و غیر عملیاتی به شرح زیر می باشند:
درآمد های عملیاتی:
به آن دسته از درآمدهایی گفته می شود که در نتیجه فعالیت های شرکت کسب می گردند.
امروزه فناوری در کسب و کار مدرن، به امری ضروری تبدیل شده است. به منظور تغییر دیجیتالی مدل‌های کسب و کار، مفاهیم و عملکردهای تجاری، شرکت‌ها دائما به دنبال فناوری‌های نوآورانه، سیستم‌های مدیریت بهتر و نرم افزارهای کاربر پسند هستند. سیستم‌های پیشرفته و نظارت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نه تنها در بازار داخلی بلکه در سطح جهانی بتوانند با یکدیگر، رقابت کنند. طیف گسترده ای از اصطلاحات در حوزه نرم افزار مدیریت سازمانی باعث ابهام در برخی مفاهیم شده است. در این مقاله، تفاوت بین اصطلاحات MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) را بررسی خواهیم کرد و سعی داریم امکان تشخیص این اصطلاحات را فراهم کنیم.
هر دو سیستم MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) داده‌های کسب و کار را مدیریت کرده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات داده محور اتخاذ کنند. با این حال، این دو سیستم بایکدیگر کمی تفاوت دارند. بنابراین، در این مقاله، شما با برخی شباهت‌ها و تفاوت‌های بین MIS و ERP آشنا خواهید شد. قبل از بیان تفاوت‌ها و شباهت‌های MIS و ERP ، ابتدا به تعریف این دو می‌پردازیم.
MIS ، یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه داده متمرکز است که اطلاعات مربوط به بخش‌های سازمان را ذخیره می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا از این اطلاعات برای مدیریت جریان کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده و تولید گزارش، استفاده کنند. مفهوم اساسی MIS پردازش داده‌های یک سازمان و ارائه آنها در قالب یک گزارش در فواصل منظم است.
هدف اصلی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد کسب وکار و افزایش سودآوری آن است. تصمیمات مربوط به پیاده سازی MIS معمولاً توسط مدیران ارشد فناوری یا اطلاعات اتخاذ می‌شود.
در ادامه به عملکردهای اصلی MIS اشاره شده است:
جمع آوری اطلاعات:
فرآیند جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این قسمت شامل: جمع آوری اطلاعات از سبک زندگی مشتری، سایت‌های تجارت الکترونیکی، خرید جهانی، چک کردن شخصی، خروجی یک یا چند سیستم مانند فروش، امور مالی، تجزیه و تحلیل بازار، عملیات و غیره و همچنین از سایت‌های رسانه‌های اجتماعی، می‌باشد.
ذخیره سازی اطلاعات:
تمام داده‌ها در یک پایگاه داده یا در فایل‌های داده جمع آوری می‌شوند. این داده‌ها همچنین در رسانه‌های مختلف مانن ، (DVDها، سخت درایوها و غیره) نیز ذخیره می‌شوند. برنامه‌های مبتنی بر ابر، داده‌ها را بر روی سرورهای مجازی ذخیره می‌کنند. پردازش داده‌ها. تبدیل تمام داده‌ها به اطلاعات معنی دار، همان چیزی است که پردازش داده نامیده می‌شود که یکی از عملکردهای مهم MIS است.
توزیع اطلاعات و داده‌ها:
از آنجا که توزیع اطلاعات، یک ضرورت است، توزیع اطلاعات و داده های مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب خود یک مزیت رقابتی نیز محسوب می شود. اطلاعات می‌تواند به صورت گزارش، تصویر، پیام، فایل، فیلم یا صدا باشد. برای تسهیل مقایسه، اطلاعات به صورت نمودار یا جدول ارائه می‌شوند.
پیش بینی:
با کمک آمار مدرن، MIS می‌تواند کسب و کار را با استفاده از تاریخچه داده‌ها به عنوان مرجع، پیش بینی کند.
برنامه ریزی:
گزارش‌ها براساس نیازهای شرکت تولید می‌شوند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری را قبل از شروع کار، ارائه کند. کنترل: MIS در نظارت و ردیابی عملیات در برابر برنامه‌های سازمانی کمک می‌کند. انحراف بین عملیات و برنامه‌های سازمان برای اعمال کنترل مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد.
همانطور که در بالا ذکر شد، MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) عملکردهای مختلفی دارد که مدیریت را قادر می‌سازد تا به طور موثر و کارآمد عمل کند.
ERP به چه معنی است؟
نرم افزار ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. یک سیستم بزرگ است که به سازمانها اجازه می‌دهد اطلاعات خود را به درستی مدیریت کنند و همچنین اشتراک گذاری اطلاعات، برنامه ریزی کسب و کار و غیره را تسهیل بخشند. به عبارت دیگر، این همان چیزی است که ما آن را سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) می‌نامیم و اگر بپرسید “آیا ERP بخشی از MIS است؟” قطعاً می‌توانیم بگوییم که هست. طبق ویکی پدیا، سیستم ERP زیرمجموعه MIS است.
برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم مبتنی بر رایانه است که عملکردهای مختلفی مانند موجودی، حسابداری، مدیریت موجودی، منابع انسانی و غیره را با هم یکپارچه می‌کند. در ادامه به عملکردهای اصلی سیستم‌های ERP اشاره شده است:
حسابداری:حسابداری یکی از عملکردهای اصلی نرم افزار ERP است که برای مدیریت حساب‌های دریافتنی و قابل پرداخت، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالیاتی و نظارت بر زمان کار در نظر گرفته شده است. ابزارهای حسابداری، دید زمان واقعی از سیستم‌های مالی را برای کارمندان فراهم می‌کند.
تولید:ERP، یک رابط واحد برای مدیریت فرایندهای تولید مانند تولید، خرید، بودجه بندی، برنامه ریزی و پیش بینی فراهم می‌کند.
مدیریت ارتباط با مشتری تعامل با مشتری را تسهیل می‌کند و روابط با تأمین کنندگان و فروشندگان را مدیریت می‌کند.
نظم و ساختار را پیرامون کسب و کار، برقرار می‌کند.هوش تجاری از فعالیت‌های اداری پشتیبانی می‌کند. ابزارهای BI فرآیندهای داده را در سیستم ERP ضبط و تحلیل می‌کنند.
رابطه‌ی بین ERP و MIS
با تعریف شرایط هر دو سیستم، به راحتی می‌توانیم نقش MIS را در ERP درک کنیم. همانطور که در بالا اشاره شد، راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات است. تفاوت اصلی بین این دو سیستم به شرح زیر است: ERP به صورت کلی درباره اتوماسیون جریان کار و فرآیندهای حسابداری است . ERP در حال برنامه ریزی است. کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و اتخاذ تصمیمات در حوزه توسعه را پیش بینی می‌کند. MIS به صورت کلی درباره گزارش است .MIS در حقیقت همان اطلاعات است. اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع آوری، ذخیره و سازماندهی می‌کند.
از مهمترین تفاوت های بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
سیستم های ERP به صورت بستههای نرم افزاری مرتبط به هم و یکپارچه هستند در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.
سیستم های ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
بستههای نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهمترین تفاوت آنها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به حساب می‌آید.
ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
تکنولوژی تولید و محیط توسعه بستههای ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.
چرا استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری در سازمانها اهمیت دارد؟
ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است.هرگونه ضعف در سیستم مکاتبات اداری موجب می شود نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژی بالا مواجه شویم بلکه هزینه های بسیار بالایی را متحمل شده و در عین حال کارایی کمتری را نیز بدست آوریم.
پیاده سازی راهکارهای سازمان های الکترونیک در سازمان ها و ادارات به شکل اصولی، آنها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد. این امر ضمن مشارکت در حفظ هر چه بیشتر محیط زیست، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل می کند.
در ادامه به برخی از مهمترین تاثیرات پیاده سازی این سیستم ها بر روی سازمانها می‌پردازیم.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی
یکی از بدیهی ترین و با اهمیت ترین امور در سازمان ها ارتباطات است. نمی توان از تاثیر فناوری اطلاعات بر روی ارتباطات در سازمان ها و تغییراتی که در سازمان ها ایجاد کرده است چشم پوشی کرد. با توجه به افزایش وسیع تعاملات درونی و بیرونی سازمان ها، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمان ها، نظارت بر ارتباطات، بررسی پیشرفت کارها و مواردی از این قبیل چالش های جدید سازمان ها هستند. منبعد مدیریت و رسیدگی به این حجم از امور به روش های سنتی، خارج از توان مدیران خواهد بود.
فناوری اطلاعات راهکارهای تازه ای برای حل این چالش ها پیش روی سازمان ها و مدیران قرار داده است. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمان هاست. این سیستم در کنترل گردش اطلاعات، سازمان ها را یاری می دهد. این سیستم با ابزارهای متنوع ارتباطی مانند ارسال، دریافت و ارجاع نامه ها و دستورالعمل ها، پیام های شخصی، و نامه های الکترونیکی به بهبود ارتباطات در سازمان ها کمک شایانی می کند.
اتوماسیون اداری به تمامی سیستم های الکترونیکی ای خطاب می شود که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان ها را برقرار و یا تسهیل می کنند. با توجه به اینکه حجم انبوهی از امور روزمره سازمان ها امور دفتری هستند میتوان گفت تمامی کاربران در هر سطحی از سازمان با آن سروکار دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری در حوزه امور دفتری و درنتیجه ارتباطات مکتوب خدمت بزرگی کرده است.
از مهمترین تاثیرات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ارتباطات سازمانی می توان به کاهش هزینه مسافرت ها و طی مسافت های طولانی، ارتباطات به موقع و بهتر، نگهداری بهتر سوابق و … اشاره کرد.
تاثیر استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران
هیچ سازمانی نمی تواند خود را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکم اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است. بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند.
تحقیقات نشان داده است با در نظر گرفتن متغیرهایی مانند نامه های صادره، وارده، ادراک و ساعات استفاده از این سیستم ها، سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش صحت، دقت و بهنگام بودن تصمیم گیری های مدیرات اثر مستقیم و مثبت دارد.
تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان
انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید، کارآ و اثربخش از منابع، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود نهایت استفاده را داشته باشند. در محیط پر رقابت امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی و در نتیجه ی آن اتوماسیون های اداری اهمیتی دوچندان پیدا کرد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول یا بازده می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود. بکارگیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز در کنترل امور وو سازماندهی پرسنل نقش چشمگیری دارد. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات،، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آنها نیز از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان هاست.
در آخر باید بگوییم که تحقیقات نشان داده است سرمایه گذاری بیشتر بر روی فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی داشته است و سازمان هایی که همگام با این تغییرات حرکت نکنند متحمل زیان خواهند شد.
حسابداری آنلاین (online accounting) یا حسابداری اینترنتی نوع خاصی از حسابداری است که در آن محاسبات مالی تجاری را با استفاده از فناوری‌های اینترنتی انجام می‌دهیم. حسابداری آنلاین می‌تواند جایگزین مناسبی برای حسابداری سنتی کاغذ و قلمی، پایگاه‌های داده و حتی نرم‌افزارهای حسابداری آفلاین باشد. با حسابداری آنلاین دیگر مجبور نیستید از حسابداران محلی استفاده کنید یا اسناد و مدارک مهم کسب و کار خود را دست به دست کنید.
مزایای حسابداری اینترنتی
حسابداری از راه دور به شما کمک می‌کند تا:
به داده های مالی خود دسترسی دائمی داشته باشید
حسابداری از راه دور به شما نشان می‌دهد که وضعیت کسب‌وکار شما در هرلحظه چگونه است. شما با استفاده از حسابداری آنلاین می‌توانید درجا و بدون وقفه خریدها، فروش‌ها، طلب‌ها و بدهی‌های شرکت خود را مشاهده کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا سریعتر تصمیم‌گیری کنید و مسائلی که نیاز به توجه بیشتری دارند، قبل از اینکه خیلی دیر شود، پوشش دهید.
مشاهده لحظه‌به‌لحظه داده‌های مالی به شما کمک می‌کند تا تصمیمات راهبردی خود را قبل ازآن‌که خیلی دیر شود اتخاذ کنید و آن را با همکاران خود در میان بگذارید.
همیشه به‌روز باشید
حسابداری از راه دور چون تحت وب است، همیشه به‌روز است و شما نیاز ندارید هرچند وقت یک‌بار آن را به‌روزرسانی کنید. سیستم‌های پشتیبانی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین بدون اینکه هزینه‌ای از شما دریافت کنند، مرتباً به‌روز می‌شوند و اطلاعات شما نیز متناسب با ساختار جدید دسته‌بندی خواهد شد.
حساب بانکی شرکت را مدیریت کنید
حسابداری آنلاین این امکان را به شما می‌دهد تا حساب بانکی شرکت را به صفحه داده‌های مالی متصل کنید و تغییرات حساب بانکی خود را به‌صورت اتوماتیک در داده‌های مالی خود اعمال کنید.
اطلاعات را به صورت یکجا داشته باشید
حسابداری آنلاین به شما کمک می‌کند تا داده‌های مالی شعبه‌های مختلف فروشگاه خود را به‌صورت پیوسته و یکجا داشته باشید و بتوانید بهترین تصمیم‌ها را دراین‌باره اتخاذ کنید. درحسابداری آنلاین شما می‌توانید برای هر کسب و کاری یک فایل داده‌ها داشته باشید. مشکل بزرگ نرم افزارهای قدیمی حسابداری این بود که فایل داده‌های متعددی وجود داشت و ممکن بود به‌روزرسانی فایل‌های داده‌ها به اشتباه انجام شود. در حسابداری آنلاین یک فایل وجود دارد که به طور خودکار به روز شده و نسخه پشتیبان نیز تهیه می‌کند.
نگران پشتیبان گیری (Backup) از داده های خود نباشید
با استفاده از حسابداری از راه دور دیگر نگران پشتیبان گیری از داده‌های مالی خود نباشید. اطلاعات شما در سرورهای امن شرکتی که خدمات حسابداری آنلاین خود را از آن دریافت می‌کنید، ذخیره می‌شود.
هر کجا که هستید، به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید
حسابداری آنلاین محدودیت جغرافیایی ندارد و شما هرکجا که هستید، می‌توانید به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشید. همین موضوع به بهره‌وری کسب و کار شما کمک می‌کند، چرا که لازم نیست حتما در محل کار خود باشید تا بتوانید حساب‌ها، تراکنش‌ها، فاکتورها و سایر اطلاعات مالی کسب و کار خود را چک کنید، بلکه در هر جایی این اطلاعات در دسترس شما هستند.
دسترسی کاربران را مدیریت کنید
حسابداری از راه دور این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید برای هر کاربر متناسب با مسئولیت و اختیاراتی که دارد، دسترسی تعریف کنید و با این کار، اطلاعات محرمانه شرکت را حفظ کنید و اجازه ندهید اطلاعات سری شما را هرکسی بداند.
فاکتور آنلاین حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد
شما می‌توانید درجا فاکتور صادر کنید و این موضوع باعث می‌شود بعدا حجم زیادی از داده‌ها برای ورود به سیستم تلبار نشود. ضمن اینکه، استفاده از کاغذ و خودکار حذف می‌شود و زمانی‌که صرف ورود داده‌ها می‌شودبه حداقل می‌رسد.
به فروشگاه اینترنتی متصل شوید
با استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین میتوان به راحتی به فروشگاه اینترنتی متصل شد. در واقع، این مشتری است که داده‌های مربوط به سبد خرید خود را وارد می‌کند. سپس تراکنش به واسطه ابزارهای تجارت الکترونیک (E-commerce) انجام می‌شود و به طور خودکار در نرم افزار حسابداری آنلاین شما که از قبل سینک شده ثبت و ذخیره می‌شود.
معایب حسابداری آنلاین
با وجود مزایای بسیار، معایبی نیز میتوان در مورد حسابداری آنلاین مطرح کرد:
قیمت: قیمت خریدیک پکیج کامل، هر چند در برابر سایر هزینه‌ها رقم بزرگی نیست، اما در مقایسه با حسابداری سنتی که کاغذمحور است گران‌تر به نظر می‌رسد. ضمن اینکه، برای خرید سرویس پشتیبانی، باید سالانه هزینه‌ای را پرداخت کنید.
پیاده‌سازی و شروع کار: به طور کلی، حسابداری دستی می‌تواند آسان‌تر و انعطاف‌پذیرتر از حسابداری رایانه‌ای باشد. شاید برای شروع و آماده‌سازی نرم افزار حسابداری نیاز به کمک دیگران پیدا کنید.
نیاز به آموزش: گاهی اوقات ممکن است کار کردن با نرم افزارهای حسابداری نیاز به آموزش اولیه داشته باشد. البته جای نگرانی نیست، چرا که اصولا ویدئو یا فایل‌های آموزشی لازم در اختیار کاربران قرار میگیرد.
کرونا و حسابداری انلاین
شیوع کرونا باعث شده که خیلی از کسب‌وکارها از فضای حضوری به دورکاری تبدیل شوند. در چنین شرایطی ضرورت استفاده از حسابداری آنلاین بیش‌ازپیش خودش را نشان می‌دهد.
تئوری اثباتی حسابداری توسط واتس و زیمرمی معرفی و رواج یافته است . واتس و زیمرمن در توضیح چگونگی انتخاب واژه اثباتی در تئوری خود عنوان می کنند که:
ما اصطلاح اثباتی را از اقتصاد به عاریه گرفته ایم، این اصطلاح در اقتصاد برای تمیز تحقیقاتی که به منظور توضیح و پیش بینی پدیده ها و تحقیقاتی که هدف آن ها تدوین حکم و دستور می باشد، به کار می رود. با توجه به تعریفی که از واژه اثباتی در اقتصاد وجود دارد، به نظر ما نیز این اصطلاح می تواند برای تمیز تحقیقات حسابداری که به منظور توضیح پدیده ها از تحقیقات حسابداری آنلاین که به منظور اتخاذ و صدور حکم و دستور انجام می شود، سودمند باشد. عبارت اثباتی یک نشان و علامت را در حسابداری به وجود آورده است، نظیر نشانه هایی که تداعی کننده موضوع خاصی است.
تعریف واتس و زیمرمن از تئوری اثباتی حسابداری:
واتس و زیمرمن می گویند که تئوری اثباتی حسابداری به شرح و رویه حسابداری می پردازد. این تئوری برای توضیح و پیش بینی رفتار شرکت هایی که می خواهند از یک رویه خاص استفاده کنند و همچنین شرکت هایی که نمی خواهند رویه ای مشخص استفاده کنند ، به کار می رود . این تئوری درباره این که شرکت ها از چه رویه هایی باید استفاده کنند توضیحی نمی دهد.
تئوری اثبات حسابداری به روابط میان اشخاص مختلفی که منافع واحد تجاری را تامین می کنند، توجه دارند و چگونگی کمک حسابداری در انجام این وظیفه را توضیح می دهد. نمونه هایی از این روابط عبارتند از روابط بین مالکان (تامین کنندگان سرمایه ) و مدیران (عرضه کنندگان کار مدیریت) یا روابط بین اعتباردهندگان و مدیران شرکت.
روابط مزبور مستلزم تفویض تصمیم گیری از یک طرف ( موکل ) به طرف دیگر (وکیل یا نماینده) است که از آن به عنوان رابطه کارگذاری یاد شد . تئوری اثباتی حسابداری در این فرض اقتصادی مبتنی است که اعمال اشخاص برای نفع شخصی انجام می شود و اشخاص این اعمال را برای افزایش ثروت خود به طریقی فرصت طلبانه انجام خواهند داد .
برگرفته از کتاب : تئوری حسابداری تالیف : دکتر هاشم نیکو مرام، دکتر بهمن بنی مهد انتشارات : آثار نفیس
امروزه اجرای امور دبیرخانه به روش سنتی، جای خود را به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری داده است تا هم در وقت صرفه‌جویی شود و هم اینکه امورات جاری سازمان یا شرکت، با دقت بیشتری انجام شود. گروه نرم افزار کاران برتر ایران با بهره‌گیری از متخصصان برجسته‌ی نرم‌افزار و افراد باسابقه در امور نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب طراحی نموده تا نه‌تنها در وقت خود صرفه‌جویی کنید بلکه هیچ‌گونه کاغذ یا زونکن در امورات جاری خود استفاده نکنید. در سیستم سنتی دبیرخانه، هنگامی‌که نیاز به جستجوی پرونده‌ای داشتید، این کار به‌کندی انجام میشد و کارمند دبیرخانه مجبور به جستجو در بین هزاران هزار زونکن و کاغذ بود که باعث تلف شدن وقت، سررفتن حوصله مشتری و بسیاری مشکلات دیگر میشد اما شما با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب، قادر به جستجوی سریع پرونده موردنظر در دبیرخانه خواهید شد. این بسترپاسخی مناسبی به نیازها(بایگانی،ارسال نامه و...) سازمان ها می دهد و می تواند با کاهش مصرف کاغذ،رویت لحظه ای نامه ها ،افزایش سرعت جستجو و پیگیری نامه ها سازمان ها را در بالا بردن راندمان کاری همراهی کند. ما بر این عقیده هستیم که فروش نرم افزار بدون پشتیبانی با کیفیت و با سرعت نمی تواند راه حلی مناسب برای رشد و شکوفایی باشد از این رو با ایجاد سیکلی مناسب سعی بر از بین بردن مشکلات احتمالی در سریع ترین زمان ممکن را داریم که این امر جزء مشخه های بارز این گروه می باشد. در انتها امیدواریم با ارتقای سطح علمی و تجربی خود بتوانیم به محصولی کامل و بی نقص تر از حال ارائه دهیم و در ساختن ایرانی پرتوان و باشکوه،نقش کوچک خود را به بزرگی ایفا کنیم و پرچمدار کشورمان ایران در عرصه های بین الملی باشیم و در این راه نیاز به حمایت و پشتیبانی شما در جهت ساختن زیرساخت هایی قابل اعتماد و امن داریم.
در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.
مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.
تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.
این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.
نقش قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در رشد سازمان چیست؟
جامع ترین و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور یعنی فراگستر، ابزاری برای استفاده بهینه از وقت در سازمان ها ست. راهکارهای خودکار سازی ای که این سیستم به سازمان ها ارائه می دهد علاوه بر تاثیر شگرف بر سرعت انجام فرآیندها در سازمان، حذف مکاتبات کاغذی و صرفه جویی در هزینه ها، روشی اصولی برای مدیریت بر فرآیندهای کاری در سازمان است.
نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم مکانیزه ی مکاتبات تحت وب به سازمان ها ارائه می کند که عملیات گردش نامه ها را یکپارچه می کند. خدمات این سیستم به همین جا ختم نشده و فراگستر با تعبیه امکانات کم نظیری مثل سامانه تخصصی دبیرخانه، پشتیبانی از دستگاهها و مرورگرهای گوناگون، پشتیبانی از سرویس فاکس و ایمیل، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی، گفتگوی آنلاین و درون سازمانی، ابزار گزارش ساز حرفه ای و ده ها امکان و قابلیت کاربردی دیگر جایگاه خود را نسبت به تمامی نمونه های مشابه متمایز و برتر کرده است.
همچنین، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر، توانسته اوج تجربه و تخصص ما را در مدیریت کسب و کار به نمایش بگذارد. یک سیستم BPMS واقعی راهکاری اصولی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار به سازمان ارائه می کند تا در دستیابی به اهداف و اجرای ماموریت هایش به بهترین شکل ظاهر شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری و اثر آن بر افزایش بهره وری کارکنان
یکی از مهمترین منابع هر سازمان منابع انسانی آن است. از این رو مدیریت منابع انسانی سازمان ها امری انکار ناپذیر برای اثربخشی آنهاست. شرکت مهندسی فراگستر علاوه بر ارائه ی نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراگستر که نقشی مهم در تحول و توسعه منابع انسانی سازمان دارد؛ با طراحی سایر سیستم ها توانسته در افزایش نرخ بهره وری این منبع مهم سازمان ها نقشی اساسی داشته باشد.
در ادامه بخش هایی از سازمان ها را که سیستم اتوماسیون اداری بر آنها تاثیر گذاشته را ذکر میکنیم و تاثیر آن بر بهره وری نیروی انسانی را نشان می دهیم :
دبیرخانه :
نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه فراگستر تمامی عملیات مربوط به دبیرخانه، از فرآیندهای ثبت نام گرفته تا ارجاع و بایگانی را بصورت یک مجموعه ی یکپارچه اجرا و مدیریت می کند. این سیستم، کلیه عملیات و ابزارهای لازم برای ورود یا خروج یک نامه، مانند فکس، مودم، اسکنر، قلم نوری و … را به صورت یکجا فراهم کرده و با این کار نقش فیزیکی نیروی کار را به حداقل می رساند. این کار نه تنها راه حلی برای قانون پارکینسون در سازمان هاست، بلکه به درستی در راستای بهره وری مدنظر مدیران سازمان ها حرکت می کند.
مدیریت جلسات :
در گذشته مسئولیت برنامه ریزی قرارهای کاری و ثبت و پیگیری برنامه های طرح شده در جلسات بر عهده ی یک شخص در سازمان بود. این روش نه تنها زمان زیادی را از نیروی انسانی میگرفت بلکه احتمال خطا و فراموشی نیز در آن وجود داشت. سیستم اتوماسیون اداری با ثبت، نگهداری و پیگیری برنامه ریزی های لازم برای جلسات در سازمان و همچنین نگهداشت مستندات آن مدیریت این امور را به بهترین نحو بر عهده می گیرد.
مکاتبات درون و برون سازمانی :
بخش زیادی از هزینه های مصرفی در سازمان ها هزینه های مربوط به کاغذ و متعلقات آن است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی میگیرد. این مساله نیز به خوبی به کمک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر حل شده است. ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط درون و بیرون سازمان ضروریست و بهینه سازی آن به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر اثری چشمگیر بر سازمان ها خواهد داشت. بعلاوه به دلیل تحت وب بودن این سیستم دسترسی و پیگیری آن سریعتر و آسان تر از هر روش دیگری خواهد بود.
تخفیف یعنی کم کردن قیمت و بهای تمام شده کالا و یا خدمتی که خریدار از فروشنده می گیرد. این تخفیف با توافق طرفین صورت می گیرد که انواعی دارد و ثبت آن ها در اسناد حسابداری متفاوت می باشد.
تخفیفات در حسابداری:
در ثبت اسناد حسابداری آنلاین برای قسمت فروش کالا و یا خدمات ارائه شده توسط سازمان یا کسب و کار مورد نظر، لازم است که قیمت و تخفیف آن درج گردد. این تخفیف معمولا توافقی می باشد و در حسابداری دارای چهار نوع زیر است. که در ادامه به شرح آنها پرداخته می شود.
انواع تخفیفات:
تخفیفات تجاری
تخفیفات بر اساس توافق طرفین
تخفیفات به دلیل عیب و نقص کالا
تخفیفات نقدی خرید یا فروش
مفهوم تخفیفات تجاری:
سازمان ها و کسب و کار ها استراتژی های قیمت گذاری متفاوتی دارند که هر کدام از آنها با هدف کسب سود بیشتر و فروش بیشتر پیش می روند.
به عنوان مثال، بار ها مشاهده است که برای تمام یا برخی از اجناس یک کسب و کار، تخفیفات 20% و یا حتی کمتر و بیشتر در نظر گرفته می شود. یا تخفیفاتی بر اساس تغییرات تغییرات فصلی در نظر گرفته می شود.
اصولا این نوع از تخفیفات در حسابداری با عنوان تخفیفات تجاری شناخته می شوند که در دفاتر ثبت نمی گردند و به دلیل این که فعالیت های مالی که در دفاتر ثبت می شوند، دارای بهای تمام شده هستند، دارای قیمت روز نمی باشند.
تخفیفات بر اساس توافق طرفین:
در برخی مواقع، بین خریدار و فروشنده یک نوع توافق صورت می گیرد که در اصطلاح عام با آن چانه زنی می گویند. در این مواقع، خریدار و فروشنده بر سر قیمت مشخصی به توافق می رسند.
این نوع از تخفیفات در ثبت های حسابداری، بر اساس توافق صورت می گیرد که نوع تخفیف در دفاتر ثبت نمی شود.
تخفیفات به علت عیب و نقص کالا:
برخی اوقات، خریدار به محض خرید کالا متوجه وجود عیب و نقص و یا عدم تطابق نمونه سفارشی با کالای مشاهده شده می شود که در این صورت، کالا مرجوعی می گردد و یا این که از همان کالا استفاده می نماید اما در مقابل آن تخفیف دریافت می کند.
این نوع از تخفیفات در دفاتر حسابداری ثبت می شود و به عنوان برگشت از خرید شناخته شده است. این نوع ثبت در حساب برگشت از خرید و تخفیفات ثبت می گردد.
این نوع حساب، در واقع حسابی است که دارای ماهیت بستانکار می باشد و نمی تواند در طول دوره مالی بدهکار گردد. در واقع می توان گفت که این حساب، کاهنده حساب خرید به شمار می رود و کاهش آن باعث بدهکار شدن و افزایش آن باعث بستانکار شدن آن می شود.
این نوع از تخفیف، در دفاتر با عنوان برگشت از فروش ثبت می شود که عنوان آن برگشت از فروش و تخفیفات نام دارد. لذا این حساب، کاهنده حساب فروش است و کاهش آن بستانکار و افزایش آن بدهکار می باشد.
تخفیفات نقدی:
در معاملاتی که به صورت نسیه انجام می شوند، فروشنده مایل است که سریع تر طلب خود را دریافت نماید به همین علت، یک سری امتیازات را برای وی در نظر می گیرد که ترغیب شوند بدهی خود را زود تر پرداخت نمایند.
یکی از این نوع امتیازات تخفیف می باشد که در حسابداری به آنها تخفیفات نقدی فروش می گویند. بنابراین این حساب حسابی موقت و کاهنده فروش است که ماهیت آن بدهکار می باشد.
روش های ثبت تخفیفات نقدی:
برای ثبت تخفیفات نقدی در دفاتر حسابداری سه روش زیر موجود می باشد.
روش ناخالص:
بر اساس این روش، زمانی که تخفیفی اعطا گردد ثبت آن نیز اجرا خواهد شد. در غیر این صورت ثبتی صورت نمی گیرد.
روش خالص:
در روش خالص، فرض می کنیم که تمامی بدهکاران موسسه بدهی خود را در تاریخی که مشخص شده است، پرداخت می کنند. بنابراین در همان ابتدا تخفیفات اعمال می گردند.
اگر خریداران از تخفیفات استفاده کنند تخفیفات به صورت خودکار اعمال می شوند و اگر استفاده نکنند تخفیفات اعطا شده به عنوان تخفیفات استفاده نشده برگشت داده می شود. این تخفیفات برگشت داده شده، به نوعی در آمد شناسایی می شوند.
