هر نامه اداری از 6 بخش تشکیل می شود:
سرلوحه
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
متن نامه
امضاء نامه
گیرنده رونوشت
نشانی و تلفن
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
سرلوحه :
سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معموالً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارت
خانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسالمی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه و یا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست می باشد.
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص یا مقام سازمانی یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان
گیرنده نامه با کلمه (به) شروع می شود.
عنوان فرستنده نامه:
منظور از فرستنده نامه عبارت است از شخص مقام سازمانی سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته می شود. بیان
کننده ی عنوان فرستنده نامه کلمه (از)می باشد.
موضوع نامه:
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه (موضوع)مشخص می گردد.
متن نامه :
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.
امضای نامه:
مسئولیت نهایی هر نامه بر عهده فرد یا مقام سازمانی است که نامه به وسیله وی امضا می شود. در اینجا منظور از مشخصات امضاء
کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان
سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.
گیرندگان رونوشت:
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که می بایست رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد.
نشانی و تلفن :
شامل نشانی کامل پستی، کد پستی، صندوق پستی، تلفن، دورنگار و پست الکترونیکی می باشد.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%da%86/
