واژه هامش به فضای خالی بین متن نامه و مرز حاشیه یا لبه برگه یا نوار کاغذ اشاره دارد. این فضا در مکاتبات اداری برای اضافه کردن یادداشت‌های مربوط به متن نامه، تصاویر، نمودارها و… برای شخص گیرنده استفاده می‌شود و اندکی با پی نوشت متفاوت می باشد. پی نوشت بطور معمول برای نوشتن یک دستور اجرایی به کار می‌رود که در حقیقت کمی طولانی تر از کلمات کلیدی مانند “اقدام شود” و یا “بررسی شود” است. همچنین، پی نوشت به نام پاراف نیز شناخته می شود. در سیستم نامه نگاری ایران معمولا این دو اصطلاح به یک معنی در نظر گرفته شده و بجای هم نیز بکار می روند.
اصطلاح هامش و پی نوشت بیشتر در سیستم‌های اتوماسیون اداری به کار می‌روند. هامش بیشتر به مطالبی اشاره دارد که در حاشیه کاغذ و نامه و یا یک یادداشت درج می‌شود، در حالی که پی نوشت برای ارجاع مکتوب به شیوه‌های مختلف مانند اشاره به نامه های قبلی به کار می‌رود.
لازم به ذکر است که واژه پاراف به معنای امضای اختصاری و یا پیش‌امضا است که بطور معمول در اصطلاحات سیاسی و بانکی کاربرد دارد. در زمانی که نامه‌ای بخواهد قبل از امضا مورد تایید قرار گیرد و یا درخواست امضایی از شخصی بالاتر انجام شود، پاراف به کار می‌رود.