امنیت دبیرخانه آنلاین چگونه تامین می شود؟

امنیت دبیرخانه آنلاین به عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل در ارائه خدمات آموزشی آنلاین بسیار حائز اهمیت است. برای تامین امنیت دبیرخانه آنلاین، می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:

1. استفاده از پروتکل امنیتی HTTPS: دبیرخانه آنلاین باید از پروتکل امنیتی HTTPS برای ارتباط با کاربران استفاده کند. این پروتکل امنیتی برای رمزنگاری اطلاعات ارسالی بین کاربران و سرور استفاده می‌شود و از امکان دسترسی به اطلاعات کاربران توسط افراد ناشناخته جلوگیری می‌کند.

2. ایجاد کانال ارتباطی امن: دبیرخانه آنلاین باید کانال ارتباطی امنی برای ارتباط با کاربران خود ایجاد کند. برای این منظور، می‌توان از روش‌هایی مانند رمزنگاری پیام‌ها، استفاده از تونل‌های امنیتی و استفاده از پروتکل‌های امنیتی مانند SSL و TLS استفاده کرد.

3. محافظت از اطلاعات کاربران: دبیرخانه آنلاین باید از سیستم‌های محافظت از اطلاعات کاربران استفاده کند تا از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات کاربران جلوگیری کند. به عنوان مثال، استفاده از فایروال‌ها، آنتی ویروس‌ها و سیستمهای تشخیص نفوذ می‌تواند به تامین امنیت دبیرخانه آنلاین کمک کند.

4. استفاده از سیستم‌های پشتیبانی و پشتیبانی فنی: دبیرخانه آنلاین باید از سیستم‌های پشتیبانی و پشتیبانی فنی برای رفع مشکلات فنی و امنیتی استفاده کند. این سیستم‌ها باید شامل ابزارهایی مانند پشتیبانی تلفنی و آنلاین، سیستم‌های پشتیبانی از اطلاعات و رمزنگاری اطلاعات باشند.

لازم به ذکر است که برای تامین امنیت دبیرخانه آنلاین، باید از تکنولوژی‌های روز دنیا و استانداردهای امنیتی جهانی استفاده کرد. همچنین، باید از متخصصان و کارشناسان با تجربه در زمینه امنیت شبکه و سیستم‌های اطلاعاتی استفاده کرد تا بهترین حالت امنیتی برای دبیرخانه آنلاین فراهم شود.

از هر درخت چند برگ کاغذ تولید میشود؟

روز درختکاری بهانه‌ای شد تا در قالب مقاله‌ای طرح دولت الکترونیک در کاهش مصرف کاغذ را بررسی کنیم. مطمئنا صف‌های طولانی بانک برای پرداخت قبوض آب ، برق و گاز را بخاطر دارید. اطراف عوارضی‌ها در جاده‌ها که از کاغذ سفید پوشیده شده بود. دفترچه‌های کنکور که با تیراژهای بالا هرساله چاپ میگردید و تنها برای همان سال کاربرد داشت. بلیط‌های اتوبوس که در کسری از ثانیه به زباله تبدیل میشد و بسیاری از موارد مشابه.امروزه بدلیل استفاده از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان دیگر کمتر شاهد مواردی از این قبیل می‌باشیم.

سازمانهای دولتی با پیاده‌سازی روش‌های دیجیتالی به میزان بسیاری در مصرف کاغذ صرفه‌جویی کرده‌اند. از این میان میتوان به تأسیس و راه‌اندازی دفاتر پیشخوان دولت ، دفاتر پلیس +۱۰، تشکیل بانک ملی اطلاعات، توسعه بانکداری الکترونیک ، پرداخت الکترونیکی عوارض و کرایه اتوبوس، ارائه اظهارنامه الکترونیکی و ارائه خدمات غیرحضوری بانک‌ها به مشتریان اشاره کرد. اما هنوز از مجموع ۱۴۰۰ خدمت شناسایی شده دولت، تنها ۳۵۰ تا ۵۵۰ خدمت بصورت الکترونیکی درآمده است.

با نگاهی گذرا به اطرافمان پی میبریم که هنوز اقدامات بسیاری وجود دارد که میتواند در جهت حفظ محیط زیست انجام گیرد. هر ۴ سال حجم عظیمی از کاغذ جهت انتخابات ریاست جمهوری ، شورای شهر ، مجلس خبرگان و شورای اسلامی و تبلیغات آنها استفاده میشود. فرمهای ثبت نام استفاده شده در اداره‌ها خصوصا بانکها که با یکپارچه‌سازی سازمانها و یک استعلام گیری ساده و استفاده از امضای الکترونیکی حذف خواهد شد. هرساله در نمایشگاه کتاب تراکت ها و تبلیغات عرضه شده بیشتر از کتابهای خریداری شده میباشد! قبوض آب، برق، گاز و تلفن که ماهیانه چاپ و منتشر میگردد و بسیاری دیگر از این دست موارد که حذف آنها سبب صرفه‌جویی در کاغذ می‌شود.

از هر درخت چند برگ کاغذ تولید میشود؟

مرکز ConservaTree برای آگاه‌سازی مردم از خطرات بوجود آمده برای محیط زیست که ناشی از قطع درختان برای تولید کاغذ است؛ تحقیقی را انجام داده است. طی این بررسی به جهت استانداردسازی معیارها یک گروه هزارتایی از درختان انتخاب گردید و اندازه استاندارد برای یک درخت، ارتفاعی معادل ۱۲٫۲ متر و قطر بین ۱٫۸ تا ۲٫۴ متر درنظر گرفته شد.

باتوجه به اینکه بخش زیادی از بدنه درخت را آب تشکیل می‌دهد از چهار تن چوب می‌توان یک تن کاغذ تولید کرد. طبق استانداردهای مذکور، از ۲۴ درخت ، ۴ تن چوب بدست می‌آید. بطور میانگین هر درخت می‌تواند ۱۶٫۶۷ بند کاغذ با اندازه A4 تولید کند که معادل ۸۳۳۳ برگه کاغذ خواهد شد.

بر این اساس، اگر قرار باشه یک ماهنامه با تیراژ بالا به چاپ برسد باید برای هر شماره آن ۱۵ درخت را قطع کرد. یا برای ۴۵ میلیون تعرفه رای ، ۳۰۰ تن کاغذ نیاز خواهیم داشت که باید حدود ۷۲۰۰ اصله درخت با مشخصات بالا را قطع کنیم تا انتخابات ریاست جمهوری برگزار شود.

نیاز کاغذ در کشور ما سالانه حدود ۳۷۰ هزار تن است که تنها ۱۰۰ هزار تن آن در داخل از کشور تولید میشود و ۲۷۰ هزار تن آن توسط واردات تامین میگردد.

 

طرح دولت الکترونیک جهت صرفه‌جویی در کاغذ

سازمانها و نهادهای دولتی بدلیل نامه نگاری های بسیار و کاغذبازی های متعدد همواره یکی از پرمصرف ترین حوزه های مصرف کاغذ بشمار میروند. اما دولت طی سالهای اخیر با طرح دولت الکترونیک راهی برای نجات درختان پیدا کرده است. سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، از تبدیل حجم عظیمی از کاغذ به زباله جلوگیری کرده است. اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای دولتی ایران است که بوروکراسی اداری را بسیار کاهش داده است.

افزایش خدمات الکترونیکی در سازمانهای دولتی علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ و حفظ محیط زیست موجب افزایش رضایت ارباب رجوع ، سهولت در انجام امور اداری ، افزایش راندمان کاری و صرفه‌جویی در زمان میشود.

 

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d9%81%d8%b8-%d9%85%d8%ad%db%8c%d8%b7-%d8%b2%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d9%87-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون

سیستم دبیرخانه آنلاین نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل، در واقع سیستم اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت و با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است.

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در واقع سیستم اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت و با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است.
سیستم دبیرخانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل.

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون  

این سیستم، وظیفه مدیریت دبیرخانه شامل ثبت و گردش تمامی مکاتبات سازمان را بصورت یکپارچه با ایمیلهای سازمانی بر عهده دارد. وجود موتور قوی گردش کار، امکان تعریف گردش کار های خاص سازمان ها را برای اسناد مختلف امکانپذیر می سازد. امکان تعریف نامه های مرتبط ، اسناد مرتبط با نامه ، دبیرخانه های متعدد، تبادل مکاتبات بین سازمانی با استانداردECE ، یکپارچگی کامل بین نامه ها و ایمیل های سازمان و همچنین فرآیندهای ارسال نامه ها و توزیع نامه ها بخشی از امکانات این زیرسیستم می باشد.

در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون کاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.
در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم اتوماسیون قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد.

 

 

منبع:
https://pafcoerp.com/-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-/articleid/254/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C

مدیریت اسناد چیست؟

مدیریت اسناد:

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امضای اوراق زائد.

 

سند:

سند در لغت به معنای تکیه گاه و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست. در فرهنگ اداری به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.

 

 انواع سند از نظر ارزش :

ارزش اولیه (اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و …

ارزش ثانویه (بایگانی یا اطالعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها

زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و درصورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین مورد نیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پایان می یابد و سند دارای ارزش ثانویه می گردد.

 

انواع سند از نظر اعتبار قانونی:

•  سند رسمی : عبارت است سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صالحیت و وظایف ایشان و برطبق مقررات قانونی تنظیم می شود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …
•  سند عادی : عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی باشد مانند دفاتر و اسناد تجاری (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.

 

سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده 1284 قانون مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته ایکه در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. منظور از نوشته ها یا خط، عالمتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.

 

به موجب تبصره ماده 1 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1394 ,سند عبارت است از کلیه مرسوالت، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه دارای دائم باشد.

استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

 

پرونده

مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان که به ترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است. پرونده مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگه داری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع یا مشخصات یک فرد است.

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d9%87-2/