دبیرخانه ابری چیست؟

دبیرخانه ابری به معنای یک سرویس ابری است که به عنوان یک مرکز مدیریتی برای محاسبات، ذخیره سازی داده ها، شبکه و سایر خدمات اینترنتی عمل می کند. دبیرخانه ابری به طور عمده برای سازمان ها و شرکت های بزرگ استفاده می شود که به دنبال راه حل هایی برای بهینه سازی عملکرد و مدیریت منابع IT خود هستند. 

در دبیرخانه ابری، سرویس های اینترنتی مانند سرورها، شبکه، ذخیره سازی، پایگاه داده، نرم افزار و سایر خدمات IT بر روی یک پلتفرم ابری قرار می گیرند. این پلتفرم به صورت پویا و از راه دور مدیریت می شود و به سازمان ها کمک می کند تا منابع IT خود را بر اساس نیازهایشان مدیریت کنند و در عین حال هزینه های سرمایه گذاری در زیرساخت های IT خود را کاهش دهند. برای تست و مشاهده دمو رایگان نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به سایت یار مراجعه نمایید.

در کل، دبیرخانه ابری به عنوان یک مرکز مدیریتی برای محاسبات و خدمات IT استفاده می شود که به سازمان ها کمک می کند تا کارایی، امنیت و انعطاف پذیری خود را افزایش دهند.

مهم‌ترین امکاناتی که با نصب دبیرخانه به دست می‌آورید

تحقیقات نشان می‌دهد درصد بالایی از کارکنان سازمان‌ها، اهمیت نقش دبیرخانه سازمان را حتی بیش از مدیریت آن سازمان می‌دانند. آنان دلیل این مقایسه خود را این‌طور بیان می‌کنند که پیچیدگی‌های بخش دبیرخانه سازمان بسیار بیشتر از نقش‌هایی است که از مدیریت سازمان، انتظار می‌رود. آنان می‌گویند نقش دبیرخانه سازمان در مدیریت امور داخلی و خارجی شرکت، بیش از هیات مدیره آن شرکت است. سیستم دبیرخانه آنلاین ، ضامن اجرای هرگونه فعالیتی است که تاکنون به روش سنتی در دبیرخانه سازمان، انجام می‌گرفته است. بنابراین می‌توان امکانات نرم افزار دبیرخانه را به شرح زیر بیان کرد:

• سیستم دبیرخانه به عنوان رابط با کمیته پاداش سازمان عمل می‌کند
• برنامه دبیرخانه به عنوان رابط تنظیم‌کننده قوانین خدمت می‌کند
• فرایند جذب هیئت مدیره و کارکنان از طریق آن صورت می‌گیرد
• تهیه گزارش سالانه از وضعیت روابط داخلی و خارجی سازمان
• دبیرخانه و بایگانی به عنوان رابط اصلی برای اعضای هیئت مدیره در شعب مختلف سازمان عمل می‌کند
• مقدمات اجرای جلسات هیئت مدیره را فراهم می‌کند
• نگارش یادداشت ها و توصیه‌نامه‌ها از طریق سیستم دبیرخانه صورت می‌گیرد
• رعایت قوانین و مقررات و نمایش اعتبار واحد تجاری، در نامه‌‌نگاری‌های نرم‌ افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی انجام می‌شود

 

منبع:
https://www.parnianportal.com/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87/

دفتر اندیکاتور چیست؟

دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود. میتوانید با استفاده از نرم افزار دبیرخانه ساده  این دفاتر را اتوماسیون سازی کنید.

دفتر اندکس (دفتر راهنمای دبیرخانه)

درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود. لذا در این گونه موارد مسئولین دبیرخانه می بایست، از روی اجبار نامه های وارده را علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور، در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری میکردند. به دفتر اندکس، دفتر راهنمای نامه های وارده یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز گفته می شود. به طور کلی دفتر اندکس نشان دهنده ورود و یا عدم ورود هر یک از نامه های وارده شماره دار به مؤسسه و یا سازمان گیرنده نامه میباشد.

 

منبع:
https://payvast.com/%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%D8%AF%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%AE%D8%AA%D8%A7%D8%B1-%D8%B3%D9%86%D8%AA%DB%8C-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DA%AF/

بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چه ویژگی و امکاناتی دارد؟

یک نرم افزار اتوماسیون اداری از دو بخش تشکیل شده، بخش اول نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و بخش دوم نرم افزار کارتابل الکترونیک است.

به گزارش ایسنا، بنابراعلام دبیرخانه یگانه، وظیفه اصلی  نرم افزاردبیرخانه ثبت نامه های اداری در یک سازمان و بایگانی این نامه ها است. به عبارت دیگر یک نرم افزار دبیرخانه وظیفه دارد کلیه مکاتبات ورودی به سازمان و خروجی از سازمان را مدیریت (ثبت، شماره گذاری، بایگانی و جستجو) نماید. کاربرد نرم افزار دبیرخانه برای سازمان هایی با شرایط زیر می باشد:

. شرکت هایی که تازه تاسیس هستند.

. شرکت هایی که گردش مکاتبات داخلی آنها زیاد نیست.

. شرکت هایی که پرسنل آنها زیر ۱۰ نفر است

 

۱. نرم افزار دبیرخانه تحت وب:

با توجه به پیشرفت تکنولوژی نیازهای کاربران هم در حال تغییر می باشد. از این رو بهترین نرم افزار دبیرخانه باید در هر مکان و زمانی در دسترس باشد و با تکنولوژی های روز سازگار باشد و با تمام مرورگرها سازگار باشد. همچنین کاربران آن به راحتی به تمام منوها و ابزارهای نرم افزار دسترسی داشته باشند.

۲. نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربر پسند:

تغییر و پیشرفت تکنولوژی باعث شد تا نرم افزارهای اداری هم تغییر و پیشرفت کنند و نرم افزارها با توجه به تکنولوژی های جدید به روز شوند. اما این تغییر و به روز شدن باید کاربری و استفاده از نرم افزار را برای کاربران ساده تر نماید.

به یکی از ویژگی های یک سیستم دبیرخانه، سادگی و کاربرپسند بودن آن است. محیط کاری کاربران در یک سیستم دبیرخانه باید بسیار ساده و کاربرپسند باشد و در عین حال بتواند تمام نیازهای کاربران را مرتفع سازد.

 

۳. سازگاری با موبایل و تبلت:

چرا یک سیستم دبیرخانه تحت وب بهتر است که ریسپانسیو باشد؟ چرا باید سیستم دبیرخانه و بایگانی با موبایل و تبلت سازگار باشد؟

امروزه بسیاری از کاربران با استفاده از تلفن های هوشمند خود تمام کارهای روزانه خود را انجام می دهند. بررسی و چک کردن نامه های اداری هم یکی از کارهایی است که روزانه افراد با آن سر و کار دارند. از این رو یک نرم افزار دبیرخانه تحت وب باید با انواع موبایل و تبلت ها سازگار باشد و یا دارای برنامه اختصاصی موبایل هم باشد.

۴. امکان ثبت انواع نامه های اداری:

از ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه امکان ثبت انواع نامه های اداری می باشد، طوری که بتوان نامه های وارده، نامه های صادره، نامه های داخلی، گزارشات، صورتجلسات، فرم های مرخصی و ... را در سیستم دبیرخانه ثبت نمود.

یک سیستم دبیرخانه خوب علاوه بر امکان ثبت مشخصات یک نامه (فرستنده، گیرنده، شماره نامه، تاریخ نامه، خلاصه نامه، موضوع نامه و ...) امکان نگهداری تصاویر و فایل های مختلف (PDF,Word,Excell,...) را داشته باشد.

۵. امکان جستجو و گزارش گیری از اطلاعات:

یک نرم افزار دبیرخانه ساده و خوب امکانات مناسبی را برای جستجو و گزارشگیری از اطلاعات در اختیار کاربران قرار می دهد. سیستم دبیرخانه تحت وب یگانه توانایی تهیه انواع گزارشات را دارد. همچنین کاربران می توانند گزارشات خود را در قالب های مختلف (PDF,Word,Excell,...) از نرم افزار خروجی بگیرند.

۶. امکان بایگانی نامه های اداری:

سیستم دبیرخانه یگانه توانایی بایگانی نامه های اداری، و ایجاد دسته بندی های مختلف روی مکاتبات اداری را دارد. با استفاده از بایگانی نامه ها کاربران می توانند بایگانی خود را به صورت موضوعی، الفبایی و... تنظیم نمایند.

 

منبع:
 

https://www.isna.ir/news/99081912857/%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%88-%D8%A8%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%D9%87-%D9%88%DB%8C%DA%98%DA%AF%DB%8C-%D9%88-%D8%A7%D9%85%DA%A9%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی‌گیرند.

دبیرخانه

اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات نرم افزار دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی این سیستم‌ها است.

در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود.

این بخش وظیفه‌ی طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و ساماندهی

برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت‌مندی و تسریع در ارائه‌ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.

برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب هستند.

در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.

از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به‌روز کنید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه‌ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

صندوق پیام

سامانه ارسال پیام کوتاه

سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک

گزارش‌ساز

 

 

 

منبع:
https://www.systemgroup.net/knowledge-network/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DB%8C%DA%A9%20%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D8%A7%D8%B7%D9%84%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA%DB%8C,%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%AA%D8%8C%20%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85%20%D9%88%20%D8%BA%DB%8C%D8%B1%D9%87%20%D8%A7%D8%B3%D8%AA.

تعریف دبیرخانه و وظایف آن

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.

دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چیست؟

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری چیست؟

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده

شخصی

اداری

محرمانه

2- صادره

محرمانه

خیلی محرمانه

سری

کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

کارکنان با تجربه وآموزش دیده.

تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری

تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری

تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه

تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه

معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه

مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها

مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

عادی

بازکردنی

قابل کنترل

اجتماعی، صبور و خوش برخورد.

رازدار

منظم

از دانش لازم برخوردار باشد

علاقه به کار محوله داشته

از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.

علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).

ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.

پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).

ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده

در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس

توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.

تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.

تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.

انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

کنترل نامه

دریافت نامه

ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر

ثبت در دفتر اندکس

ارجاع به مدیر

توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

تهیه نامه

ثبت در اندیکاتور یا رایانه

ارسال (پست - فاکس - تلفنگرام)

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه و یا دفتر انجام می‌شود. استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای تسریع بخشیدن به کارهای اداری توصیه می شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.

سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.

تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.

کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.

اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.

تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.

سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

سیستم غیرمتمرکز:

کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:

تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.

سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.

تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.

واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.

اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.

سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.

واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.

تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.

مراحل دریافت، ارجاع و تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی

مسئول دبیرخانه سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامه‌های وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه‌های نظارت داشته باشد.

مطالعه دقیق متن نامه‌های وارده (به استثنای نامه‌های محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.

ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محل‌های تعیین شده برای مهر.

یادآوری: در بعضی از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقه‌مندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.

ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور

ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.

مدیران پس از دریافت نامه‌های مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:

مطالعه دقیق نامه‌های وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.

تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.

کنترل نامه‌های ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.

تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق:

مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:

دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز

در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.

پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.

مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.

یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.

ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :

مسئول تایپ یا مسئول دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:

1- کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ

2- ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید

3- تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.

4- تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.

کنترل نامه‌ها از نظر تایپ:

با توجه به اهمیت تایپ نامه‌ها در مکاتبات اداری، کلیه نامه‌های تایپ شده طبق دستور العمل‌های صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامه‌های تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاه‌های دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:

کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده

کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده

کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه

کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامه‌ها مطابق با پیش نویس

کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)

ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه

کنترل دفتر اندیکاتور:

کلیه نامه‌ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامه‌ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.

به هر یک از نامه‌ها یک شماره اختصاص داده می‌شود.

اطلاعات کاملی از نامه‌ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.

لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیرقانونی است.

شماره گذاری نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.

 

منبع:
http://www.dabirkhaneh.ir/Page-119-1
 

راهکاری برای تحقق دولت الکترونیک

1- مفاهیم و کلیات سرویس کاتالوگ

 

1-1- مقدمه

در راستای تحقق دولت الکترونیک، بسیاری از سازمان‌ها و دستگاه‌ها نیازمند راهکاری هستند که بتوانند یک درگاه الکترونیکی یکپارچه را در اختیار مخاطبان و کاربران سازمانی قرار دهند.

هدف از استقرار این درگاه یا وب‌افزار، ارائه درگاهی مستقل به مخاطبین سازمان،‌ جهت معرفی، تشریح، تجمیع و مدیریت بهینه خدمات الکترونیکی است که توسط آن سازمان به عنوان خدمت (سرویس) ارائه می‌گردد. مخاطبین وب‌افزار می‌توانند برون‌سازمانی و درون‌سازمانی باشند. بر اساس تجارب برتر بین‌المللی و با توجه به مستندات کتابخانه زیربنایی فناوری اطلاعات (ITIL)، این درگاه می‌تواند به سرویس کاتالوگ تعبیر ‌گردد.

سرویس به معنای یک خدمت فناوری اطلاعات است که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌کند و نیروی انسانی، فرایندها و فناوری را به منظور ارائه خروجی یا نتیجه به کاربر نهایی ترکیب می‌کند. در این مقاله به تشریح مفاهیم اولیه سرویس کاتالوگ پرداخته شده است.

 

1-2- تعریف سرویس کاتالوگ

بر اساس تعریف کتابخانه زیربنایی فناوری اطلاعات (ITIL)، سرویس کاتالوگ یک پایگاه داده یا سند ساختارمند است که حاوی اطلاعاتی در خصوص کلیه خدمات فعال IT، از جمله خدمات آماده برای استقرار است. سرویس کاتالوگ بخشی از سبد خدمات است و حاوی اطلاعاتی در مورد دو نوع خدمت IT است: خدمات روبه مشتری که برای کسب و کار قابل مشاهده است و خدمات پشتیبانی که به منظور ارائه خدمات رو به مشتری، مورد نیاز دستگاه سرویس‌دهنده است.

یکی از مهم‌ترین توصیه‌های ITIL ایجاد و مدیریت سرویس کاتالوگ است. سرویس کاتالوگ منبع اصلی اطلاعات در خصوص خدماتی است که توسط سازمان سرویس‌دهنده ارائه می‌گردد.

در نگارش دوم ITIL، سرویس کاتالوگ تنها به عنوان خروجی مدیریت سطح خدمات (SLM) و به صورت مختصر مورد اشاره قرار گرفته، در حالی که در نگارش سوم، سرویس کاتالوگ اهمیت ویژه‌ای دارد. در نگارش سوم، سرویس کاتالوگ به عنوان سنگ بنای چرخه عمر مدیریت سرویس شناخته شده است.

نسخه سوم ITIL که در سال 2007 در اختیار عموم قرار گرفت، دارای پنج محور کلیدی است که در قالب پنج جلد منتشر شده است: استراتژی خدمت (Service Strategy)، طراحی خدمت (Service Design)، انتقال خدمت (Service Transition)، عملیات خدمت (Service Operation) و بهبود مداوم خدمت (Continual Service Improvement) سرویس کاتالوگ یکی از نقاط تمرکز طراحی خدمت محسوب می‌شود.

در برخی متون، سرویس کاتالوگ فناوری اطلاعات به زبان ساده و به صورت ذیل تعریف می‌گردد: سرویس کاتالوگ IT شامل اطلاعات کامل در رابطه با کلیه خدماتی است که در حال حاضر به کاربران نهایی ارائه می‌گردند. این اطلاعات حداقل شامل موارد زیر است و به فراخور سازمان سرویس‌دهنده می‌تواند مواردی دیگری را نیز در برگیرد:

• معرفی خدمت
• اهداف ارائه آن
• نحوه ارائه خدمت
• مدت زمان مورد نیاز جهت دسترسی به آن خدمت
• میزان هزینه‌ای که باید برای استفاده از آن خدمت پرداخت (در مواردی که دریافت سرویس مشمول پرداخت هزینه است)

استفاده از سیستم نرم افزار دبیرخانه، بایگانی آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

1-3- رابطه سرویس کاتالوگ و سبد سرویس ‌

اگرچه ممکن است سبد سرویس و سرویس کاتالوگ مفاهیم مشابهی به نظر برسند، اما سرویس کاتالوگ بخشی از سبد سرویس‌ است و تنها شامل خدمات فعال و یا خدمات آماده برای استقرار است. سبد سرویس شامل مجموعه‌ی کاملی از خدماتی است که توسط سرویس دهنده مدیریت می‌شود و شامل سه طبقه‌بندی است:

• خدمات آتی : خدمات پیشنهادی یا در مرحله توسعه
• سرویس کاتالوگ: سرویس‌های موجود و یا در شرف بهره‌برداری
• خدمات کنار گذاشته شده

 

1-4- ابعاد و اجزای سرویس کاتالوگ

همانطور که پیشتر اشاره شد، سرویس کاتالوگ اطلاعاتی را در مورد تمامی خدمات IT موجود، منتشر می‌کند. سرویس کاتالوگ حداقل دارای دو بعد کسب و کار و فنی است.

در بُعد کسب و کار، موضوعات از دید مشتری تبیین می‌گردند و در بُعد فنی، موضوعات از جنبه‌های فنی از قبیل پیکربندی سرویس تهیه شده‌اند. به عبارت دیگر، بر اساس نوع خدمت گیرنده، سرویس کاتالوگ می‌تواند ابعاد مختلفی داشته باشد. اگر خدمت گیرنده کاربر نهایی باشد، بُعد سرویس کاتالوگ،IT-to-consumer (provider-to-consumer) نامیده شده و سرویس مربوطه، سرویس کسب و کار یا رو به مشتری خوانده می‌شود.

اگر خدمت گیرنده، خود یک خدمت دهنده نیز باشد، بعد سرویس کاتالوگ IT-to-IT provider-to-provider)) نامیده شده و سرویس‌های مربوطه سرویس فنی یا پشتیبانی خواهند بود.

باید توجه داشت که تنها یک سرویس کاتالوگ برای سازمان وجود دارد و سرویس کاتالوگ فنی و کسب وکار فقط به منزله‌ی ابعاد مختلف آن کاتالوگ هستند. در بُعد سرویس کاتالوگ مشخص می‌شود که برای هر گروه از سرویس‌گیرندگان چه سرویس‌هایی قابل مشاهده و دسترسی است.

واژه “فنی” در سرویس کاتالوگ فنی، به سرویس‌های درون کاتالوگ اشاره ندارد بلکه به افرادی اشاره دارد که از آن استفاده می‌کنند، یعنی کارکنان فنی در سازمان ارائه‌ کننده خدمت. ابعاد مختلف، ویژگی‌های مختلفی از یک سرویس را مشاهده می‌کنند.

 

1-5- کاربران (مخاطبان) سرویس‌ها

یک بخش حیاتی برای ایجاد سرویس کاتالوگ، تعریف کاربران (مخاطبان/مشتریان) است که قادرند اطلاعات خاص سرویس کاتالوگ را بر اساس نقش خود مشاهده کنند.

تقریباً غیرممکن است که تمامی سرویس‌ها در کاتالوگ سازمان بتواند برای همه افراد، چه درون سازمان و چه کاربران نهایی، در دسترس باشد، از طرفی برای کاربران نهایی نیز بهتر است که لیست سرویس‌ها را مشاهده کنند که برای آن‌ها قابل ارائه است. بنابراین یک راهکار استوار باید بتواند به صورت خودکار سرویس‌های مرتبط را بر اساس نقش فرد سرویس گیرنده، فیلتر کرده و نمایش دهد.

همانگونه که پیش‌تر اشاره شد، در بُعد سرویس کاتالوگ مشخص می‌شود که برای هر گروه از سرویس‌گیرندگان چه سرویس‌هایی قابل مشاهده و دسترسی است. کاربران سازمان می‌توانند کاربران نهایی، نیروهای درون‌سازمانی، واحد IT سازمان، سازمان‌های بالادستی، سازمان‌های همجوار و … باشند.

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%ad%d9%82%d9%82-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

رایانش ابری (Cloud Computing) و هرآنچه باید درباره‌ آن بدانید!

آیا تا‌به‌حال قصد نصب نرم‌افزاری به‌خصوص را در رایانه‌ی خود داشته‌اید که به دلیل ضعف منابع سخت‌افزاری سیستم (مثلا کمبود RAM یا پردازنده) از نصب آن منصرف شده باشید؟

در چنین شرایطی اولین راه‌حلی که به ذهن اکثر افراد می‌رسد ارتقای سخت‌افزاری رایانه است، اما دست نگه دارید، امروزه به لطف وجود فناوری رایانش ابری (Cloud Computing) دیگر مجبور نیستیم برای ارتقای سخت‌افزار کامپیوترهای خود درگیر پرداخت هزینه‌های گزاف شویم! نرم افزار دبیرخانه یار یکی از کاربردهای رایانش ابری می باشد.

رایانش ابری (پردازش ابری) چیست؟

رایانش ابری به زبان ساده یعنی ارائه‌ی در لحظه‌ی منابع پردازشی و ذخیره‌سازی از طریق اینترنت، در ازای دریافت مبلغی مشخص، مثالی که در ابتدای مقاله زدیم را به‌یاد بیاورید، شما می‌توانید هنگام کمبود منابع سیستم، به‌جای ارتقای رایانه‌ی شخصی خود، با مبلغی مشخص یک فضای ابری تهیه کرده و پردازش‌های مورد نیازتان را به کمک آن و از راه دور انجام دهید.

مطمئنا در صورتی که نیاز دائمی به چنین قدرت پردازشی نداشته باشید، به‌کارگیری سرویس‌های ارائه‌ی دهنده‌ی خدمات پردازش ابری، برای شما بسیار کارآمد و مقرون به‌صرفه خواهد بود و احتیاجی به پرداخت هزینه‌ی ارتقای سخت‌افزار کامپیوتر شخصی‌تان را نخواهید داشت.

 

داستان رایانش‌های ابری از کجا آغاز شد؟

سال‌ها پیش که هنوز کامپیوترهای خانگی به‌وجود نیامده بودند، رایانه‌هایی به‌نام مین‌فریم (MainFrame) وجود داشت، هرچند این کامپیوترها بسیار بزرگ و جاگیر بودند، اما شرکت‌های مختلف مجبور بودند برای انجام محاسبات خود، برای چند ساعت آن‌ها را اجاره کرده و پردازش‌های مورد نیازشان را انجام دهند، تا اینکه در اواسط دهه‌ی 90 میلادی و با اختراع کامپیوترهای خانگی این روند تغییر یافت.

مین‌فریم‌ها را می‌توان پدربزرگ فناوری رایانش ابری دانست، شرکت‌های بزرگ مانند گوگل، آمازون یا مایکروسافت رایانه‌های بسیار قدرتمندی در اختیار داشتند که در اکثر مواقع تنها 10٪ از قدرت پردازشی آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گرفت و تقریبا همیشه بلا استفاده بودند.

بنابراین این شرکت‌ها تصمیم گرفتند در ازای دریافت مبلغی این قدرت پردازشی را در اختیار مراکزی قرار دهند که واقعا به چنین قدرتی نیاز دارند، بدین ترتیب اولین مراکز ارائه دهنده‌ی خدمات رایانش ابری توسط آمازون، مایکروسافت و گوگل به صورت کاربردی ارائه شدند.

 

 

منبع:
https://www.hamyarit.com/blog/cloud-computing/#:~:text=%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%B4%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D8%A8%D9%87%20%D8%B2%D8%A8%D8%A7%D9%86%20%D8%B3%D8%A7%D8%AF%D9%87,%D8%A8%D9%87%20%DA%A9%D9%85%DA%A9%20%D8%A2%D9%86%20%D9%88%20%D8%A7%D8%B2

اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد.

در پاسخ دیگر به سوال اتوماسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، فرآیند اتوماسیون اداری می‌گویند.

تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها این سیستم تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.

در سال‌های ۱۹۸۰ میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم‌کم ظهور کرد و به‌عنوان گزینه‌ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره‌برداری بعضی شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت. اما در سال‌های ۱۹۹۰ این ابزار جدید به یکی از اولویت‌های کار اداری بدل شد. بعد از ورود به هزاره‌ی اخیر نیز این اولویت به الزام در انجام کسب‌وکار تغییر پیدا کرده است.

ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده‌ و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری‌ که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره می‌گیرند. دلایل داشتن اتوماسیون اداری بسیار می‌باشد که در ادامه به معرفی و کاربرد آن می‌پردازیم.

حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند. نرم افزار دبیرخانه یار یک اتوماسیون ابری است.

 

انواع اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری، عبارت‌هایی هستند که بارها شنیده ایم. اتوماسیون صنعتی، به بهره گیری از سیستم‌های مکانیکی و الکترونیکی و کامپیوتری در خط تولید گفته می‌شود.

در اتوماسیون صنعتی، هدف اصلی کاهش نیاز به دخالت انسان در کارها است. اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری که در زبان انگلیسی به آن Office automation گفته می‌شود عبارت است از ایجاد ارتباط بهینه و تسهیل شده بین بخش‌های مختلف یک سازمان و حتی خارج از سازمان.

 

منبع:
https://webcomco.com/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A8%D9%87-%D8%B2%D8%A8%D8%A7%D9%86-%D8%B3%D8%A7%D8%AF%D9%87/

سیستم اتوماسیون اداری آنلاین چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری آنلاین، یک نرم‌افزار جامع می‌باشد که با استفاده از آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی محدودیت‌های سخت‌افزاری و زمانی را حذف کنند و با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری آنلاین بدون محدودیت زمانی و خارج از ساعات اداری مکاتبات را بررسی و به انجام کارها بپردازند.

 

طبق بررسی‌های میدانی انجام شده در شرکت‌ها، حکایت از آن دارد سیستم‌های اداری تحت وب با توجه به استانداردهای هر سازمان جهت ارائه به موقع پاسخ به طرفین قراردادهای تجاری و غیرتجاری، جهت تسهیل امور مدیریت و مکاتبات موجب پیشرفت و افزایش قابل توجه راندمان شرکت‌ها شده است.

 

زیرا با استفاده از این سیستم شما بدون داشتن محدودیت زمانی و مکانی می‌توانید به راحتی به پرتال اداری خود دسترسی داشته باشید و از مزایای اتوماسیون اداری که در اختیار شما قرار داده شده است، نهایت استفاده را داشته باشید. نرم افزار دبیرخانه ساده یار از جمله سیستم های اتوماسیون است

 

در اتوماسیون‌های اداری آنلاین، دسترسی تام مدیران ارشد و مدیرعامل شرکت به تمامی اطلاعات، همچنین نظارت کامل بر عملکرد مجموعه خود از جمله ویژگی‌های این نرم‌افزار جامع می‌باشد. با استفاده از این نرم‌افزارها متوجه می‌شوید که  تمامی نیازهای اداری مجموعه‌ها را به ساده‌ترین شکل ممکن و همچنین با دیدی متفاوت بررسی شده است.

 

منبع:
https://www.isna.ir/news/1401101307916/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86