هامش در نامه نگاری اداری چیست و چه تفاوتی با پی نوشت دارد؟

واژه هامش به فضای خالی بین متن نامه و مرز حاشیه یا لبه برگه یا نوار کاغذ اشاره دارد. این فضا در مکاتبات اداری برای اضافه کردن یادداشت‌های مربوط به متن نامه، تصاویر، نمودارها و… برای شخص گیرنده استفاده می‌شود و اندکی با پی نوشت متفاوت می باشد. پی نوشت بطور معمول برای نوشتن یک دستور اجرایی به کار می‌رود که در حقیقت کمی طولانی تر از کلمات کلیدی مانند “اقدام شود” و یا “بررسی شود” است. همچنین، پی نوشت به نام پاراف نیز شناخته می شود. در سیستم نامه نگاری ایران معمولا این دو اصطلاح به یک معنی در نظر گرفته شده و بجای هم نیز بکار می روند.

اصطلاح هامش و پی نوشت بیشتر در سیستم‌های اتوماسیون اداری به کار می‌روند. هامش بیشتر به مطالبی اشاره دارد که در حاشیه کاغذ و نامه و یا یک یادداشت درج می‌شود، در حالی که پی نوشت برای ارجاع مکتوب به شیوه‌های مختلف مانند اشاره به نامه های قبلی به کار می‌رود.

 

لازم به ذکر است که واژه پاراف به معنای امضای اختصاری و یا پیش‌امضا است که بطور معمول در اصطلاحات سیاسی و بانکی کاربرد دارد. در زمانی که نامه‌ای بخواهد قبل از امضا مورد تایید قرار گیرد و یا درخواست امضایی از شخصی بالاتر انجام شود، پاراف به کار می‌رود.

 

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%87%d8%a7%d9%85%d8%b4-%d8%af%d8%b1-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d9%88-%da%86%d9%87-%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa/

ایا اتوماسیون اداری آنلاین مناسب کسب و کارهای کوچک هست؟

 اتوماسیون اداری آنلاین می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک بسیار مناسب باشد. با استفاده از اتوماسیون اداری آنلاین، کسب و کارهای کوچک می‌توانند فرآیندهای اداری خود را بهبود داده و به طور مؤثرتری و با کاهش هزینه‌ها مدیریت کنند.

به طور مثال، اتوماسیون اداری آنلاین می‌تواند به کسب و کارهای کوچک در موارد زیر کمک کند:

1. مدیریت موجودی: با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی آنلاین، کسب و کارهای کوچک می‌توانند موجودی محصولات خود را به صورت دقیق و به روز نگه دارند و به طور بهینه‌تری موجودی خود را مدیریت کنند.

2. مدیریت فروش: با استفاده از نرم‌افزارهای CRM، کسب و کارهای کوچک می‌توانند فرآیند فروش خود را بهبود داده و به طور مؤثرتری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.

3. مدیریت مالی: با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مالی، کسب و کارهای کوچک می‌توانند بودجه‌های خود را بهبود داده و به طور دقیقتری مالیات‌ها و هزینه‌های خود را مدیریت کنند.

4. مدیریت پروژه: با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، کسب و کارهای کوچک می‌توانند پروژه‌های خود را بهبود داده و به طور بهینه‌تری آنها را مدیریت کنند.

5. مدیریت منابع انسانی: با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، کسب و کارهای کوچک می‌توانند فرآیند استخدام، مدیریت پرسنل و پردازش حقوق و دستمزد را بهبود داده و به طور بهینه‌تری منابع انسانی خود را مدیریت کنند.

به طور کلی، اتوماسیون اداری آنلاین مانند نرم افزار دبیرخانه انلاین یار باعث بهبود فرآیندهای اداری کسب و کارهای کوچک می‌شود و به آنها امکان می‌دهد تا با کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، به صورت موثرتری کسب و کار خود را مدیریت کنند.

سیستم دبیرخانه در ادارات دولتی چه نقشی دارد؟

سیستم دبیرخانه در ادارات دولتی نقش مهمی در ایجاد یک فضای کاری منظم و سامان‌دهی فعالیت‌های اداری دارد. دبیرخانه به عنوان قلب و روح اداره، مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

1- مدیریت و برنامه‌ریزی جلسات: دبیرخانه مسئول برنامه‌ریزی جلسات و ارائه خدمات مرتبط با آن است؛ از جمله تهیه دستور جلسه، ارسال دعوتنامه، جمع‌آوری نتایج جلسه و تنظیم گزارش آن.

2- پشتیبانی از مدیران و مسئولان: دبیرخانه به عنوان مرکز ارتباطی بین مدیران و کارکنان، وظایفی مانند نگهداری دفاتر، نگهداری سوابق کاری و ارائه خدمات پشتیبانی به مسئولان را برعهده دارد.

3- مدیریت اسناد و پرونده‌ها: دبیرخانه مسئول نگهداری و مدیریت اسناد و پرونده‌های مرتبط با فعالیت‌های اداری است؛ از جمله نگهداری و ثبت نامه‌ها، ثبت و نگهداری اسناد رسمی، و ثبت و نگهداری پرونده‌های کارکنان.

4- ارتباط با عموم: دبیرخانه مسئول ارتباط با عموم و پاسخ به پرسش‌ها و درخواست‌های مردمی است.

سیستم دبیرخانه در ادارات دولتی، با استفاده از تکنولوژی‌های نوین، می‌تواند بهبود و سرعت بخشیده و کیفیت خدمات ارائه شده را ارتقا دهد. این سیستم‌ها به دلیل جمع‌آوری و پردازش داده‌ها، می‌توانند به ارتقای کارایی و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری، کمک کنند.

دبیرخانه ابری چیست؟

دبیرخانه ابری به معنای یک سرویس ابری است که به عنوان یک مرکز مدیریتی برای محاسبات، ذخیره سازی داده ها، شبکه و سایر خدمات اینترنتی عمل می کند. دبیرخانه ابری به طور عمده برای سازمان ها و شرکت های بزرگ استفاده می شود که به دنبال راه حل هایی برای بهینه سازی عملکرد و مدیریت منابع IT خود هستند. 

در دبیرخانه ابری، سرویس های اینترنتی مانند سرورها، شبکه، ذخیره سازی، پایگاه داده، نرم افزار و سایر خدمات IT بر روی یک پلتفرم ابری قرار می گیرند. این پلتفرم به صورت پویا و از راه دور مدیریت می شود و به سازمان ها کمک می کند تا منابع IT خود را بر اساس نیازهایشان مدیریت کنند و در عین حال هزینه های سرمایه گذاری در زیرساخت های IT خود را کاهش دهند. برای تست و مشاهده دمو رایگان نرم افزار دبیرخانه و بایگانی به سایت یار مراجعه نمایید.

در کل، دبیرخانه ابری به عنوان یک مرکز مدیریتی برای محاسبات و خدمات IT استفاده می شود که به سازمان ها کمک می کند تا کارایی، امنیت و انعطاف پذیری خود را افزایش دهند.

مزایا و معایب استفاده از دبیرخانه فیزیکی

همانطور که پیشتر ذکر شد دبیرخانه یک واحد مهم در ادارات و سازمانها به شمار می رود. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای سازمانی و خودکار سازی فرآیندها، دبیرخانه نیز به این سمت پیش می رود. در ادامه تفاوت‌های بین دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه را بررسی می‌کنیم:

مزایا و معایب استفاده از دبیرخانه فیزیکی

در دبیرخانه فیزیکی، اطلاعات و مدارک به صورت دستی و با استفاده از کاغذ و یا مدارک چاپ شده و فایل‌های کاغذی مدیریت می‌شوند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار زمان‌بر است و به طور کلی برای مدیریت حجم انبوهی از اطلاعات مناسب نیست.

 

مزایا:

– این روش بسیار ساده است و بدون نیاز به دستگاه‌های الکترونیکی و نرم‌افزارهای پیچیده استفاده می‌شود.
– اطلاعات به صورت فیزیکی و قابل لمس هستند و در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات، نیازی به دسترسی به سیستم‌های رایانه‌ای ندارید.
-در دبیرخانه فیزیکی، مشتریان می‌توانند به صورت مستقیم با دفتر و دستیاران دبیرخانه تعامل داشته باشند. این امر می‌تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.

معایب:

– دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب نامفهوم ثبت شده‌اند، باعث مشکلات و موانع زیادی در فرآیندهای اداری شده‌اند. طولانی بودن مراحل ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمان‌های مختلف، ، امکان گم شدن اسناد کاغذی و دسترسی محدود و کند به دفتر مکاتبات، همه این مشکلات باعث افزایش هزینه‌های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد شده‌اند.

مشکل و وقت گیر بودن جستجوی یک سند در میان انبوه اسناد، امکان استهلاک و خرابی اسناد طی زمان و شرایط محیطی نامناسب نظیر رطوبت و گرما، احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده‌ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان، تمامی اسناد سازمان را در معرض خطر و ناامنی قرار داده‌اند.

عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه‌ها و مکاتبات سازمانی، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست‌های اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده‌ی آن در هر لحظه و عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه‌بندی شده، همگی از مشکلات دیگری هستند که با استفاده از اتوماسیون و نرم‌افزارهای دبیرخانه، به راحتی قابل حل هستند.

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b5%d9%84%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%81%db%8c%d8%b2%db%8c%da%a9%db%8c-%d9%88-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81/

تفاوت های اصلی دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه در چیست؟

دبیرخانه به محلی گفته می‌شود که در آن اسناد و نامه‌ها و دفاتر رسمی مربوط به یک سازمان یا شرکت مدیریت می‌شود. در واقع دبیرخانه به عنوان یک مرکز مدیریتی و اداری برای ثبت و نگهداری اسناد و مدارک، نظارت بر مراحل ارتباطی و اداری یک سازمان و همچنین تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

به طور کلی، دبیرخانه به عنوان یکی از بخش‌های اساسی یک سازمان یا شرکت، مسئولیت‌های مختلفی دارد که عبارتند از:

– ثبت و نگهداری اسناد و مدارک رسمی سازمان
– ارائه و تنظیم نامه‌ها، اعلانات و اطلاعیه‌های مربوط به سازمان
– برقراری ارتباطات داخلی و خارجی سازمان
– ارجاع نامه ها به واحد مربوطه

با توجه به اینکه دبیرخانه به عنوان یکی از بخش‌های اساسی سازمان، نقش بسیار مهمی در اجرای عملیات روزانه سازمان دارد، استفاده از ابزارهای مدیریتی مانند نرم‌افزار دبیرخانه، می‌تواند به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها در این بخش کمک کند.

تفاوت‌های اصلی دبیرخانه فیزیکی با نرم افزار دبیرخانه

1- دسترسی: در دبیرخانه فیزیکی، برای دسترسی به اطلاعات و مدارک، نیاز به حضور در محل دفتر دبیرخانه و دسترسی به فایل‌های کاغذی دارید. در حالی که در نرم‌افزار دبیرخانه، اطلاعات به صورت الکترونیکی و در دسترس از هر جایی با دسترسی به اینترنت قابل دسترسی هستند.

2- سرعت و دقت: در دبیرخانه فیزیکی، برای جستجوی اطلاعات و مدارک، نیاز به جستجوی دستی و بررسی فایل‌های کاغذی دارید که زمان‌بر و خطاپذیر است. در حالی که در نرم‌افزار دبیرخانه، امکان جستجوی سریع و دقیق در سیستم وجود دارد.

3- هزینه‌ها: در دبیرخانه فیزیکی، برای نگهداری و حفظ مدارک کاغذی، نیاز به هزینه‌های قابل توجهی دارید. در حالی که در نرم‌افزار دبیرخانه، نیاز به هزینه‌های برای نگهداری و حفظ اطلاعات الکترونیکی کمتر است.

4- امنیت: در دبیرخانه فیزیکی، امنیت اطلاعات و مدارک بسیار کم است و امکان استفاده نادرست از اطلاعات وجود دارد. در حالی که در نرم‌افزار دبیرخانه، امنیت اطلاعات بالا و اطمینان‌بخش است و امکاناتی مانند رمزگذاری، محدودیت دسترسی و پشتیبانی از پروتکل امنیتی HTTPS را فراهم می‌کند.

5- مدیریت حجم اطلاعات: در دبیرخانه فیزیکی، مدیریت حجم بزرگی از اطلاعات و مدارک ممکن است سخت و زمان‌بر باشد. در حالی که در نرم‌افزار دبیرخانه، امکان مدیریت حجم بزرگی از اطلاعات و مدارک با سرعت و دقت بالا و با کمک ابزارهای متنوعی فراهم است.

به طور کلی، نرم‌افزار دبیرخانه با توجه به سرعت، دقت، دسترسی آسان و هزینه‌های کمتر، برای مدیریت اطلاعات و مدارک‌های بزرگ و پیچیده مناسب تر است، در حالی که دبیرخانه فیزیکی هنوز در برخی موارد مانند مدیریت اطلاعات کوچک و ساده می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. در هر صورت، برای استفاده یکی از این دو روش، باید نیازهای خود را به دقت بررسی کرده و با مزایا و معایب هر روش آشنا شده و سپس تصمیم‌گیری کنید.

 

 

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b5%d9%84%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%81%db%8c%d8%b2%db%8c%da%a9%db%8c-%d9%88-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81/

اولین تقویم بشر چگونه اختراع شد؟

اولین تقویم بشر، که به آن «تقویم سوری» هم می‌گویند، در سال ۴۴۵ قبل از میلاد توسط پادشاه رومی، «رومولوس»، به منظور تعیین تاریخ و زمان در ایتالیا ابداع شد. این تقویم، بر اساس ماه‌های خورشیدی محاسبه می‌شد و شامل ۱۰ ماه بود که هرکدام ۳۰ یا ۳۱ روز داشته و سال آن ۳۵۴ روز بود.

برای تبدیل تاریخ از تقویم آنلاین یار استفاده بفرمایید.

در سال ۷۱۲ قبل از میلاد، پادشاه رومی «نوما پومپیلیوس» تقویم را با اضافه کردن دو ماه جدید به آن، یعنی «ژانوئیه» و «فوریه»، به ۱۲ ماه تبدیل کرد. همچنین، او برای تأخیر تناسبی بین تقویم و چرخش زمین، سیستمی از اضافه کردن یک روز به سال در سالهای مشخص تعیین کرد.

تقویم گریگوری، که در حال حاضر در بسیاری از کشورها به‌جز ایران استفاده می‌شود، نیز در سال ۱۵۸۲ میلادی توسط پاپ گرگوری سیزدهم ابداع شد و بر اساس تقویم یولیوس، که به نام «تقویم رومی» هم شناخته می‌شود، ساخته شد. تقویم گریگوری نیز برای تأخیر تناسبی بین تقویم و چرخش زمین، مکانیزمی از اضافه کردن یک روز به سال در سالهای مشخص دارد.

نرم افزار مالی چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم‌افزار مالی یک نوع نرم‌افزار فروش است که برای مدیریت مالیات، حسابداری و نوعی از فعالیت‌های مالی استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت دقیق و اصولی به مدیریت مالی، بودجه‌بندی، حسابداری، مالیات، امور مالی و سایر فعالیت‌های مرتبط با مالیات پرداخت کنند.

کاربردهای نرم‌افزار مالی شامل موارد زیر می‌شود:

1. حسابداری: نرم‌افزارهای مالی، برای ثبت و پیگیری تراکنش‌های مالی، تهیه صورت‌های مالی، ترازنامه و سود و زیان شرکت به کار می‌روند.

2. مدیریت مالیات: این نرم‌افزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا مالیات‌های خود را به درستی پرداخت کنند و در مورد مالیات‌هایی که باید پرداخت کنند، پیش‌بینی داشته باشند.

3. مدیریت بودجه: با استفاده از نرم‌افزارهای مالی، شرکت‌ها می‌توانند بودجه‌های خود را برای سال آینده تعیین کنند و پیش‌بینی داشته باشند که چه مقدار پول برای هر بخش از شرکت خود خواهند داشت.

4. مدیریت امور مالی: با استفاده از نرم‌افزارهای مالی، شرکت‌ها می‌توانند به راحتی اطلاعات مربوط به مشتریان، تأمین کنندگان، موجودی انبار و سایر اطلاعات مرتبط با مالیات را مدیریت کنند.

5. تحلیل مالی: نرم‌افزارهای مالی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا با استفاده از داده‌های مالی خود، تحلیل‌های مالی برای تصمیم‌گیری در مورد سرمایه‌گذاری، توسعه کسب و کار و مدیریت دارایی‌های شرکت خود انجام دهند.

به طور کلی، نرم‌افزارهای مالی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار مهم هستند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا به صورت دقیق و اصولی به مدیریت مالی و امور مالیاتی خود بپردازند. برای تست رایگان این نرم افزارها میتوانید به سایت یار مراجعه کنید.

دقیق ترین تقویم دنیا کدام تقویم است؟

هر تقویمی که برای شمارش زمان استفاده می‌شود، بر اساس یک یا چندین رویداد مهم مذهبی، تاریخی یا فرهنگی تعیین شده است. از این رو، بسته به منطقه جغرافیایی و فرهنگی، ممکن است تقویم‌های مختلفی به کار گرفته شوند که هر کدام دارای دقت و دقیق بودن خاص خود هستند. بنابراین، به طور کلی نمی‌توان یک تقویم را به عنوان دقیق‌ترین تقویم دنیا معرفی کرد. برای مشاهده تقویم فارسی به سایت یار مراجعه کنید.

اما برخی از تقویم‌های جهان، به دلیل دقت و دقت بسیار بالایی که دارند، معمولاً برای محاسبه زمان با دقت بالا در مسائل مختلف استفاده می‌شوند. برای مثال:

1. تقویم گرگوری: تقویم گرگوری، که بر اساس آفتابگردان متوسط ​​و سال مداری زمین استوار شده است، برای تقویم رسمی بسیاری از کشورهای جهان، از جمله ایالات متحده، کانادا، برزیل و برخی از کشورهای اروپایی و آسیایی به کار می‌رود.

2. تقویم هجری قمری: تقویم هجری قمری، که بر اساس حرکت ماه بر روی مدار خود استوار شده است، برای تعیین تاریخ در کشورهایی مانند عربستان سعودی، قطر، امارات متحده عربی، بحرین و کشورهای دیگر خاورمیانه به کار می‌رود.

3. تقویم چینی: تقویم چینی، که بر اساس حرکت ماه بر روی مدار خود استوار شده است، برای محاسبه تاریخ و تعیین تعطیلات عمومی در چین و کشورهای آسیایی دیگر استفاده می‌شود.

در نهایت، بسته به نیاز شما، باید از تقویمی که برای منطقه و فرهنگ شما مناسب است، استفاده کنید. برای تبدیل تاریخ نیز میتوانید از تقویم آنلاین و رایگان یار استفاده کنید.

نقش تقویم در انضباط شخصی

تقویم یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت زمان و برنامه ریزی است که می تواند در انضباط شخصی و بهبود بهره وری کاربرد داشته باشد. در ادامه نقش تقویم در انضباط شخصی را توضیح می دهیم:

۱. برنامه ریزی زمان: با استفاده از تقویم، می توانید زمان خود را برنامه ریزی کنید و بهترین استفاده از زمان خود را برای انجام کارهای مختلف داشته باشید. با برنامه ریزی زمان، می توانید مطمئن شوید که به همه کارهای مهم و ضروری خود برسید و از از دست دادن زمان جلوگیری کنید.

۲. برنامه ریزی رویدادها: با استفاده از تقویم، می توانید رویدادهای مختلفی مانند تولد، جشن، ملاقات های کاری و ... را برنامه ریزی کنید و به یادآوری آنها در زمان مناسب بپردازید. این کار به شما کمک می کند تا نیازهای شخصی و شغلی خود را در نظر بگیرید و بهترین تصمیمات را بگیرید. می توانید از تقویم فارسی یار استفاده کنید تا تمام یادآورهای مهم خود را ثبت نمایید.

۳. افزایش بهره وری: با استفاده از تقویم، می توانید به بهبود بهره وری خود بپردازید. با برنامه ریزی زمان و برنامه ریزی رویدادها، می توانید بهترین استفاده از زمان خود را برای انجام کارهای مهم و ضروری داشته باشید و از از دست دادن زمان جلوگیری کنید.

۴. کاهش استرس: با استفاده از تقویم، می توانید به کاهش استرس خود بپردازید. با برنامه ریزی زمان و برنامه ریزی رویدادها، می توانید از نگرانی های بیشتر درباره فراموش کردن کارها و رویدادها جلوگیری کنید و با اطمینان بیشتری به روزهای آینده نگاه کنید.

بنابراین، تقویم یکی از ابزارهای مهم برای انظباط شخصی است که می تواند به بهبود بهره وری و کاهش استرس کمک کند.