اقلام باز بدهکار دفتر:

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است ولی بنا به دلایلی تا پایان ماه در ستون بستانکار صورت حساب بانک وارد نشده است. مانند حواله های شهرستانی که با تاخیر به بانک می رسد.

استفاده از سیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت های پیشنهاد می شود.

اقلام باز بستانکار دفتر:

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است، ولی بنا بر دلایلی در ستون بدهکار صورت حساب بانک ثبت نشده است. مانند چک هایی که شرکت صادر کرده ولی گیرندگان چک، هنوز آن را وصول نکرده اند و به آن چک های معوقه می گویند.

 

اقلام باز بدهکار صورت حساب بانک:

مواردی هستند که در ستون بدهکار صورت حساب بانکی ثبت شده است، ولی در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانکی ثبت نشده است. مانند هزینه های بانکی و یا دیگر مواردی که بانک، برای آن ها از حساب شرکت برداشت می کند و شرکت از آن اطلاع ندارد و یا تا آخر ماه در دفتر ثبت نشده است.

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با jdf از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

 

 

اقلام باز بستانکار صورت حساب بانکی:

مواردی می باشند که در ستون بستانکار صورت حساب بانک ثبت شده است، ولی در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی شرکت ثبت نشده است. مانند مبالغی که به حساب شرکت واریز شده، ولی شرکت اطلاعی از آن ندارد و یا تا پایان ماه هنوز ثبت نشده است.

در مرحله بعدی که مرحله سوم می باشد، صورت حساب بانکی بر اساس شرح و موضوع مورد بررسی قرار می گیرد. بعضی موارد باعث ایجاد مغایرت بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با مانده حساب واقعی در بانک می شود. در ذیل به این موارد اشاره می شود.

1. ممکن است که ذی نفع چک صادر شده از طرف شرکت تا تاریخ صورت حساب بانک، به بانک مراجعه نکرده باشد.
2. ممکن است چک و یا سفته ای از بانک وصول شده باشد، ولی بانک اعلامیه بستانکار را اعلام نکرده باشد.
3. برداشت مبلغی به عنوان کارمزد و یا برداشت از حساب شرکت به دلایل دیگر به وسیله بانک مقصد و عدم ارسال اعلامیه بدهکار شدن
4. ممکن است که یکی از اعضای شرکت در پایان وقت اداری، وجه نقدی را به حساب شرکت واریز کرده باشد و ثبت نکرده باشد.
5. ممکن است بانک در ثبت رقم واریز یا برداشت وجه از حساب شرکت اشتباه کرده باشد.
6. و یا اینکه ممکن است حسابدار شرکت در ثبت ارقام فیش های واریز شده و چک های صادر شده اشتباه کرده باشد.

منبع»

https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d9%85%d8%ba%d8%a7%db%8c%d8%b1%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

چگونگی صورت مغایرت بانکی:

• شرکت ها در دوره های مختلف، معمولا نسبت به گرفتن تراز آزمایشی اقدام می کنند، که مطمئن شوند که هیچ گونه مغایرتی در این حساب ها وجود ندارد.
• در یک تراز نامه آزمایشی تمام ستون بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند، ولی ممکن است که بعد از بررسی و گرفتن تراز نامه با این سه حالت مواجه شوید.
• در ترازنامه ممکن است که ستون بدهکار و بستانکار برابر باشد، که این نشان دهنده این است که هیچ مغایرت بانکی در عملیات مالی وجود ندارد.
• ممکن است که ستون بدهکار و بستانکار برابر نباشد و این نشان دهنده مغایرت در حساب های بانکی می باشد.
• دیگر مشکل در ترازنامه به این صورت می باشد که ستون بدهکار و بستانکار برابر است، ولی مشکلی در عملیات بانکی وجود دارد. که این مشکل
• ممکن است خطا در عملیات باشد و یا اینکه حساب ها پوشش داده شده باشد.

 

مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی:

تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی چند مرحله می باشد.

در مرحله اول برای تهیه صورت مغایرت بانکی، ابتدا باید موارد ثبت شده در دفاتر شرکت و صورت حساب بانکی را بررسی کنید. در این صورت حساب باید تمام قسمت بدهکار این لیست با قسمت بستانکار لیست برابر باشد.

در این مرحله باید همه اقلام باز ثبت شده در لیست را مانند موارد بدهکار دفاتر شرکت، بستانکار شرکت، بدهکار صورت حساب بانکی و بستانکار صورت حساب بانکی مشخص و بررسی کنید، زیرا ممکن است که حسابدار و یا بانک اعداد را در ستون بدهکار و بستانکار به صورت اشتباه ثبت کرده باشند و یا اینکه مبالغ مربوط به حساب ها را به اشتباه ثبت کرده باشند.

این اقلام که اصطلاحا باز می گویند به چهار دسته تقسیم می شوند:

شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با jdf از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.

 

اقلام باز بدهکار دفتر:

مواردی هستند که حسابدار آن ها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانکی ثبت کرده است ولی بنا به دلایلی تا پایان ماه در ستون بستانکار صورت حساب بانک وارد نشده است. مانند حواله های شهرستانی که با تاخیر به بانک می رسد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d9%85%d8%ba%d8%a7%db%8c%d8%b1%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه رایگان و یا دفتر انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
• سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
• تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
• کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
• اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
• تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
• سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

     استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس آنلاین، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام  نرم افزار دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

 

سیستم غیرمتمرکز:

کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.

 

موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:

• تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
• سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.
• تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.
• واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
• اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.
• سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.
• واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.
• تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.

منبع

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

 

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

 

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
  :
•  
• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

 

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

• تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
• تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
• تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
• انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

 

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

 

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/