دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان‌ها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه می‌تواند به شما کمک کند تا با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، فعالیت‌های دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره‌وری کسب و کار خود را افزایش دهید. در شرکت یار می توانید نمونه ای از این نرم افزار دبیرخانه ای ساده را به رایگان امتحان کنید.
متصدی دبیرخانه چه وظایفی دارد؟
متصدی یا سرپرست دبیرخانه فردی است که مسئولیت اداره واحد دبیرخانه را در سازمان‌ها بر عهده دارد. اصولاً وظایف واحد دبیرخانه توسط متصدی آن و سایر کارکنان زیردست وی انجام می‌شود. با این حال، حتی در دبیرخانه‌هایی که از نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می‌کنند، وظایفی وجود دارد که همیشه توسط متصدی دبیرخانه انجام می‌شود. برخی از این وظایف عبارتند از:
- مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه
- تعیین نحوه شماره‌گذاری نامه‌ها
- ارائه رسید نامه‌ها
- ثبت نامه‌ها وارده به سازمان و صادره از سازمان
- تهیه پیش‌نویس نامه‌های ارسالی به خارج از سازمان
- بایگانی تمامی نامه‌های سازمان
- ثبت دستی نامه‌های فیزیکی واصله به دبیرخانه
- اطلاع‌رسانی به گیرندگان نامه‌ها با ارسال پیام کوتاه برای آنها از طریق نرم افزار دبیرخانه
- ارسال نامه‌ها از طریق فاکس در مواردی که بهترین گزینه برای ارسال یک نامه به خارج از سازمان است
منبع:
https://www.faragostar.net/what-is-secretariat/