در این مقاله سعی داریم به بررسی نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر سازمان‌ها بپردازیم. در دنیایی که روز‌به‌روز در تکنولوژی پیشرفته‌تر می‌شود نمی‌توان تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری را نادیده گرفت و سازمان‌ها را همچنان به سبک قدیمی اداره کرد.
چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری آن‌جا مشخص می‌شود که، این روزها مردم زمان زیادی را در محل کارخود می‌گذرانند. محیط اداری باید به صورتی باشد که کارکنان در آن احساس راحتی داشته باشند، زیرا محیط کار به طور مستقیم بر بهره‌وری کارکنان اثر می گذارد. در دهه‌های اولیه پیشرفت تکنولوژی، در بهترین حالت، دستگاه فکس و یک ماشین تحریر در ادارات وجود داشت. امروزه انواع کامپیوتر و لپ‌تاپ و همچنین آی‌پد در ادارات دیده می‌شود که همه این‌ها باید به وسیله یک اتوماسیون و شبکه داخلی به یکدیگر متصل باشند تا کار را برای مشتری و کارکنان آسان کنند، همچنین توانایی کارکنان را برای ارتباط بیشتر با یکدیگر تقویت کند. در دنیای امروز، دفاتر فناوری اطلاعات، خودکار هستند و نیاز به یک محیط پیشرفته تکنولوژیکی و شفاف دارند. پس اتوماسیون اداری به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا شفاف‌تر شوند. تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر انواع زمینه‌های سازمان را بررسی می‌کنیم.
اخیرا فناوری رایانه با نام اتوماسیون برای وظایف و مراحل اداری به‌کار گرفته شده‌است. این فناوری نه تنها به بر افزایش بهره‌وری، بلکه در تغییر ماهیت کار اداری در کل سیستم تاثیر دارد. در این مطلب سعی داریم تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان و چرایی اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را بررسی کنیم. طبق تحقیقاتی که بر دانشگاه علوم‌پزشکی زاهدان توسط آقایان، یعقوبی و سرگزی انجام شد، نشان داد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تاثیر زیادی بر تعالی سازمان دارد و همچنین اتوماسیون اداری تاثیر خوبی بر روی نگاه مشتری و جامعه به سازمان نیز داشته‌است. در این عصر مدرن سازمان‌ها چاره‌ای جز اجرای سیستم‌های کامپیوتری، فناوری اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته ندارند. آینده دنیا به کسانی تعلق دارد که بتوانند مزایا یا معایب این سیستم‌ها را تشخیص دهند و با استفاده از تجربه‌های دیگران، همگام با تکنولوژی پیش بروند. یکی از دلایلی که استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان‌ها با اهمیت جلوه می‌دهد، افزایش بهره‌وری کارمندان و امور اداری است.
تاثیر بهره‌وری در امور اداری به شرح زیر است:
- استفاده بهتر از نیروی کار، همراه با کاهش تعداد کارکنان
- استفاده بهتر و بهینه از زمان
- کیفیت بهتر در مدیریت برای تصمیم‌گیری
- افزایش بهره‌وری به دلیل عملکرد بهتر افراد
- اثر بخشی بهتر با استفاده از اطلاعات قابل دسترسی درباره سازمان
به طور کلی دلایل اهمیت و مزایای تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری به ۲ دسته تقسیم می‌شود:
فواید مستقیم: که شامل افزایش تولید محصولات و بهره‌وری و ممانعت از هدر رفتن زمان است. چنین فوایدی معمولا قابل اندازه‌گیری است.
فواید غیرمستقیم: این فواید بیشتر کیفی است و از طریق سودآوری و رشد بلند مدت، سازمان را تعالی می‌بخشد.
این دلایل و بسیاری از دلایل مستقیم و غیرمستقیم دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان نشان می‌دهد، که کاملا غیرقابل انکار است.به طور کلی سازمان‌های که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند توانایی رقابتی بیشتری دارند.
نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمانی
متاسفانه تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمان اکثرا نادیده گرفته می‌شود. در صورتی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روابط و ارتباطات درون سازمانی امری انکار ناشدنی است، خیلی از اوقات کارمندان از پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار در اداره ترس دارند و این می‌تواند به دلیل نداشتن آگاهی و آموزش کافی باشد. به طور کلی تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات بر کسی پوشیده نیست و این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین افرادی که در سطوح بالا یا استراتژیک قرار دارند تا زمانی که درگیر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نشوند، تحت تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار نمی‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل انتقال اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از زمان کاری، در ارتباط با جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها صرف می‌شود. یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری، توانایی برقراری و انتقال آسان اطلاعات، به فردی است که به آن نیاز دارد و این برتری آشکار سیستم اتوماسیون را نسبت به کانال‌های سنتی نشان می‌دهد. خدمات سنتی می‌تواند کند باشد و نامه‌ها به موقع به دست گیرنده نرسد. همچنین یادداشت‌های درون سازمانی یا جلسات در بعضی مواقع نیاز به یک سیستم یکپارچه دارد. مثلا یک نامه در سیستم از نویسنده به میز کار مدیری که می‌خواهد آن را بررسی و امضا کند می‌رود. و همه این‌ها تحت تاثیر یک سیستم خودکار پیشرفته از جمله ایمیل، اینترنت، پست صوتی، شبکه محلی و…شکل می‌گیرد
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات برون سازمانی با استفاده از پروتکل ECE.
پروتکل ECE چیست و چه وظیفه‌ای دارد؟
برای شروع و فهم بیشتر این عنوان، ابتدا پروتکل ECE را با هم بررسی می‌کنیم.
پروتکل ECE که به آن پروتکل مکاتبات الکترونیک نیز می گویند. این پروتکل مدت زمانی پس از محبوب شدن سیستم‌های اتوماسیون و نامه‌نگاری الکترونیکی، درون سازمان شکل گرفت. با توجه به اینکه شرکت‌ها مجبور بودند برای تبادل اطلاعات بین سازمانی خود از همان روش سنتی کاغذی استفاده کنند، کم کم شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون به این فکر افتادند که پروتکل مکاتبات الکترونیک بین سازمانی نیز ایجاد کنند. پروتکل ECE به همین منظور شکل گرفت و شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون در توافقی که برای ساخت این پروتکل انجام‌دادند، تصمیم بر آن شد که فایلی با فرمت XML ساخته شود که برای هر دو طرف فرستنده و گیرنده قابل خواندن باشند و برای ایجاد ارتباط مکاتبات الکترونیکی، نرم‌افزار اتوماسیون شرکت‌ها باید به پروتکل ECE مجهز باشند. این پروتکل باعث افزایش سرعت ارتباطات بین سازمانی شد و کیفیت این ارتباطات را افزایش داد.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران
مدیران برای اتخاذ تصمیم درست در سازمان نیاز به اطلاعات دقیق مرتبط، به هنگام و سریع دارند. به طور کلی اطلاعات و آگاهی درست مانع از اتخاذ تصمیم‌گیری غلط خواهد شد. در سازمان‌های سنتی مدیر قادر نبود در مدت زمان کم و سریع تصمیمات درست را برای سازمان اتخاذ کند. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری این آگاهی و اطلاعات دقیق به سرعت توسط نرم‌افزار ساخته و در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. رایانه دقت، سرعت و صحت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد و سرعت، دقت و صحت کار در سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان:
این مطلب بر تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهره‌وری کارکنان به عنوان تاثیر مستقیم یاد می‌کند. استفاده از اتوماسیون سبب کاهش تکرار کار، کنترل وظیفه و افزایش سطح مهارت کارکنان می‌شود، به این صورت که اتوماسیون و سیستم خودکار سبب می‌شود کارکنان اشتباه کمتری داشته باشند و مجبور نشوند کار خود را تکرار کنند. همچنین مدیر و کارمند می‌توانند به روی کار اشراف داشته باشند و بر درستی آن نظارت کنند و مهارت آنان هنگام استفاده از سیستم خودکار افزایش پیدا می‌کند که همین امور منجر به بهره‌وری بیشتر آنان برای سازمان خواهد شد. هرچه کارمندان توانایی بیشتری در کار خود داشته باشند کیفیت و بهره‌وری افزایش می‌یابد که این امر به وسیله تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری میسر است.
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش رضایت مندی ارباب‌رجوع
امروزه در سازمان‌ها بر تکریم ارباب‌رجوع بسیار تاکید می‌شود. در هر سازمانی سعی بر این است که رضایت مشتری جلب شود. یکی از مقوله‌هایی که در میزان اثربخشی یک سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، رضایت مشتریان است. با وجود سیستم اتوماسیون اداری، بسیاری از سازمان‌ها و مشتریان به دور از کاغذبازی و با سرعت هرچه تمام‌تر می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند و همین امر موجب سرعت پاسخگویی به مشتریان می‌شود که نشان‌دهنده تاثیر مثبت اتوماسیون اداری بر رضایت ارباب‌رجوع و محبوبیت سازمان می‌شود.
نتیجه
به طور کلی، استفاده از اتوماسیون اداری، برتری سازمان را افزایش می‌دهد و تفاوت قابل توجهی بین قبل و بعد از استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد، به این معنی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر سازمان، تاثیری مثبت و قابل توجه است و موجب برتری سازمان می‌شود. همچنین بهره‌وری و کیفیت خروجی سازمان را افزایش داده و سازمان را در محیط رقابتی با دیگر سازمان‌ها قرار می‌دهد. به طوری که سازمان‌هایی با سیستم سنتی آرام آرام از گردونه رقابت خارج می‌شوند و جای خود را به سازمان‌هایی همگام با تکنولوژی خواهند داد.
منبع:
- ۰۰/۰۵/۳۰