دامنه فعالیت اداره امور اسناد وسیع است و بسیاری از امور دفتری و بایگانی آنلاین سازمان را در بر می گیرد و اصول و عملیات و اقدامات مربوط را می توان به شرح زیر خلاصه نمود:
الف-انجام امور دفتری واقدامات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده به سازمان و همچنین کلیه اقدامات مربوط به نامه های صادره از سازمان
ب-مراقبت و کنترل تولید و ایجاد اسناد و اوراق که بانحوه انجام عملیات و خدمات سازمان ارتباط پیدا خواهد کرد
ج-از طریق اداره امور اسناد اوراق و اسناد با ارزش و مهم که باید برای مدت معین و یا به طور دائم نگه داری شوند.
د-طبقه بندی و تنظیم و انتخاب سیستم بایگانی متناسب با احتیاجات و نوع عملیات سازمان با مدیریت اسناد است.
لازم به ذکر است سازمان های می توانند از سیستم های اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه ، تقویم آنلاین و… نیز استفاده کنند.
ه-محدود کردن مکاتبات اداری به اندازه احتیاج
و-تهیه فرم های چاپی برای تسهیل و تسریع کار و کاهش هزینه
ز-تهیه اطلاعات و امارهای مورد نیاز سازمان در مسائل مربوط به اموردفتری و بایگانی
ح-استفاده از وسایل و ابزار جدید برای سرعت و سهولت کار
ط-ایجاد بایگانی راکد و همکاری با سازمان اسناد ملی برای نگهداری اسناد و مدارک با ارزش و ازبین بردن اوراق زاعد
منبع:
- ۰۰/۰۷/۱۵