سیستم بایگانی کامپیوتر قادر است اطلاعات مورد نیاز را در حداقل زمان ممکن در اختیار مدیریت یک سازمان قرار دهد . بنابر این تصمیم گیری صحیح و سریع که از اهم وظایف هر مدیریت است ، با کمک کامپیوتر در کوتاه ترین زمان امکان پذیر است .
نقش بایگانی با استفاده از کامپیوتر در زمینه ی اداری و استخدامی اهمیت زیادی دارد از آن جمله: انتخاب واستخدام ، انتصاب ، ترفیع ، و بازنشستگی .را می توان نام برد.
می توان با تهیه و تکمیل فرم های خاص وتجزیه وتحلیل فرم های تکمیل شده توسط متخصصان کامپیوتر بدون هیچ گونه اعمال نظری، ا نتخاب،انتصاب و… ا فرادشایسته به طور صحیح درسازمان صورت گیرد.
استفاده از نرم افزار بایگانی، نرم افزار دبیرخانه و… برای بالا بردن راندمان امور سازمان ها پیشنهاد می شود.
سایر موارد استفاده از کامپیوتر در گردش مکاتبات و بایگانی مکاتبات را می توان به شکل زیر عنوان کرد :
- تشکیل پرونده بر اساس موضوع و مفاد نامه یا افراد
- دسترسی به نامه های داخل پرونده بر حسب کد دسترسی
- انتفال اطلاعات و یادداشت های یک نامه به نامه ی دیگر
- ثبت تاریخ پیگیری و نتایج اقدام شده
با توجه به این که عمل ثبت نامه ها ی وارده وصادره سازمان ها و به طو کلی اسناد دارای اهمیت زیادی می باشد بنابراین پس از انجام عملیات ثبت ، سازمان ها مکلف هستند که آن را حفظ و نگهداری نموده و به عنوان یک سند قابل قبول در گردش اداری قرار دهند . و در این صورت بعد از عملیات ثبت حفظ اسناد مورد توجه قرار می گیرد و در واقع ثبت و بایگانی لازم و ملزوم یکدیگر هستند .
منبع:
- ۰۰/۰۹/۲۰