شرح وظایف دبیرخانه:

•  نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه
•  تفکیک و توزیع نامه ها
•  گرفتن فاکس و فاکس نامه ها
•  تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی
•  تایپ بخشنامه ها و یادداشتها
•  تایپ احکام پرسنلی
•  حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
•  تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
•  نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
•  پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
•  ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه تحت وب
•  نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
•  انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد

ذکر این نکته ضروری است که در نرم افزار دبیرخانه ساده علاوه بر نامه ها، نشریات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارک زیر نیز ثبت و شماره می شوند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%a7%d8%ad%d8%af-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/