وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
- کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
- نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
- تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
- بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
- ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
- ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
- شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
- برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
- جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
- بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
- تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها
منبع:
- ۰۰/۱۰/۱۵