سه وظیفه مهم دبیرخانه

1 -دریافت

2 -ثبت

3 -توزیع نامه ها

نکته: هیچ گونه نوشته ای در اداره، بدون ثبت در دبیرخانه جنبه سند اداری پیدا نمی کند.

استفاده از اتوماسیون اداری و تقویم آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

وظایف اساسی دبیرخانه درسازمان به شرح زیر است:

•  دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در
  صورت داشتن پیوست یا ضمایم)
•  ثبت اطالعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران
  دبیرخانه.
• ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطالح اداری
  »ارجاع« گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون
  اداری صورت پذیرد.
•  ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسالت و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده .
  در صورتی که این فرایند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد.
•  در مورد نامه های صادره نیز تمامی مراحل دریافت، ثبت و توزیع طی می شود.
• دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نیاز، امضاء، صحت تعداد
  پیوست ها )در صورت داشتن پیوست یا ضمایم(. الزم به ذکر است این فرایند می تواند به صورت الکترونیکی در
  اتوماسیون اداری در سازمانها شکل گیرد. به این صورت که پیش نویس الکترونیکی توسط تایپیست یا کارشناسان
  مربوطه تهیه و با گذر از کارتابل هر کارشناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهایی که امضاء نامه می باشد.
•  ثبت اطالعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران
  دبیرخانه.
• ارسال نامه به گیرندگان برون سازمانی که از طریق پست، ایمیل، شبکه دولت، اتوماسیون اداری، فاکس، تحویل ارباب
  رجوع و یا غیره انجام می گیرد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a7/