هرچند شاید بنظر برسد که صرف هزینه یکباره برای خرید محصولی اینچنینی با هدف کاهش هزینه‌ها چندان منطقی بنظر نمی‌رسد. اما بدون شک سازمان‌ها هم در کوتاه مدت از لحاظ سهولت امور و هم در بلند مدت از لحاظ هزینه‌ای متوجه تاثیر شگرف این محصول در شرکت خواهند شد. با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها در حذف مکاتبات فیزیکی هزینه‌های کاغذ و مشتقات آن را از بین می‌برید؛ بلکه با ارائه قابلیت مدیریت فرآیندها و امور بطور خودکار و مکانیزه در سازمان، هزینه خطاهای انسانی و فرصت از دست رفته را نیز به طرز چشمگیری کاهش می دهید.
عوامل موثر بر قیمت خرید اتوماسیون اداری کدامند؟
امکانات و حجم تبادلات
اگرچه گران قیمت بودن یک اتوماسیون اداری دال بر امکانات جامع و کامل آن نیست، اما عکس این قضیه قطعا صادق خواهد بود. از امکاناتی که مستقیما بر روی جامع شدن یک سیستم اتوماسیون اداری اثر دارد میتوان به یکپارچگی سیستم در واحدهای عملیاتی گوناگون، امکان مدیریت و پیگیری امور و جلسات و دسترسی آسان، تحت وب و امن این سیستم نام برد. این نکته نباید فراموش شود که سیستمی کاراست که بتواند علاوه بر رفع نیازهای یک سازمان، در بهینه سازی فرآیندهای آن و بهبود کارایی سازمان اثر مستقیم داشته باشد.
ماژول ها
سازمان‌ها اشکال و اهداف مختلفی دارند. درست مانند تجویز یک راه حل درمانی، انتخاب امکانات لازم برای هر سازمان نیز نیاز به تخصص و تشخیص صحیح دارد. با توجه به این نکات، یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان نیازمند بخش‌ها و اصطلاحا ماژول‌های مختلفی است که متناسب با نیاز همان سازمان انتخاب شده باشد. هر کدام از این قابلیت ها و امکانات به طور مستقیم بر روی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر خواهدد داشت.
مهمترین ماژول‌های یک سیستم اتوماسیون اداری میتوان این موارد را نام برد :
سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری :
نرم افزار دبیرخانه از اصلی‌ترین ماژول‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این سیستم درگاه‌های مختلفی را برای دریافت و ارسال خودکار نامه‌ها در سازمان فراهم می‌کند. به کمک این سیستم تمامی نامه‌هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیک و امثال آن به سازمان ارسال می‌شوند در سیستم اتوماسیون ثبت و به گردش می‌آیند. امکان پاراف نویسی و ارجاع نامه‌ها در سیستم و جستجوی محتوا و نامه ها از دیگر قابلیت های با اهمیت این سیستم است.
منبع:
- ۰۱/۰۱/۱۸