در واقع نامه اداری نوشته ای است که وظیفه انتقال پیام مشخصی را بر عهده دارد که هر نامه دارای سه مشخصه شماره،تاریخ و امضاء می باشد که در صورت نبود هر کدام از مشخصه ها نامه مرود بشماره رفته و به اصطلاح بازگشت داده می شود.
استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.
یادداشت اداری چیست؟
یادداشت ها در واقع نوشته هایی است که در بین سطوح مختلف یک سازمان مبادله می شود و می تواند فاقد شماره باشد.
انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:
۱- وارده
- شخصی
- اداری
- محرمانه
۲- صادره
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- کلی سری
انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :
دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.
عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
- کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
- تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
- تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
- تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
- تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
- رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
- معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
- مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
منبع:
- ۰۱/۰۲/۱۹