- کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
- تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
- تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
- تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
- تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
- رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
- معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
- مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
- عادی
- بازکردنی
- قابل کنترل
: - دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
- ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
- پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
- ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
- در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.
علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آنها اشاره می‌شود:
- تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
- توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
- تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
- تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
- انجام امور چاپ و تکثیر
منبع:
- ۰۱/۰۳/۰۶