بخشنامه به کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، مؤسسات، شرکتهای دولتی و شرکتها، سازمانها و مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام و یا تصریح نام است و مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی که از بودجه عمومی دولت استفاده میکنند.
کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاعرسانی در جلسه هفدهم مورخ ۱۲/۸/۱۳۸۲، به استناد ماده ۵ مصوبه شماره ۷۲۲/۱۳٫ط مورخ ۲۲/۴/۱۳۸۱ شورای عالی اداری موضوع ایجاد هماهنگی در استقرار سیستمهای مکانیزه در زمینه فرآیندهای عمومی دستگاه های اجرایی، ضوابط و ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانه را به شرح پیوست تصویب نمود.
کلیه دستگاه های مشمول این بخشنامه مکلفند در تهیه سیستم دبیرخانه خود، ضوابط مذکور را رعایت نمایند.
عملیات مربوط به نامه های وارده
امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود
نامه،نوع تحویل و …
امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده، توزیعکننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان ثبت پیوستهای نامه
امکان ثبت رونوشتهای نامه
امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام
امکان خواندن نامه از طریق فایل و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس معمولی یا فکس آنلاین توسط سیستم
امکان ایجاد ارتباط ما بین نامه های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی
امکان ثبت نامه با شماره آزاد
امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده
امکان الصاق انواع ضمائم و پیوست ها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
امکان تهیه و ثبت متن هامش
امکان هامشنویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص مورد نظر قابل رؤیت باشد و یا هامش عمومی باشد)
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b6%d9%88%d8%a7%d8%a8%d8%b7-%d9%88-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%af-%d8%a7%d9%86%d8%aa%d8%b8%d8%a7%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%af%d8%a8%db%8c/
- ۰۱/۰۶/۱۷
خیلی توضیحاتون خوب بود. من از نرم افزار دبیرخانه ساده یار استفاده میکنم خیلی خوبه توصیه میکنم شما هم استفاده کنین