مدیریت اسناد:
مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امضای اوراق زائد.
سند:
سند در لغت به معنای تکیه گاه و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست. در فرهنگ اداری به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.
انواع سند از نظر ارزش :
ارزش اولیه (اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و …
ارزش ثانویه (بایگانی یا اطالعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها
زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و درصورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین مورد نیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پایان می یابد و سند دارای ارزش ثانویه می گردد.
انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
- سند رسمی : عبارت است سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صالحیت و وظایف ایشان و برطبق مقررات قانونی تنظیم می شود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …
- سند عادی : عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی باشد مانند دفاتر و اسناد تجاری (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.
سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده 1284 قانون مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته ایکه در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. منظور از نوشته ها یا خط، عالمتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.
به موجب تبصره ماده 1 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1394 ,سند عبارت است از کلیه مرسوالت، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه دارای دائم باشد.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
پرونده
مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان که به ترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است. پرونده مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگه داری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع یا مشخصات یک فرد است.