سیستم اتوماسیون اداری، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد.
در پاسخ دیگر به سوال اتوماسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، فرآیند اتوماسیون اداری می‌گویند.
تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها این سیستم تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.
در سال‌های ۱۹۸۰ میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم‌کم ظهور کرد و به‌عنوان گزینه‌ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره‌برداری بعضی شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت. اما در سال‌های ۱۹۹۰ این ابزار جدید به یکی از اولویت‌های کار اداری بدل شد. بعد از ورود به هزاره‌ی اخیر نیز این اولویت به الزام در انجام کسب‌وکار تغییر پیدا کرده است.
ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره می‌گیرند. دلایل داشتن اتوماسیون اداری بسیار می‌باشد که در ادامه به معرفی و کاربرد آن می‌پردازیم.
حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند. نرم افزار دبیرخانه یار یک اتوماسیون ابری است.
انواع اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری، عبارت‌هایی هستند که بارها شنیده ایم. اتوماسیون صنعتی، به بهره گیری از سیستم‌های مکانیکی و الکترونیکی و کامپیوتری در خط تولید گفته می‌شود.
در اتوماسیون صنعتی، هدف اصلی کاهش نیاز به دخالت انسان در کارها است. اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری که در زبان انگلیسی به آن Office automation گفته می‌شود عبارت است از ایجاد ارتباط بهینه و تسهیل شده بین بخش‌های مختلف یک سازمان و حتی خارج از سازمان.