دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روشهای تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.
نامه های اداری چیست؟
یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.
یادداشت اداری چیست؟
برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.
انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:
1- وارده
شخصی
اداری
محرمانه
2- صادره
محرمانه
خیلی محرمانه
سری
کلی سری
انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :
دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.
عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
عادی
بازکردنی
قابل کنترل
اجتماعی، صبور و خوش برخورد.
رازدار
منظم
از دانش لازم برخوردار باشد
علاقه به کار محوله داشته
از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.
علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.
وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:
دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.
علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آنها اشاره می‌شود:
تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
انجام امور چاپ و تکثیر
انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:
در سیستم متمرکز دبیرخانه:
مرحل اول کار، نامه‌های وارده:
کنترل نامه
دریافت نامه
ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
ثبت در دفتر اندکس
ارجاع به مدیر
توزیع (بین اقدام کنندگان)
مرحله دوم، نامه‌های صادره:
تهیه نامه
ثبت در اندیکاتور یا رایانه
ارسال (پست - فاکس - تلفنگرام)
سیستم متمرکز:
کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه و یا دفتر انجام می‌شود. استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای تسریع بخشیدن به کارهای اداری توصیه می شود.
موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:
تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.
سیستم نیمه متمرکز:
انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.
سیستم غیرمتمرکز:
کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.
موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:
تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.
تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.
واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.
سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.
واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.
تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.
مراحل دریافت، ارجاع و تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی
مسئول دبیرخانه سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامه‌های وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه‌های نظارت داشته باشد.
مطالعه دقیق متن نامه‌های وارده (به استثنای نامه‌های محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.
ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محل‌های تعیین شده برای مهر.
یادآوری: در بعضی از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقه‌مندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.
ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور
ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.
مدیران پس از دریافت نامه‌های مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:
مطالعه دقیق نامه‌های وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.
کنترل نامه‌های ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.
تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق:
مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:
دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.
یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.
ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :
مسئول تایپ یا مسئول دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:
1- کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ
2- ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید
3- تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
4- تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.
کنترل نامه‌ها از نظر تایپ:
با توجه به اهمیت تایپ نامه‌ها در مکاتبات اداری، کلیه نامه‌های تایپ شده طبق دستور العمل‌های صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامه‌های تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاه‌های دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:
کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده
کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده
کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه
کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامه‌ها مطابق با پیش نویس
کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه
کنترل دفتر اندیکاتور:
کلیه نامه‌ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامه‌ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.
به هر یک از نامه‌ها یک شماره اختصاص داده می‌شود.
اطلاعات کاملی از نامه‌ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیرقانونی است.
شماره گذاری نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.