یک نرم افزار اتوماسیون اداری از دو بخش تشکیل شده، بخش اول نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و بخش دوم نرم افزار کارتابل الکترونیک است.
به گزارش ایسنا، بنابراعلام دبیرخانه یگانه، وظیفه اصلی نرم افزاردبیرخانه ثبت نامه های اداری در یک سازمان و بایگانی این نامه ها است. به عبارت دیگر یک نرم افزار دبیرخانه وظیفه دارد کلیه مکاتبات ورودی به سازمان و خروجی از سازمان را مدیریت (ثبت، شماره گذاری، بایگانی و جستجو) نماید. کاربرد نرم افزار دبیرخانه برای سازمان هایی با شرایط زیر می باشد:
. شرکت هایی که تازه تاسیس هستند.
. شرکت هایی که گردش مکاتبات داخلی آنها زیاد نیست.
. شرکت هایی که پرسنل آنها زیر ۱۰ نفر است
۱. نرم افزار دبیرخانه تحت وب:
با توجه به پیشرفت تکنولوژی نیازهای کاربران هم در حال تغییر می باشد. از این رو بهترین نرم افزار دبیرخانه باید در هر مکان و زمانی در دسترس باشد و با تکنولوژی های روز سازگار باشد و با تمام مرورگرها سازگار باشد. همچنین کاربران آن به راحتی به تمام منوها و ابزارهای نرم افزار دسترسی داشته باشند.
۲. نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربر پسند:
تغییر و پیشرفت تکنولوژی باعث شد تا نرم افزارهای اداری هم تغییر و پیشرفت کنند و نرم افزارها با توجه به تکنولوژی های جدید به روز شوند. اما این تغییر و به روز شدن باید کاربری و استفاده از نرم افزار را برای کاربران ساده تر نماید.
به یکی از ویژگی های یک سیستم دبیرخانه، سادگی و کاربرپسند بودن آن است. محیط کاری کاربران در یک سیستم دبیرخانه باید بسیار ساده و کاربرپسند باشد و در عین حال بتواند تمام نیازهای کاربران را مرتفع سازد.
۳. سازگاری با موبایل و تبلت:
چرا یک سیستم دبیرخانه تحت وب بهتر است که ریسپانسیو باشد؟ چرا باید سیستم دبیرخانه و بایگانی با موبایل و تبلت سازگار باشد؟
امروزه بسیاری از کاربران با استفاده از تلفن های هوشمند خود تمام کارهای روزانه خود را انجام می دهند. بررسی و چک کردن نامه های اداری هم یکی از کارهایی است که روزانه افراد با آن سر و کار دارند. از این رو یک نرم افزار دبیرخانه تحت وب باید با انواع موبایل و تبلت ها سازگار باشد و یا دارای برنامه اختصاصی موبایل هم باشد.
۴. امکان ثبت انواع نامه های اداری:
از ویژگی های بهترین نرم افزار دبیرخانه امکان ثبت انواع نامه های اداری می باشد، طوری که بتوان نامه های وارده، نامه های صادره، نامه های داخلی، گزارشات، صورتجلسات، فرم های مرخصی و ... را در سیستم دبیرخانه ثبت نمود.
یک سیستم دبیرخانه خوب علاوه بر امکان ثبت مشخصات یک نامه (فرستنده، گیرنده، شماره نامه، تاریخ نامه، خلاصه نامه، موضوع نامه و ...) امکان نگهداری تصاویر و فایل های مختلف (PDF,Word,Excell,...) را داشته باشد.
۵. امکان جستجو و گزارش گیری از اطلاعات:
یک نرم افزار دبیرخانه ساده و خوب امکانات مناسبی را برای جستجو و گزارشگیری از اطلاعات در اختیار کاربران قرار می دهد. سیستم دبیرخانه تحت وب یگانه توانایی تهیه انواع گزارشات را دارد. همچنین کاربران می توانند گزارشات خود را در قالب های مختلف (PDF,Word,Excell,...) از نرم افزار خروجی بگیرند.
۶. امکان بایگانی نامه های اداری:
سیستم دبیرخانه یگانه توانایی بایگانی نامه های اداری، و ایجاد دسته بندی های مختلف روی مکاتبات اداری را دارد. با استفاده از بایگانی نامه ها کاربران می توانند بایگانی خود را به صورت موضوعی، الفبایی و... تنظیم نمایند.
منبع: