دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود. میتوانید با استفاده از نرم افزار دبیرخانه ساده این دفاتر را اتوماسیون سازی کنید.
دفتر اندکس (دفتر راهنمای دبیرخانه)
درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود. لذا در این گونه موارد مسئولین دبیرخانه می بایست، از روی اجبار نامه های وارده را علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور، در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری میکردند. به دفتر اندکس، دفتر راهنمای نامه های وارده یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز گفته می شود. به طور کلی دفتر اندکس نشان دهنده ورود و یا عدم ورود هر یک از نامه های وارده شماره دار به مؤسسه و یا سازمان گیرنده نامه میباشد.