ثبت مکاتبات، ارسال مراسلات و نامه رسانی از دیر باز پایه ها ی اولیه علوم اداری بوده است . دفترداری و منشیگری هنری است که درگذشته به برخی از مورخان اختصاص داشت و امروز می توان گفت که دبیرخانه قلب واحد های اداری است . بدیهی است که ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزونی یافته وکاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل است . تماس تلفنی،ارسال فاکس یا دورنویس،تلگرام و ارتباطات شبکه های کامپیوتری همه این راه امکان پذیر شده است . آموزش و استفاده صحیح از امکانات ارتباطی و پاسخگویی و ایجاد رضایت مردمی به وسیله ارتباطات مباحث دیگری است که در این مقاله به آن اشاره شده است . سیستم جامع دبیرخانه از دیرباز ساختارسازمانی اداره ها بوده و اکنون نیز یکی از ارکان اصلی شرکتها و ادارات و سازمان ها است .
تا کنون از سالهای گذشته سیستم سنتی دبیر خانه به شکل ملموس و به تدریج تغییراتی را شاهد بوده است . در سیستم سنتی در دبیر خانه امکانات و عملیات بیشتر به صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود . اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه ای و اینترنت و درپی آن سیستم دبیرخانه نیز از آنها ناثیر گرفته و در حال پیشرفت است . بدین صورت که در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه به صورت کامپیوتری و پیشرفته انجام می گیرد.
سیستم سنتی دبیر خانه :
در سیستم دبیرخانه سنتی عملیات ثبت نامه ها به شرح زیر انجام می شود .
ثبت نامه های وارده : نامه های وارده یا نامه های دریافتی و ثبت نامه های صادره به صورت دستی یا ازطریق پست،ارباب رجوع یا پیکهای مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور یا اندیکس ثبت میشود به اینصورت که شماره و تاریخ نامه همچنین موضوع در دفتر اندیکاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق میگیرد وسپس نامه را به صورت دستی در کارتابل های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رویت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از کپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسئول آنها شده و رسید گرفته می شود.
ثبت نامه های صادره : نامه های صادره ابتدا به صورت پیش نویس تهیه و به قسمت تایپ که به صورت دستی یا کامپیوتری است داده شده تا تایپ شود . پس از آن و امضاء مسئولان ذی ربط نامه در دفتر اندیکاتور ثبت شده و شماره ای به این نامه اختصاص می یابد . این قسمت از ثبت را نامه های ارسالی تشکیل می دهند که نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاکت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می گردد. داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یک نسخه کپی باید در بایگانی دبیر خانه نگهداشته شود.
نرم افزار دبیرخانه الکترونیک :
در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن برای ارسال و مراسلات به صورت غیرفیزیکی و سیستمی استفاده شده و در برنامه کار دبیرخانه ها گنجانده شده است .
مزیت نرم افزار نسبت به سیستم دستی این است که عملیات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاری و سیستمی انجام می دهد . یعنی دیگر نامه ها در دفاتر فیزیکی وارد نشده و روال کار دبیر خانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می شود .
سیستم وارده : نامه های ارسالی به شرکت در سیستم وارده ثبت می شوند بدین صورت که شماره نامه تاریخ نامه موضوع نامه وعطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت شده و سپس ذخیره می شوند متن نامه توسط اسکنر اسکن شده و در سیستم ضبط می شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن کامل چه با یک صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت شده و توسط کاربر به عنوان مورد نظر (مثلا مدیریت عامل) ارسال می شود . در همان زمان مدیریت عامل نامه را در کارتبل کامپیوتری خود باز کرده و نامه را می خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذیربط ارجاع می دهد . این عمل از ارسال فیزیکی نامه به دفاتر و یا مدیران شرکت جلوگیری کرده و با سرعت عمل بیشتری می توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روی انها انجام گیرد . سپس فیزیک نامه در دبیر خانه بایگانی می شود . عملیات انجام شده در سیستم وارده همچنین به سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط کاربر ، برای سهولت در پیدا کردن نامه برای ارباب رجوع کمک زیادی می کند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبیر خانه کل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است .
سیستم صادره : نامه های خروجی شرکت از ابتدای مرحله تایپ در سیستم اتوماسیون اداری تایپ می شود به شخص امضاء کننده ( مدیر عامل و یا مدیر امور ) ارجاع می شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودکار به کارتابل دبیرخانه ارسال می شود . پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فیزیکی روی اصل نامه ، نامه از طریق دبیر خانه پست و یا به محل مورد نظر ارسال می شود .