همانطور که پیشتر ذکر شد دبیرخانه یک واحد مهم در ادارات و سازمانها به شمار می رود. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای سازمانی و خودکار سازی فرآیندها، دبیرخانه نیز به این سمت پیش می رود. در ادامه تفاوت‌های بین دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه را بررسی می‌کنیم:
مزایا و معایب استفاده از دبیرخانه فیزیکی
در دبیرخانه فیزیکی، اطلاعات و مدارک به صورت دستی و با استفاده از کاغذ و یا مدارک چاپ شده و فایل‌های کاغذی مدیریت می‌شوند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار زمان‌بر است و به طور کلی برای مدیریت حجم انبوهی از اطلاعات مناسب نیست.
مزایا:
– این روش بسیار ساده است و بدون نیاز به دستگاه‌های الکترونیکی و نرم‌افزارهای پیچیده استفاده می‌شود.
– اطلاعات به صورت فیزیکی و قابل لمس هستند و در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات، نیازی به دسترسی به سیستم‌های رایانه‌ای ندارید.
-در دبیرخانه فیزیکی، مشتریان می‌توانند به صورت مستقیم با دفتر و دستیاران دبیرخانه تعامل داشته باشند. این امر می‌تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.
معایب:
– دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب نامفهوم ثبت شده‌اند، باعث مشکلات و موانع زیادی در فرآیندهای اداری شده‌اند. طولانی بودن مراحل ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمان‌های مختلف، ، امکان گم شدن اسناد کاغذی و دسترسی محدود و کند به دفتر مکاتبات، همه این مشکلات باعث افزایش هزینه‌های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد شده‌اند.
مشکل و وقت گیر بودن جستجوی یک سند در میان انبوه اسناد، امکان استهلاک و خرابی اسناد طی زمان و شرایط محیطی نامناسب نظیر رطوبت و گرما، احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده‌ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان، تمامی اسناد سازمان را در معرض خطر و ناامنی قرار داده‌اند.
عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه‌ها و مکاتبات سازمانی، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست‌های اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده‌ی آن در هر لحظه و عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه‌بندی شده، همگی از مشکلات دیگری هستند که با استفاده از اتوماسیون و نرم‌افزارهای دبیرخانه، به راحتی قابل حل هستند.