آنچه باید در مورد خودکارسازی اداری یا اتوماسیون اداری بدانید

اتوماسیون اداری چیست؟

تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

اتوماسیون اداری یا Office Automation عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمار ها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
در ویکی پدیای انگلیسی در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه به ویژه سیستم اتوماسیون اداری سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

وظایف و کاربردهای اتوماسیون اداری یا خودکارسازی اداری

به‌طورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفه‌ی عمده برعهده دارد: ذخیره‌ی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها، که در هریک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.

 

ذخیره‌ی اطلاعات

اولین حیطه‌ی کاری اتوماسیون اداری به ذخیره‌ی اطلاعات بازمی‌گردد. ذخیره‌ی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرم‌ها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد داده‌ها شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر یا داده‌های صفحه‌گسترده است. بسته‌های نرم‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده‌های متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نیز کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

نرم‌افزارها و برنامه‌های پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخل‌وتصرف در داده‌هایی که معمولا از طریق صفحه‌کلید به سیستم وارد می‌شود را برعهده دارند و خدمات بی‌نظیری در زمینه‌ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.

یکی از امکانات بسیار عالی این نرم‌افزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف‌نویسی، پاورقی‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارد. پس در هر بار استفاده‌ی مجدد از یک فایل تایپ‌شده لزومی به تنظیم دوباره‌ی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرم‌افزارهای جدید نشر رومیزی، به‌سادگی می‌توان نوشته‌ را با عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، جلوه‌های گرافیکی و … ترکیب کرد.

نرم‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری ابری جدید هستند. نمونه‌ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدول‌هاست. این تصاویر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت است. در نرم‌افزارهای پردازش داده‌ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه نگاه می‌شود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر به‌عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از کاربردهای گسترده‌ی برنامه‌های پردازش تصاویر در ارائه‌ها و سخنرانی‌های اداری و شرکت‌هاست. به کمک نرم‌افزارهای چندرسانه‌ای می‌توان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه‌های صفحه‌گسترده نیز به شما اجازه دست‌کاری و دخل‌و‌تصرف در داده‌های عددی را می‌دهند. از نمونه‌های اولیه این نرم‌افزارها می‌توان به «ویسیکالک»(Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرم‌افزارها فعالیت‌های رایج اداری در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور را به‌خوبی برعهده می‌گرفتند.

یکی از ویژه‌ترین کاربردهایی که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده در اختیار کاربران می‌گذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌فاکتور است. پیش‌فاکتور کردن داده‌ها باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت امور مالی، طرح‌های مالی و حسابداری کمک می‌گیرند.

 

تبادل داده‌ها

تبادل داده‌ها نیز به‌اندازه‌ی مؤلفه‌ی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیره‌سازی داده‌ها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان‌پذیر می‌کند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستم‌هایی که اجازه‌ی انتقال به‌هنگام یا فوری اطلاعات را می‌دهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته‌ی سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری الکترونیکی قرار می‌گیرند.

این سیستم‌ها نمایان‌گر طبیعت مشارکتی سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند. سیستم‌های اداری‌ای که توانایی به‌‌اشتراک‌گذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند، با عنوان گروه‌افزار نیز شناخته می‌شوند. یکی از انواع گروه‌افزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس به‌هنگام و هم‌زمان را می‌دهد.

شرکت‌کنندگان در این جلسات می‌توانند تنها به‌اندازه‌ی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستم‌های الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده می‌کنند، درحالی‌که ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه‌ی محلی رایانه‌ای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.

اثربخشی کاربردی این سیستم‌های اشتراک‌گذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات به‌عنوان گزینه‌ای در دسترس کاربران. به کمک این سیستم‌ها افراد می‌توانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستم‌ها و نرم‌افزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور می‌سازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظه‌ی مبتنی بر رایانه و مجموعه‌ای از پروتکل‌های ارتباطات شبکه‌ای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده می‌کند.

بیشتر این سیستم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامه‌ها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینه‌هایی چون ساخت پرونده‌های الکترونیک یا یادداشت‌ها، میان این نمونه و همتای قدیمی‌اش تمایز ایجاد می‌کند.

پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد می‌کند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشین‌ها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیت‌های خود برای تبادل داده‌ها هستند. برای مثال دستگاه‌های تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانه‌ای یافته‌اند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکس‌برداری) و سایر ابزارهای بی‌سیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطه‌ای ممکن می‌سازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.

 

منبع: وبلاگ یار  

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d9%86%da%86%d9%87-%d8%a8%d8%a7%db%8c%d8%af-%d8%af%d8%b1-%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%af-%d8%ae%d9%88%d8%af%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%d8%a7-%d8%a7/

آشنایی بانحوه مکاتبات اداری

ازآنجایی که نگارش نامه های اداری در ادارات وسازمانها ازاهمیت بسزایی برخوردار می باشد لذا در این قسمت جهت اطلاع ،مطالبی به اختصار درخصوص نامه نگاری اداری می آوریم :

همچنین در ابتدا لازم است اشاره کنیم به نرم افزار های سازمانی در حوزه امور اداری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ، بایگانی آنلاین و… که به افزایش راندمان کاری کمک شایانی می کنند.

۱- تعریف نامه اداری

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

 

2- مشخصات نامه اداری

ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیت دار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

 

3- یادداشت اداری

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیت دار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

 

4- اجزای نامه های اداری

هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:

الف- سرلوحه.

ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع.

ج- متن نامه.

د- مشخصات امضاء کننده.

هـ – گیرندگان رونوشت.

 

4.1 سرلوحه

به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.

 

4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.

عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.

عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.

موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.

تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

 

4.3 متن نامه

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

 

4.4  مشخصات امضاء کننده

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.

 

4.5 گیرندگان رونوشت

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.

 

منبع: وبلاگ یار

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%d8%ad%d9%88%d9%87-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/