دامنه فعالیت اداره اموراسناد

دامنه فعالیت اداره امور اسناد وسیع است و بسیاری از امور دفتری و بایگانی آنلاین سازمان را در بر می گیرد و اصول و عملیات و اقدامات مربوط را می توان به شرح زیر خلاصه نمود:

الف-انجام امور دفتری واقدامات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده به سازمان و همچنین کلیه اقدامات مربوط به نامه های صادره از سازمان

ب-مراقبت و کنترل تولید و ایجاد اسناد و اوراق که بانحوه انجام عملیات و خدمات سازمان ارتباط پیدا خواهد کرد

ج-از طریق اداره امور اسناد اوراق و اسناد با ارزش و مهم  که باید برای مدت معین و یا به طور دائم نگه داری شوند.

د-طبقه بندی و تنظیم و انتخاب سیستم بایگانی متناسب با احتیاجات و نوع عملیات سازمان با مدیریت اسناد است.

لازم به ذکر است سازمان های می توانند از سیستم های اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه ، تقویم آنلاین و… نیز استفاده کنند.

ه-محدود کردن مکاتبات اداری به اندازه احتیاج

و-تهیه فرم های چاپی برای تسهیل و تسریع کار و کاهش هزینه

ز-تهیه اطلاعات و امارهای مورد نیاز سازمان در مسائل مربوط به اموردفتری و بایگانی

ح-استفاده از وسایل و ابزار جدید برای سرعت و سهولت کار

ط-ایجاد بایگانی راکد و همکاری با سازمان اسناد ملی برای نگهداری اسناد و مدارک با ارزش و ازبین بردن اوراق زاعد

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a7%d9%85%d9%86%d9%87-%d9%81%d8%b9%d8%a7%d9%84%db%8c%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%d9%87-%d8%a7%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af/

چه نیازی به ایجاد یک اتوماسیون انبار خودکار، وجود دارد؟

این ‌مو‌ضوع که اقتصاد جهانی در حال تغییر است، موضوع پر اهمیتی نیست، درحالی که اتوماسیون انبار، سیستمی همیشگی است. دقیقا در همین زمان سال گذشته، به نظر می‌رسد که تقاضای ایالات متحده برای ظرفیت انبار، تا حد زیادی فرو نشست، اما در حال حاظر، در بحبوحه تحولات اقتصادی قابل توجه و راه اندازی مجدد زنجیره تامین، تقاضا بار دیگر افزایش یافته است.
استفاده بهینه از فضای انبار و اطمینان از کارایی، سرعت و سودآوری بیشتر در عملکرد انبار، به طور فزاینده ای به معنای روی آوردن به اتوماسیون است. نکات زیر در مورد اتوماسیون انبار مفید است. در این مقاله، قصد داریم، مفیدترین و سودمندترین فناوری‌های اتوماسیون انبار که امروزه در بازار موجود است، را به شما معرفی کنیم.

 

مزایای اتوماسیون انبار

نرم افزار انبارداری نمایانگر دوره جدیدی از بهره وری بالا و سودآوری در زنجیره تأمین است. برخی از برترین مزایا، به شرح زیر می‌باشد.

 

۱. صرفه جویی در هزینه

براساس آمار اداره کار ایالات متحده، متوسط دستمزد کارگران انبار، ۳.۷ میلیون دلار در سال است‌. این سازمان، شامل هزینه بیمه درمانی، مرخصی استحقاقی و سایر مزایا نمی‌شود.
اتوماسیون کارهای ساده و تکراری، ممکن است صرفه جویی قابل توجهی را فقط در تعدد نیروی کار انجام نمی‌دهد، بلکه از دقت بالاتر، گردش سریعتر و در کل کارایی کارآمد و هماهنگ، نیز حاصل می‌شود.

 

۲. مدل‌های کسب و کاری جدید

همانطور که گفته شد، تقاضای انبار، رو به افزایش است و اتوماسیون انبار می‌تواند به رفع این تقاضا کمک کند. بخشی از این فرصت تحت مدل‌های کسب و کاری جدید مانند انبارهای درخواستی، قرار دارد. نظارت بر انبار و ردیابی موجودی در زمان واقعی به کشف فضای ذخیره نشده انبار کمک می‌کند و سپس ارائه دهندگان را با کسانی که به این فضا نیاز دارند متصل می‌کند.
این مدل، کمی شبیه سایر مدل‌های اقتصادی اشتراکی مانند اجاره اتاق خواب اضافی یا کاناپه شبانه است. این مدل می‌تواند زندگی را برای صاحبان انبار و همچنین شرکت‌هایی که نیاز به دسترسی به امکانات و خدمات انبار دارند و نمی‌خواهند زیرساخت‌های خود را تغییر دهند، بسیار آسان کند.

 

۳. پویایی داده و پیگیری در زمان واقعی

اتوماسیون انبار بسیار حساس است، زیرا استقلال عملکردهای اساسی را در کنار جمع آوری اطلاعات در زمان واقعی برای همان فرایندها فراهم می‌کند. به طور کلی، مستند سازی کارهای تکراری و انجام وظایف سنگین فیزیکی، امری بیهوده است.
لازم به ذکر است، تسمه نقاله‌های هوشمند، ربات‌های همکار، بازوهای رباتیک، کامیون‌های پالت اتوماتیک و سایر دارایی‌ها می‌توانند داده‌های مفید برای تصمیم گیرندگان را جمع آوری کنند. این داده‌ها شامل شرایط تجهیزات، اطلاعات مربوط به بهرهوری عملیاتی و چرخه‌های نگهداری، و همچنین اطلاعات مربوط به هر فرآیند در انبار، مانند زمان چرخه، نرخ نقص و عوامل کند کننده است.

فناوری‌های پیشرو در اتوماسیون انبار کدام است؟

امروزه فناوری‌های زیادی برای انبارهای خودکار در دسترس است و بسیاری دیگر در حال توسعه هستند. در سال‌های آینده شاهد توانایی و دسترسی بیشتر این فناوری‌ها و سایر فناوری‌ها خواهیم بود.

 

۱. ابر و پردازش Edge

صنعت ۴.۰ برای دستیابی به نتایج به قابلیت پویایی و همکاری داده‌ها متکی است. سیستم‌های مدرن مدیریت انبار از رایانش ابری و Edge برای به اشتراک گذاشتن داده‌ها بین سهامداران و شرکا، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده از تجهیزات و گردش کار به صورت خودکار، تولید سفارش و تولید فاکتور، دستورالعمل‌های انتخاب و ترتیب مجدد موجودی، استفاده می‌کنند.
ابر بیانگر تحرک داده‌ها بین فرآیندها و مدیریت شرکا است. با اصلاح بیشتر این مدل، محاسبات Edge، عملکردهای تحلیلی را به حاشیه شبکه هدایت می‌کند تا شرکت‌های انبارداری بتوانند الزامات پهنای باند خود را به حداقل برسانند.
درنتیجه از انباری برخوردارید که دارای داده‌های مفید است، اما در آنجا بیشتر داده‌ها به طور خودکار پردازش می‌شوند و تا آنجا که ممکن است به منبع نزدیک می‌شوند.

 برای تاریخ میلادی به شمسی  می توانید از تقویم انلاین  استفاده کنید. 

 

۲. ماشین‌های هدایت شونده اتوماتیک

این ماشین‌ها با نام AGV نیز شناخته می‌شوند که ماشین‌های مستقلی هستند و بیشتر اوقات کمی بزرگتر از یک کامیون پالت است – که مواد یا محموله‌ها را از یک ایستگاه کاری به ایستگاه دیگر منتقل می‌کنند. این نوع ماشین‌ها به منظور محدود کردن عبورو مرور در یک مرکز و نگه داشتن کارکنان برای انجام کارهایی با عملکرد بالاتر مانند بسته بندی و حمل و نقل، به جای حمل مواد ایده آل هستند.
متغیرها و شرایط فردی ممکن است از یک مرکز به یک مرکز دیگر متفاوت باشد، اما درک ROI بالقوه برای AGV غیرممکن نیست. پس از یک دوره تعادل دو ساله، تسهیلاتی با ۱۵ اپراتور لیفتراک می‌تواند ۹۰۰۰۰۰ دلار در سال صرفه جویی در هزینه‌های کارگر، علاوه بر مزایای بهره وری و ایمنی داشته باشد.
چشم‌انداز ماشین و فناوری‌های مسیر‌یابی در مدت زمان کوتاهی مسیری طولانی را طی کرده‌اند و باعث شدند که ماشین‌ها و سایر ربات‌های مشترک در کنار کارگران انسانی مستقر شوند.

 

۳. تگ‌های RFID

با توجه به مقرون به‌صرفه‌تر‌شدن تگ‌های RFID در سال‌های اخیر، انبارهای بیشتری، تگ‌ها را به عنوان جایگزینی برای بارکد و شناسه‌های چاپی در نظر گرفته‌اند که مزایای آن می‌تواند قابل توجه باشد. اولین مورد این است که تگ‌های RFID می‌توانند در بسته‌بندی‌ها تعبیه شوند، در نتیجه کمتر در معرض دستکاری، لایه‌لایه‌شدن، سیاه‌شدن یا دیگر انواع آسیب‌ها قرار می‌گیرند که می‌تواند بارکد برچسب را غیرقابل خواندن کند.
با استفاده از تگ‌های RFID برای حمل و نقل، پالت، کارتن‌های حمل و نقل یا حتی دیگر کالاها، کارمندان، نیازی به رسیدگی و اسکن هر قطعه ندارند. در عوض، RFID با عملکرد گسترده به انبارها این امکان را می‌دهد تا هنگام عبور از نوار نقاله، حتی محموله‌های بزرگ را هم‌زمان اسکن کنند، در نتیجه کارآیی و قابل مشاهده‌بودن فهرست موجودی در زمان واقعی را فراهم می‌کند.
با استفاده از تگ‌های RFID ،کنترل خودکار و نگهداری سوابق، می‌توان کنترل نقص و صرفه‌جویی در هزینه را با یک راه حل فراهم کرد. برخی از مطالعات موردی، کاهش ۹۶‌درصدی زمان مورد نیاز برای شمارش چرخه را نشان می‌دهد و برخی دیگر ۹۰‌درصد پیشرفت در زمان دریافت فرآیند را نشان می‌دهد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d9%87-%d9%86%db%8c%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%db%8c%d8%ac%d8%a7%d8%af-%db%8c%da%a9-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d9%86%d8%a8%d8%a7%d8%b1-%d8%ae%d9%88/

سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

این که در سازمانی از مدیریت تا پرسنل بپذیرند که روش ­های قدیمی پاسخگوی نیازهای امور اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اطلاعات باید از روش ­های جدید هم چون سیستم اتوماسیون اداری با کاربری وب استفاده نمایند چرا که موجب می شود شاهد مدیریت بهتر و نظم در کارهای خود بشوند. سازمان­ ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت­ های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب هیچ محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این خود مهمترین ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام و بررسی کارهای اداری دسترسی داشت. تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری به ساده ترین حالت ممکن در هر شرایطی و از همه جا به دلیل پرتابل بودن و خودکار سازی فرآیند مکاتبات اداری، موجب سرعت و تسهیل ثبت و دسترسی به بایگانی نامه ­ها می شود و در نهایت شاهد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب منسجم با طراحی کارآمد و بهینه عملیات اداری خواهیم بود.

 

مزایای تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

بررسی ­های انجام شده دراغلب شرکت­ ها نشان می دهد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان سیستم اتوماسیون تحت وب جهت ارائه به موقع پاسخ به طرف­ های تجاری و غیرتجاری، و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمان­ها شده است. 

 

در هر کجا که شما باشید تنها با دسترسی داشتن به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی پیدا کند و از دیگر مزیت اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید. به طور کلی مزیت های اتوماسیون شامل موارد زیر می باشد

:

1. مدیریت اسناد و نامه­ های الکترونیکی

2. شماره دهی اتوماتیک اسناد

3. جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف شده

4. یادآوری وظایف و جلسات

5. تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری

6. امکان دریافت و ارسال ایمیل

7. امکان تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه و …

 

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور مستقیم

مزایایی که روی نقدینگی شرکت تاثیر مستقیم دارند و قابل اندازه گیری می باشند و همچنین باعث صرفه جویی در زمان انجام کار و افزایش بازدهی خروجی می شود، جزء مزایای تحت وب سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب محسوب می شوند و به صورت مستقیم شامل مزایای زیر می باشد :

 

 

• افزایش کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات

• کاهش فعالیت ­های مازاد نظیر نگهداری و بایگانی اسناد

• کاهش فعالیت­ های غیر ضروری

• افزایش امنیت و صحت اطلاعات

• کنترل بهتر بر روی انجام کار با وجود تقسیم کار

• حداقل کار برای تبدیل اطلاعات به فرمت­ های تصویری و نوشتاری

• مدیریت  بهتر پرسنل به کمک امکاناتی نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور

 

مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به طور غیر مستقیم

 

بر خلاف بررسی نتایج کوتاه مدت در مزایای مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، مزایای اتوماسیون اداری بطور غیر مستقیم غیر کمی می باشد و نتایج سودآوری و رشد آن به صورت بلند مدت بررسی و موجب غنی شدن سازمان می شود. به طور کلی از مزایای غیر مستقیم سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توان اشاره کرد به :

 

• کاهش وابستگی جهت امور ارتباطی به سازمان­ های دیگر

• افزایش کنترل و نظارت بر انجام کار بین سازمانی

• مشاهده افزایش رضایت شغلی کارکنان

• ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان

• افزایش رقابت و عکس العمل به فرصت ­ها و فشاره

• کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …

 

منبع:

https://www.businesssoftware.ir/news/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7-%D9%88-%D9%85%D8%B9%D8%A7%DB%8C%D8%A8-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C

 

چالش‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نقشه راه بازمهندسی

در طول سال‌های متمادی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری همواره در حال تغییر بوده‌اند؛ چراکه مفاهیم حوزه اتوماسیون اداری متناسب با نیازهای سازمان‌های بهره‌بردار دستخوش تغییر و تحول شده‌اند.

بیشتر تغییرات نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را قابلیت‌های مورد نیاز سازمان‌های مشتری تشکیل داده‌اند. همزمان با تغییرات، باگ‌های نرم‌افزاری رفع و تغییرات رفتاری کوچک و بزرگ مشتری در نرم‌افزارها اعمال شده‌‌اند. این تغییرات تا آنجا بوده که برخی قابلیت‌ها به صورت وب سرویس در اختیار سایر نرم‌افزارهای سازمان‌های مشتری قرار گرفته‌اند.
با گسترش استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در شرکت‌های بزرگ، ساختارهای دولتی و ملی تلاش‌های بسیاری برای افزایش کارایی این ابزار و استفاده همزمان آنها توسط کاربران صورت گرفته است؛ مثلا برخی از اصلی‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزارها بر روی پلتفرم موبایل ارائه شده است.
اهمیت نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ضریب نفوذ آنها در سازمان‌های مشتری موجب شد تا به عنوان نخستین محصول برای بازمهندسی در پلتفرم دیدگاه ۵ انتخاب شوند. با اجرای این عملیات و ایجاد رفتارهای متفاوت بر روی ماژول‌های مختلف، برخی از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه برای استقرار در هر نوع سازمانی آماده شد‌اند و سایر نرم‌افزارها نیز به تدریج در دستور کار بارمهندسی قرار گرفته‌اند.

دیدگاه ۵ و چالش‌های ما

انجام این تغییرات و عملیات گوناگون بر روی نرم‌افزارها که در طول این سال‌ها رخ داده‌اند، چالش‌های بسیاری را برای آنها به همراه دارند که آنها را می‌توان در چند سطح مجزا معرفی کرد:

 

• کدهای منبع:

مواجه نرم‌افزار با انبوهی از خطوط کد که بسیار پیچیده شده، توسعه پذیری را کُند و نگهداشت آن را بسیار پر هزینه کرده یک چالش جدی است. پخش شدن قواعد و رفتارهای نرم‌افزار در لایه‌های مختلف، به وجود آمدن متدهایی با کارهای تقریبا یکسان که به علت نیاز به پشتیبانی از پلتفرم‌های مختلف در واقع موازی کاری انجام می‌دهند عوامل پدیدآورنده این چالش‌اند.

 

• چسبندگی کدها:

چسبندگی کدهای هر بخش به سایربخش‌ها به علت معماری قدیمی و طولانی شدن زیاد متدها به دلیل پشتیبانی از رفتارهای مختلف سازمان‌های مشتری.

این دو موضوع از جمله چالش‌هایی هستند که همواره باعث می‌شوند که تغییر در هر قابلیت، پیچیدگی‌ها را افزایش دهد. از طرف دیگر نیاز است تا هر تغییر کوچکی در مجموعه‌ای از کدها به جای یک قسمت از کد تغییر ایجاد کند. این مشکلات و چالش‌ها اجتناب‌ناپذیر هستند و می‌توان گفت همیشه وجود دارند.
در سطح قابلیت‌های نرم‌افزاری، نگهداشت این ویژگی‌ها در پلتفرم‌های مختلف بسیار پرهزینه می‌شود. رفع یک باگ کوچک یا تغییر در یک رفتار، لایه‌های پایینی قابلیت‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد و در تمامی لایه‌های بالایی ارائه دهنده خدمات اثرگذار خواهد بود بنابراین باید همواره تلاش کنید تا این تاثیرات به صورت کنترل شده ادامه پیدا کنند.

از طرف دیگر در زمان افزودن قابلیت جدید باید خدمات آن قابلیت را در تمامی پلتفرم‌هایی که پشتیبانی می‌کنید، ارائه دهید که این امر، طراحی و پیاده‌سازی هر قابلیت جدیدی را مشکل می‌کند.

در سطح پلتفرم‌های پشتیبانی چالش‌ها بیشتر تکنولوژیک هستند. پلتفرم‌های مختلف در قابلیت‌هایی که به تیم تولید می‌دهند و تکنولوژی‌های مورد استفاده از یکدیگر متمایزند. دنیای وب سرویس‌ها بسیار با دنیای وب‌فرم‌ها متفاوت است و باعث می شود که تیم‌های تولید در ارائه راه حل‌های مسائل دچار محدودیت شوند.

یک مشکل نرم‌افزاری برای همه این پلتفرم‌ها یک شکل است؛ اما نمی‌توان یک راه حل را برای این مشکل در همه این پلتفرم‌ها ارائه داد؛ بنابراین در زمان حل مسائل حتما باید یک راه حل در ازای هر پلتفرم ایجاد شود. این امر باعث پیچیدگی بیشتر، توسعه‌پذیری کمتر و افزایش هزینه نگهداشت می‌شود.
در رفتارهای نرم‌افزاری همواره با مجموعه‌ای از رفتارهای متفاوت برای پشتیبانی انواع سازمان‌ها مواجه‌‌اید. در زمان تغییر یک رفتار، همواره باید نگران تاثیرات آنها بر روی سایر رفتارهای قابل پشتیبانی سیستم باشید. هر تغییر رفتار کوچکی، تاثیرات بزرگی بر روی رفتار سازمانی مشتریان دارد؛ بنابراین همواره باید برای نگهداشت رفتارهای گذشته تلاش کنید.

چالش دیگر این است که بعضی از رفتارها در برخی سازمان‌های مشتری منسوخ شده و در برخی دیگر همچنان در حال استفاده است. مجموعه زیادی از پیچیدگی‌ها به دلیل متفاوت بودن رفتارهای مشتریان در طول زمان به نرم‌افزار اضافه می‌شوند که توسعه‌پذیری آن‌ها را کاهش می‌دهند.
یادتان باشد که تکنولوژی‌ها همیشه یک قدم از ما جلوترند. هر روز در دنیا تکنولوژی‌هایی در حوزه نرم‌افزار تولید می‌شوند که یک مساله نرم‌افزاری را حل می‌کنند.

وقتی نرم‌افزارها به مرور توسعه می‌یابند تکنولوژی‌های استفاده شده در تولید آن‌ها مطمئنا بعد از ۱۵ سال منسوخ شده‌اند؛ بنابراین نرم‌افزار از مجموعه‌ای تکنولوژی‌ استفاده می‌کند که ترکیبی از تکنولوژی‌های قدیمی و جدید است. پشتیبانی از تکنولوژی‌های قدیمی و جدید در حل مسائل، چند دستگی ایجاد می‌کند و عاملی برای کاهش توسعه‌پذیری و هزینه بالای نگهداشت می‌شود.

 

 بازتعریف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

چالش بزرگ برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری رایگان، ظهور مفاهیم جدید در هر یک از ماژول‌های اداری است. در شرایطی که تعاریف مربوط به شیوه مدیریت وظایف سازمانی تغییر کرده است، مفهوم رفتار رسمی در رابطه با پیام به شدت دچار بازتعریف جدید شده و سازمان‌ها به مساله سرعت انجام عملیات به طوریکه بار رسمی و اداری امور حفظ شود، اهمیت ویژه می‌دهند، بازتعریف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اجتناب‌ناپذیر است.

نیاز به تعامل‌های غیررسمی بر روی موجودیت‌های رسمی‌تر باعث شده است که به عنوان مثال در حوزه اتوماسیون اداری مفاهیمی مثل ارجاع به یک نامه در قابل Mention کردن یک فرد در محیطی تعاملی و یادداشت گذاری‌های کوتاه روی موجودیت‌ها انجام شود. اینگونه مفاهیم و تعاریف تغییر یافته که بر اساس تحولات بنیادی فرهنگ‌های سازمانی رخ می‌دهند، چالش‌های بعدی در نرم‌افزارها را رقم می‌زنند.

این چالش‌ها برای تمامی نرم‌افزارها بعد از گذشت ۱۵سال اجتناب‌ناپذیرست. نرم افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه نیز از این مساله مستثنی نیستند.
تنها راه برون رفت از این چالش‌ها بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای برطرف کردن تمامی پیچیدگی‌های بوجود آمده، پشتیبانی از رفتارهای جدید و بازتعریف مفاهیم سازمانی است؛ به طوریکه نرم‌افزار مجدد احیا شود و با آینده‌نگری نسبت به رفتارهای آتی، دوباره به چرخه توسعه‌پذیری و نگهداری باز گردد.

وجود همه این چالش‌ها و آگاهی نسبت به آنها موجب شد تا از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه برای بازمهندسی نرم‌افزارها آغاز شود که هدف کلی آن در کنار رفع مشکلات فعلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب، نگاه به آینده و استفاده از تکنولوژی‌های آینده است.
نگاه متفاوت به تحولات آینده،بهره‌مندی از تکنولوژی‌های برتر و معماری جدیدی که پروژه زاگرس طرح‌ریزی شده است، زمینه بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری و رفتار موجودیت‌های آنها را در چارگون فراهم کرده است.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%a7%d9%84%d8%b4%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af/

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست ؟

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟ برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر هستند؟ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا BPMS؟ نوآوری در کسب و کار در جنبه‌های مختلفی بروز می‌کند. برای ایجاد تحول در نظام کسب و کار باید فرآیندها و فعالیت‌های روزانه مورد بازنگری قرار گیرند. راه حل مدرن برای افزایش بهره‌وری و کاهش ناکارآمدی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار BPMS است.

در مجموعه مقالات اتوماسیون اداری فراگستر سعی شده اطلاعات جامعی درباره مزایای این راهکار برای کسب و کارهای بزرگ یا حتی شرکت‌های کوچک و استارآپ ها ارائه شود. با شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS می توانید ابزار و راهکار مناسب برای شرکت خود را بیابید. اولین گام برای دانستن تفاوت‌ها ایجاد درک و شناخت درست نسبت به هر یک از این ابزارها و یافتن وجوه اشتراک و عملکرد آن‌ها است.

 

مزایای اصلی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار، کاربران را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری یک شرکت یا سازمان را طراحی، مدل، پیاده‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل کنند. هر فرآیند یک گروه یا مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا وظیفه‌ای را سریع و راحت به انجام برسانید. مدیریت حساب، درخواست مشتری، گزارش هزینه، مدیریت فاکتور، مدیریت پروژه و.. تنها برخی از فرآیندهای کسب و کار هستند که می توانید در نرم‌افزار BPMS آن را تحلیل و طراحی نمایید. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی حداکثری است.

 

در مجموع می‌توان شش مزیت برای نرم‌افزار BPMS در نظر گرفت:

• کاهش هزینه‌ها
• بهبود پاسخگویی
• به حداقل رساندن ناکارآمدی
• افزایش تعامل با مشتریان
• ارائه مزایای رقابتی
• رونق و چابکی در کسب و کار

 

نرم‌افزار BPMS چگونه باعث بهبود فرآیند کسب و کار می‌شود؟

برای شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS لازم است که قابلیت‌ها و عملکرد یک BPMS را به روشنی درک کنید. جهت یادگیری نرم‌افزار BPMS و ثبت نام در دوره‌های آموزشی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها می توانید به آکادمی فراگستر مراجعه کنید. با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS می‌توانید ۷ گام برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار را تجربه کنید:

 

مدلسازی فرآیند کسب و کار:

ایجاد و تست فرآای چندگانه و گردش کار در یک سازمان با استفاده از ابزار طراحی بصری

 

مدیریت گردش کار:

طراحی، تست و پیاده‌سازی جریان‌های پیچیده با ادغام ارتباطات بین اعضای سازمان، سیستم‌ها و داده‌ها

 

راه‌اندازی بسته قوانین کسب و کار:

طراحی قوانین و شرایط کسب و کار برای هر فرآیند موجود در سازمان به صورت مجزا

 

همکاری:

ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را شامل می‌شود.

 

یکپارچگی و ادغام:

مشابه آنچه در نرم‌افزارهایی نظیر MS SharePoint وجود دارد.

 

تولید فرم:

ایجاد فرم‌های وب زیبا بدون نیاز به حتی یک قطعه کد برنامه‌نویسی

 

تجزیه و تحلیل:

تعریف پارامترها و سهولت در اجرای بلادرنگ هر فرآیند

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS ازنظر عملکرد

با نگاهی اجمالی به فواید BPMS می‌توان به تشابه آن با مزایای سیستم اتوماسیون اداری پی برد. اما عامل اصلی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در عملکرد آن‌ها نهفته است. خودکارسازی جریانات قابل پیش‌بینی و تکراری سازمان در قالب بستر نرم‌افزاری تعریفی است که در مقالات اتوماسیون اداری به عنوان عملکرد این ابزار ذکر می‌شود. در واقع بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی مکاتبات در سازمان است. از طرفی درخواست خدمات، سفارشات خرید، درخواست‌های مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه در یک سازمان هستند که می توان براحتی به مکانیزه کردن آنها با BPMS پرداخت.

سازمان‌ها دارای فرآیندهای بیشماری هستند این فرآیندها یک سری جریان‌های قابل پیش‌بینی و تکراری را دنبال می‌کنند. اتوماسیون اداری با مکانیزم کردن و خودکارسازی عملیات خسته‌کننده روزانه، به روند اداری سرعت و سهولت می‌بخشد. در عمل نرم‌افزار اتوماسیون اداری و به صورت ویژه‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار گذاشتن یک میز کار، کارتابل و تعریف دبیرخانه به مکاتبات داخل سازمانی و مدیریت منابع اطلاعاتی نظم داده و آن را از خطای انسانی مصون می‌دارد.

 

اتوماسیون اداری یا BPMS ؟!

• یک نرم‌افزار BPMS در واقع بخش کوچکی از جریان مدیریت فرآیند کسب و کار است.
• اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار موازی برای افزایش بهره‌وری سازمان به شمار می‌روند.
• اولین قدم برای خودکارسازی وظایف در سازمان، اتوماسیون اداری و دومین قدم استفاده از BPMS است.
• اتوماسیون اداری تبدیل روند سنتی و دستی مکاتبات سازمانی به مدل خودکار است.
• BPMS ابزاری برای طراحی، مدلسازی و پیاده‌سازی فرآیندهای سازمان به نحوی بهینه در قالب فرم‌ها می‌باشد.

 

کلام آخر:

اکنون با توجه به مطالب فوق تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS آشکار است. اگر قصد دارید سازمان خود را از لحاظ بازدهی بهبود ببخشید؛ پیشنهاد می‌شود ابتدا از نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی استفاده کرده و در مرحله بعد با شناخت فرآیندها و جریان‌های کاری سازمان، اقدام به طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها از طریق نرم‌افزار BPMS نمایید.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-bpms-%d8%af%d8%b1-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/

نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها | مزایای اتوماسیون اداری

در این مقاله سعی داریم به بررسی نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر سازمان‌ها بپردازیم. در دنیایی که روز‌به‌روز در تکنولوژی پیشرفته‌تر می‌شود نمی‌توان تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری را نادیده گرفت و سازمان‌ها را همچنان به سبک قدیمی اداره کرد.

 

چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری آن‌جا مشخص می‌شود که، این روزها مردم زمان زیادی را در محل کارخود می‌گذرانند. محیط اداری باید به صورتی باشد که کارکنان در آن احساس راحتی داشته باشند، زیرا محیط کار به طور مستقیم بر بهره‌وری کارکنان اثر می گذارد. در دهه‌های اولیه پیشرفت تکنولوژی، در بهترین حالت، دستگاه فکس و یک ماشین تحریر در ادارات وجود داشت. امروزه انواع کامپیوتر و لپ‌تاپ و همچنین آی‌پد در ادارات دیده ‌می‌شود که همه این‌ها باید به وسیله یک اتوماسیون و شبکه داخلی به یکدیگر متصل باشند تا کار را برای مشتری و کارکنان آسان کنند، همچنین توانایی کارکنان را برای ارتباط بیشتر با یکدیگر تقویت کند. در دنیای امروز، دفاتر فناوری اطلاعات، خودکار هستند و نیاز به یک محیط پیشرفته تکنولوژیکی و شفاف دارند. پس اتوماسیون اداری به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا شفاف‌تر شوند. تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر انواع زمینه‌های سازمان را بررسی می‌کنیم.

اخیرا فناوری رایانه با نام اتوماسیون برای وظایف و مراحل اداری به‌کار گرفته شده‌است. این فناوری نه تنها به بر افزایش بهره‌وری، بلکه در تغییر ماهیت کار اداری در کل سیستم تاثیر دارد. در این مطلب سعی داریم تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان و چرایی اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را بررسی کنیم. طبق تحقیقاتی که بر دانشگاه علوم‌پزشکی زاهدان توسط آقایان، یعقوبی و سرگزی انجام شد، نشان داد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تاثیر زیادی بر تعالی سازمان دارد و همچنین اتوماسیون اداری تاثیر خوبی بر روی نگاه مشتری و جامعه به سازمان نیز داشته‌است. در این عصر مدرن سازمان‌ها چاره‌ای جز اجرای سیستم‌های کامپیوتری، فناوری اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته ندارند. آینده دنیا به کسانی تعلق دارد که بتوانند مزایا یا معایب این سیستم‌ها را تشخیص دهند و با استفاده از تجربه‌های دیگران، همگام با تکنولوژی پیش بروند. یکی از دلایلی که استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان‌ها با اهمیت جلوه می‌دهد، افزایش بهره‌وری کارمندان و امور اداری است.

 

 

تاثیر بهره‌وری در امور اداری به شرح زیر است:

• استفاده بهتر از نیروی کار، همراه با کاهش تعداد کارکنان
• استفاده بهتر و بهینه از زمان
• کیفیت بهتر در مدیریت برای تصمیم‌گیری
• افزایش بهره‌وری به دلیل عملکرد بهتر افراد
• اثر بخشی بهتر با استفاده از اطلاعات قابل دسترسی درباره سازمان

به طور کلی دلایل اهمیت و مزایای تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری به ۲ دسته تقسیم می‌شود:

فواید مستقیم: که شامل افزایش تولید محصولات و بهره‌وری و ممانعت از هدر رفتن زمان است. چنین فوایدی معمولا قابل اندازه‌گیری است.

فواید غیرمستقیم: این فواید بیشتر کیفی است و از طریق سودآوری و رشد بلند مدت، سازمان را تعالی می‌بخشد.

این دلایل و بسیاری از دلایل مستقیم و غیرمستقیم دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان نشان می‌دهد، که کاملا غیرقابل انکار است.به طور کلی سازمان‌های که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند توانایی رقابتی بیشتری دارند.

نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمانی

متاسفانه تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمان اکثرا نادیده گرفته می‌شود. در صورتی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روابط و ارتباطات درون سازمانی امری انکار ناشدنی است، خیلی از اوقات کارمندان از پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار در اداره ترس دارند و این می‌تواند به دلیل نداشتن آگاهی و آموزش کافی باشد. به طور کلی تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات بر کسی پوشیده نیست و این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین افرادی که در سطوح بالا یا استراتژیک قرار دارند تا زمانی که درگیر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نشوند، تحت تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار نمی‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل انتقال اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از زمان کاری، در ارتباط با جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها صرف می‌شود. یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری، توانایی برقراری و انتقال آسان اطلاعات، به فردی است که به آن نیاز دارد و این برتری آشکار سیستم اتوماسیون را نسبت به کانال‌های سنتی نشان می‌دهد. خدمات سنتی می‌تواند کند باشد و نامه‌ها به موقع به دست گیرنده نرسد. همچنین یادداشت‌های درون سازمانی یا جلسات در بعضی مواقع نیاز به یک سیستم یکپارچه دارد. مثلا یک نامه در سیستم از نویسنده به میز کار مدیری که می‌خواهد آن را بررسی و امضا کند می‌رود. و همه این‌ها تحت تاثیر یک سیستم خودکار پیشرفته از جمله ایمیل، اینترنت، پست صوتی، شبکه محلی و…شکل می‌گیرد

 

 

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات برون سازمانی با استفاده از پروتکل ECE.

پروتکل ECE چیست و چه وظیفه‌ای دارد؟

برای شروع و فهم بیشتر این عنوان، ابتدا پروتکل ECE را با هم بررسی می‌کنیم.
پروتکل ECE که به آن پروتکل مکاتبات الکترونیک نیز می گویند. این پروتکل مدت زمانی پس از محبوب شدن سیستم‌های اتوماسیون و نامه‌نگاری الکترونیکی، درون سازمان شکل گرفت. با توجه به اینکه شرکت‌ها مجبور بودند برای تبادل اطلاعات بین سازمانی خود از همان روش سنتی کاغذی استفاده کنند، کم کم شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون به این فکر افتادند که پروتکل‌ مکاتبات الکترونیک بین سازمانی نیز ایجاد کنند. پروتکل ECE به همین منظور شکل گرفت و شرکت‌های تولیدکننده اتوماسیون در توافقی که برای ساخت این پروتکل انجام‌دادند، تصمیم بر آن شد که فایلی با فرمت XML ساخته‌ شود که برای هر دو طرف فرستنده و گیرنده قابل خواندن باشند و برای ایجاد ارتباط مکاتبات الکترونیکی، نرم‌افزار اتوماسیون شرکت‌ها باید به پروتکل ECE مجهز باشند. این پروتکل باعث افزایش سرعت ارتباطات بین سازمانی شد و کیفیت این ارتباطات را افزایش داد.

 

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران

مدیران برای اتخاذ تصمیم درست در سازمان نیاز به اطلاعات دقیق مرتبط، به هنگام و سریع دارند. به طور کلی اطلاعات و آگاهی درست مانع از اتخاذ تصمیم‌گیری غلط خواهد شد. در سازمان‌های سنتی مدیر قادر نبود در مدت زمان کم و سریع تصمیمات درست را برای سازمان اتخاذ کند. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری این آگاهی و اطلاعات دقیق به سرعت توسط نرم‌افزار ساخته و در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. رایانه دقت، سرعت و صحت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد و سرعت، دقت و صحت کار در سازمان نیز افزایش پیدا می‌کند.

 

 

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان:

این مطلب بر تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهره‌وری کارکنان به عنوان تاثیر مستقیم یاد می‌کند. استفاده از اتوماسیون سبب کاهش تکرار کار، کنترل وظیفه و افزایش سطح مهارت کارکنان می‌شود، به این صورت که اتوماسیون و سیستم خودکار سبب می‌شود کارکنان اشتباه کمتری داشته‌ باشند و مجبور نشوند کار خود را تکرار کنند. همچنین مدیر و کارمند می‌توانند به روی کار اشراف داشته باشند و بر درستی آن نظارت کنند و مهارت آنان هنگام استفاده از سیستم خودکار افزایش پیدا می‌کند که همین امور منجر به بهره‌وری بیشتر آنان برای سازمان خواهد شد. هرچه کارمندان توانایی بیشتری در کار خود داشته باشند کیفیت و بهره‌وری افزایش می‌یابد که این امر به وسیله تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری میسر است.

 

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر افزایش رضایت ‌مندی ارباب‌رجوع

امروزه در سازمان‌ها بر تکریم ارباب‌رجوع بسیار تاکید می‌شود. در هر سازمانی سعی بر این است که رضایت مشتری جلب شود. یکی از مقوله‌هایی که در میزان اثربخشی یک سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، رضایت مشتریان است. با وجود سیستم اتوماسیون اداری، بسیاری از سازمان‌ها و مشتریان به دور از کاغذبازی و با سرعت هرچه تمام‌تر می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته‌ باشند و همین امر موجب سرعت پاسخگویی به مشتریان می‌شود که نشان‌دهنده تاثیر مثبت اتوماسیون اداری بر رضایت ارباب‌رجوع و محبوبیت سازمان می‌شود.

 

نتیجه

به طور کلی، استفاده از اتوماسیون اداری، برتری سازمان را افزایش می‌دهد و تفاوت قابل توجهی بین قبل و بعد از استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد، به این معنی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر سازمان، تاثیری مثبت و قابل توجه است و موجب برتری سازمان می‌شود. همچنین بهره‌وری و کیفیت خروجی سازمان را افزایش داده و سازمان را در محیط رقابتی با دیگر سازمان‌ها قرار می‌دهد. به طوری که سازمان‌هایی با سیستم سنتی آرام آرام از گردونه رقابت خارج می‌شوند و جای خود را به سازمان‌هایی همگام با تکنولوژی خواهند داد.

 

منبع:

https://yeganehsoft.com/%D9%86%D9%82%D8%B4-%D9%88-%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/

تفاوت های میان MIS و ERP

امروزه فناوری در کسب و کار مدرن، به امری ضروری تبدیل شده است. به منظور تغییر دیجیتالی مدل‌های کسب و کار، مفاهیم و عملکردهای تجاری، شرکت‌ها دائما به دنبال فناوری‌های نوآورانه، سیستم‌های مدیریت بهتر و نرم افزارهای کاربر پسند هستند. سیستم‌های پیشرفته و نظارت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نه تنها در بازار داخلی بلکه در سطح جهانی بتوانند با یکدیگر، رقابت کنند. طیف گسترده ای از اصطلاحات در حوزه نرم افزار مدیریت سازمانی باعث ابهام در برخی مفاهیم شده است. در این مقاله، تفاوت بین اصطلاحات MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) را بررسی خواهیم کرد و سعی داریم امکان تشخیص این اصطلاحات را فراهم کنیم.

 

هر دو سیستم MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) داده‌های کسب و کار را مدیریت کرده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات داده محور اتخاذ کنند. با این حال، این دو سیستم بایکدیگر کمی تفاوت دارند. بنابراین، در این مقاله، شما با برخی شباهت‌ها و تفاوت‌های بین MIS و ERP آشنا خواهید شد. قبل از بیان تفاوت‌ها و شباهت‌های MIS و ERP ، ابتدا به تعریف این دو می‌پردازیم.

از جمله نرم افزار های سازمانی که به بالا بردن راندمان کاری کمک می کنند می توان به مواردی مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و… اشاره کرد.

 

MIS چیست؟

MIS ، یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه داده متمرکز است که اطلاعات مربوط به بخش‌های سازمان را ذخیره می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا از این اطلاعات برای مدیریت جریان کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده و تولید گزارش، استفاده کنند. مفهوم اساسی MIS پردازش داده‌های یک سازمان و ارائه آن‌ها در قالب یک گزارش در فواصل منظم است.

 

هدف اصلی پیاده سازی سیستم‌ های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد کسب وکار و افزایش سودآوری آن است. تصمیمات مربوط به پیاده سازی MIS معمولاً توسط مدیران ارشد فناوری یا اطلاعات اتخاذ می‌شود.

در ادامه به عملکردهای اصلی MIS اشاره شده است:

 

جمع آوری اطلاعات:

فرآیند جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این قسمت شامل: جمع آوری اطلاعات از سبک زندگی مشتری، سایت‌های تجارت الکترونیکی، خرید جهانی، چک کردن شخصی، خروجی یک یا چند سیستم مانند فروش، امور مالی، تجزیه و تحلیل بازار، عملیات و غیره و همچنین از سایت‌های رسانه‌های اجتماعی، می‌باشد.
 

 

ذخیره سازی اطلاعات:

تمام داده‌ها در یک پایگاه داده یا در فایل‌های داده جمع آوری می‌شوند. این داده‌ها همچنین در رسانه‌های مختلف مانن ، (DVDها، سخت درایوها و غیره) نیز ذخیره می‌شوند. برنامه‌های مبتنی بر ابر، داده‌ها را بر روی سرورهای مجازی ذخیره می‌کنند.
پردازش داده‌ها. تبدیل تمام داده‌ها به اطلاعات معنی دار، همان چیزی است که پردازش داده نامیده می‌شود که یکی از عملکردهای مهم MIS است.
 

 

توزیع اطلاعات و داده‌ها:

از آنجا که توزیع اطلاعات، یک ضرورت است، توزیع اطلاعات و داده های مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب خود یک مزیت رقابتی نیز محسوب می شود. اطلاعات می‌تواند به صورت گزارش، تصویر، پیام، فایل، فیلم یا صدا باشد. برای تسهیل مقایسه، اطلاعات به صورت نمودار یا جدول ارائه می‌شوند.
 

 

پیش بینی:

با کمک آمار مدرن، MIS می‌تواند کسب و کار را با استفاده از تاریخچه داده‌ها به عنوان مرجع، پیش بینی کند.

 

برنامه ریزی:

گزارش‌ها براساس نیازهای شرکت تولید می‌شوند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری را قبل از شروع کار، ارائه کند.
کنترل: MIS در نظارت و ردیابی عملیات در برابر برنامه‌های سازمانی کمک می‌کند. انحراف بین عملیات و برنامه‌های سازمان برای اعمال کنترل مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.

همانطور که در بالا ذکر شد، MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) عملکردهای مختلفی دارد که مدیریت را قادر می‌سازد تا به طور موثر و کارآمد عمل کند.

ERP به چه معنی است؟

نرم افزار ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. یک سیستم بزرگ است که به سازمان‎ها اجازه می‌دهد اطلاعات خود را به درستی مدیریت کنند و همچنین اشتراک گذاری اطلاعات، برنامه ریزی کسب و کار و غیره را تسهیل بخشند. به عبارت دیگر، این همان چیزی است که ما آن را سیستم مدیریت اطلاعات‌ (MIS) می‌نامیم و اگر بپرسید “آیا ERP بخشی از MIS است؟” قطعاً می‌توانیم بگوییم که هست. طبق ویکی پدیا، سیستم ERP زیرمجموعه MIS است.

برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم مبتنی بر رایانه است که عملکردهای مختلفی مانند موجودی، حسابداری، مدیریت موجودی، منابع انسانی و غیره را با هم یکپارچه می‌کند. در ادامه به عملکردهای اصلی سیستم‌های ERP اشاره شده است:

 

• حسابداری:حسابداری یکی از عملکردهای اصلی نرم افزار ERP است که برای مدیریت حساب‌های دریافتنی و قابل پرداخت، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالیاتی و نظارت بر زمان کار در نظر گرفته شده است. ابزارهای حسابداری، دید زمان واقعی از سیستم‌های مالی را برای کارمندان فراهم می‌کند.
• تولید:ERP، یک رابط واحد برای مدیریت فرایندهای تولید مانند تولید، خرید، بودجه بندی، برنامه ریزی و پیش بینی فراهم می‌کند.
• مدیریت ارتباط با مشتری تعامل با مشتری را تسهیل می‌کند و روابط با تأمین کنندگان و فروشندگان را مدیریت می‌کند.
• نظم و ساختار را پیرامون کسب و کار، برقرار می‌کند.هوش تجاری از فعالیت‌های اداری پشتیبانی می‌کند. ابزارهای BI فرآیندهای داده را در سیستم ERP ضبط و تحلیل می‌کنند.

 

رابطه‌ی بین ERP و MIS

با تعریف شرایط هر دو سیستم، به راحتی می‌توانیم نقش MIS را در ERP درک کنیم. همانطور که در بالا اشاره شد، راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات است. تفاوت اصلی بین این دو سیستم به شرح زیر است:
ERP به صورت کلی درباره اتوماسیون جریان کار و فرآیندهای حسابداری است . ERP در حال برنامه ریزی است. کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و اتخاذ تصمیمات در حوزه توسعه را پیش بینی می‌کند.
MIS به صورت کلی درباره گزارش است .MIS در حقیقت همان اطلاعات است. اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع آوری، ذخیره و سازماندهی می‌کند.

از مهم‌ترین تفاوت های بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• سیستم‌ های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و یکپارچه هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
• سیستم های ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
• بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به حساب می‌آید.
• ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
• تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%db%8c%d8%a7%d9%86-mis-%d9%88-erp/

تاثیر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها

چرا استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اهمیت دارد؟

ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور ارائه راهکارهایی یکپارچه در زمینه فناوری اطلاعات بوده است. همواره حجم بالای مکاتبات و گردش نامه های اداری و همچنین اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداری معضلی برای این ارگان ها بوده است.هرگونه ضعف در سیستم مکاتبات اداری موجب می شود نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژی بالا مواجه شویم بلکه هزینه های بسیار بالایی را متحمل شده و در عین حال کارایی کمتری را نیز بدست آوریم.

پیاده سازی راهکارهای سازمان های الکترونیک در سازمان ها و ادارات به شکل اصولی، آنها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد. این امر ضمن مشارکت در حفظ هر چه بیشتر محیط زیست، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل می کند.

در ادامه به برخی از مهمترین تاثیرات پیاده سازی این سیستم ها بر روی سازمان‌ها می‌پردازیم.

 

تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی

یکی از بدیهی ترین و با اهمیت ترین امور در سازمان ها ارتباطات است. نمی توان از تاثیر فناوری اطلاعات بر روی ارتباطات در سازمان ها و تغییراتی که در سازمان ها ایجاد کرده است چشم پوشی کرد. با توجه به افزایش وسیع تعاملات درونی و بیرونی سازمان ها، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمان ها، نظارت بر ارتباطات، بررسی پیشرفت کارها و مواردی از این قبیل چالش های جدید سازمان ها هستند. منبعد مدیریت و رسیدگی به این حجم از امور به روش های سنتی، خارج از توان مدیران خواهد بود.

فناوری اطلاعات راهکارهای تازه ای برای حل این چالش ها پیش روی سازمان ها و مدیران قرار داده است. نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمان هاست. این سیستم در کنترل گردش اطلاعات، سازمان ها را یاری می دهد. این سیستم با ابزارهای متنوع ارتباطی مانند ارسال، دریافت و ارجاع نامه ها و دستورالعمل ها، پیام های شخصی، و نامه های الکترونیکی به بهبود ارتباطات در سازمان ها کمک شایانی می کند.

اتوماسیون اداری به تمامی سیستم های الکترونیکی ای خطاب می شود که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان ها را برقرار و یا تسهیل می کنند. با توجه به اینکه حجم انبوهی از امور روزمره سازمان ها امور دفتری هستند میتوان گفت تمامی کاربران در هر سطحی از سازمان با آن سروکار دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری در حوزه امور دفتری و درنتیجه ارتباطات مکتوب خدمت بزرگی کرده است.

از مهمترین تاثیرات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ارتباطات سازمانی می توان به کاهش هزینه مسافرت ها و طی مسافت های طولانی، ارتباطات به موقع و بهتر، نگهداری بهتر سوابق و … اشاره کرد.

 

تاثیر استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران

هیچ سازمانی نمی تواند خود را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکم اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم گیری مدیران اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است. بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند.

تحقیقات نشان داده است با در نظر گرفتن متغیرهایی مانند نامه های صادره، وارده، ادراک و ساعات استفاده از این سیستم ها، سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش صحت، دقت و بهنگام بودن تصمیم گیری های مدیرات اثر مستقیم و مثبت دارد.

 

تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر افزایش بهره‌وری کارکنان

انسان ها از گذشته های دور در اندیشه ی استفاده مفید، کارآ و اثربخش از منابع، توانایی ها و امکانات محدود و در دسترس خود بوده اند. با پیشرفت و پیچیده تر شدن ارتباطات، سازمان ها برای حفظ منابع ورودی خود دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود نهایت استفاده را داشته باشند. در محیط پر رقابت امروزی استفاده از سیستم های اطلاعاتی و در نتیجه ی آن اتوماسیون های اداری اهمیتی دوچندان پیدا کرد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث افزایش محصول یا بازده می شود. همچنین این سیستم ها موجب صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود. بکارگیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز در کنترل امور وو سازماندهی پرسنل نقش چشمگیری دارد. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل برای نظارت بر جریان کار بین ادارات،، افزایش اثربخشی کارکنان و رضایت شغلی آنها نیز از دیگر اثرات پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان هاست.

در آخر باید بگوییم که تحقیقات نشان داده است سرمایه گذاری بیشتر بر روی فناوری اطلاعات و سیستم های اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر بازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی داشته است و سازمان هایی که همگام با این تغییرات حرکت نکنند متحمل زیان خواهند شد.

 

منبع:

https://www.faragostar.net/%D8%AA%D8%A7%D8%AB%DB%8C%D8%B1-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7/

چرا باید از اتوماسیون استفاده کنیم ؟

امروزه اجرای امور دبیرخانه به روش سنتی، جای خود را به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری داده است تا هم در وقت صرفه‌جویی شود و هم این‌که امورات جاری سازمان یا شرکت، با دقت بیشتری انجام شود. گروه نرم افزار کاران برتر ایران با بهره‌گیری از متخصصان برجسته‌ی نرم‌افزار و افراد باسابقه در امور نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب طراحی نموده تا نه‌تنها در وقت خود صرفه‌جویی کنید بلکه هیچ‌گونه کاغذ یا زونکن در امورات جاری خود استفاده نکنید. در سیستم سنتی دبیرخانه، هنگامی‌که نیاز به جستجوی پرونده‌ای داشتید، این کار به‌کندی انجام می‌شد و کارمند دبیرخانه مجبور به جستجو در بین هزاران هزار زونکن و کاغذ بود که باعث تلف شدن وقت، سررفتن حوصله مشتری و بسیاری مشکلات دیگر می‌شد اما شما با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب، قادر به جستجوی سریع پرونده موردنظر در دبیرخانه خواهید شد. این بسترپاسخی مناسبی به نیازها(بایگانی،ارسال نامه و...) سازمان ها می دهد و می تواند با کاهش مصرف کاغذ،رویت لحظه ای نامه ها ،افزایش سرعت جستجو و پیگیری نامه ها سازمان ها را در بالا بردن راندمان کاری همراهی کند. ما بر این عقیده هستیم که فروش نرم افزار بدون پشتیبانی با کیفیت و با سرعت نمی تواند راه حلی مناسب برای رشد و شکوفایی باشد از این رو با ایجاد سیکلی مناسب سعی بر از بین بردن مشکلات احتمالی در سریع ترین زمان ممکن را داریم که این امر جزء مشخه های بارز این گروه می باشد. در انتها امیدواریم با ارتقای سطح علمی و تجربی خود بتوانیم به محصولی کامل و بی نقص تر از حال ارائه دهیم و در ساختن ایرانی پرتوان و باشکوه،نقش کوچک خود را به بزرگی ایفا کنیم و پرچمدار کشورمان ایران در عرصه های بین الملی باشیم و در این راه نیاز به حمایت و پشتیبانی شما در جهت ساختن زیرساخت هایی قابل اعتماد و امن داریم.

تاثیر خودکارسازی فرآیند اداری بر رشد سازمان چگونه است؟

چرا خودکار سازی فرآیندهای اداری لازم است؟

در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.

مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.

تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.

این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.

 

نقش قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در رشد سازمان چیست؟

جامع ترین و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور یعنی فراگستر، ابزاری برای استفاده بهینه از وقت در سازمان ها ست. راهکارهای خودکار سازی ای که این سیستم به سازمان ها ارائه می دهد علاوه بر تاثیر شگرف بر سرعت انجام فرآیندها در سازمان، حذف مکاتبات کاغذی و صرفه جویی در هزینه ها، روشی اصولی برای مدیریت بر فرآیندهای کاری در سازمان است.

نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم مکانیزه ی مکاتبات تحت وب به سازمان ها ارائه می کند که عملیات گردش نامه ها را یکپارچه می کند. خدمات این سیستم به همین جا ختم نشده و فراگستر با تعبیه امکانات کم نظیری مثل سامانه تخصصی دبیرخانه، پشتیبانی از دستگاهها و مرورگرهای گوناگون، پشتیبانی از سرویس فاکس و ایمیل، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی، گفتگوی آنلاین و درون سازمانی، ابزار گزارش ساز حرفه ای و ده ها امکان و قابلیت کاربردی دیگر جایگاه خود را نسبت به تمامی نمونه های مشابه متمایز و برتر کرده است.

همچنین، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر، توانسته اوج تجربه و تخصص ما را در مدیریت کسب و کار به نمایش بگذارد. یک سیستم BPMS واقعی راهکاری اصولی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار به سازمان ارائه می کند تا در دستیابی به اهداف و اجرای ماموریت هایش به بهترین شکل ظاهر شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری و اثر آن بر افزایش بهره وری کارکنان

یکی از مهمترین منابع هر سازمان منابع انسانی آن است. از این رو مدیریت منابع انسانی سازمان ها امری انکار ناپذیر برای اثربخشی آنهاست. شرکت مهندسی فراگستر علاوه بر ارائه ی نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراگستر که نقشی مهم در تحول و توسعه منابع انسانی سازمان دارد؛ با طراحی سایر سیستم ها توانسته در افزایش نرخ بهره وری این منبع مهم سازمان ها نقشی اساسی داشته باشد.

در ادامه بخش هایی از سازمان ها را که سیستم اتوماسیون اداری بر آنها تاثیر گذاشته را ذکر میکنیم و تاثیر آن بر بهره وری نیروی انسانی را نشان می دهیم :

دبیرخانه :

نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه فراگستر تمامی عملیات مربوط به دبیرخانه، از فرآیندهای ثبت نام گرفته تا ارجاع و بایگانی را بصورت یک مجموعه ی یکپارچه اجرا و مدیریت می کند. این سیستم، کلیه عملیات و ابزارهای لازم برای ورود یا خروج یک نامه، مانند فکس، مودم، اسکنر، قلم نوری و … را به صورت یکجا فراهم کرده و با این کار نقش فیزیکی نیروی کار را به حداقل می رساند. این کار نه تنها راه حلی برای قانون پارکینسون در سازمان هاست، بلکه به درستی در راستای بهره وری مدنظر مدیران سازمان ها حرکت می کند.

 

مدیریت جلسات :

در گذشته مسئولیت برنامه ریزی قرارهای کاری و ثبت و پیگیری برنامه های طرح شده در جلسات بر عهده ی یک شخص در سازمان بود. این روش نه تنها زمان زیادی را از نیروی انسانی میگرفت بلکه احتمال خطا و فراموشی نیز در آن وجود داشت. سیستم اتوماسیون اداری با ثبت، نگهداری و پیگیری برنامه ریزی های لازم برای جلسات در سازمان و همچنین نگهداشت مستندات آن مدیریت این امور را به بهترین نحو بر عهده می گیرد.

 

مکاتبات درون و برون سازمانی :

بخش زیادی از هزینه های مصرفی در سازمان ها هزینه های مربوط به کاغذ و متعلقات آن است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی میگیرد. این مساله نیز به خوبی به کمک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر حل شده است. ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط درون و بیرون سازمان ضروریست و بهینه سازی آن به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر اثری چشمگیر بر سازمان ها خواهد داشت. بعلاوه به دلیل تحت وب بودن این سیستم دسترسی و پیگیری آن سریعتر و آسان تر از هر روش دیگری خواهد بود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%ab%db%8c%d8%b1-%d8%ae%d9%88%d8%af%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d9%81%d8%b1%d8%a2%db%8c%d9%86%d8%af-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1-%d8%b1%d8%b4%d8%af-%d8%b3/