شرح وظایف دبیرخانه:

•  نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه
•  تفکیک و توزیع نامه ها
•  گرفتن فاکس و فاکس نامه ها
•  تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی
•  تایپ بخشنامه ها و یادداشتها
•  تایپ احکام پرسنلی
•  حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
•  تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
•  نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
•  پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
•  ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه تحت وب
•  نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
•  انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد

ذکر این نکته ضروری است که در نرم افزار دبیرخانه ساده علاوه بر نامه ها، نشریات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارک زیر نیز ثبت و شماره می شوند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%a7%d8%ad%d8%af-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

واحد دبیرخانه

رسالت واحد:

دبیرخانه آنلاین واحد سازمانی مشخصی است که عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد ونظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده وصادره را درداخل وخارج مرکز را تقبل می نماید.

 

اهم فعالیت های قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها

پرسنل تحت پوشش:

– نامه رسان: آقای غلامرضا سعادت

– بایگان: خانم زهره حاجیوند

 

فرایندهای واحد دبیرخانه:

1) ثباتی:

دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس

 

2) نامه رسانی:

که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:

1. توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)
2. تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و … ارسال

(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و … جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز

 

3) امور تایپ:

تایپ و ویرایش انواع نامه های صادره مرکز شامل صورتجلسات، کمیته ها، نامه های ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و…

 

4) بایگانی:

جمع آوری سوابق مکاتبات روزمره، کلاسه زدن، و بایگانی نمودن اسناد و سوابق مربوط، پی گیری سوابق، پاسخگوئی به مسئولین و ارباب رجوع در خصوص تهیه سوابق

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%a7%d8%ad%d8%af-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

دبیرخانه الکترونیکی

کارتابل هوشمند

نرم افزار دبیرخانه آنلاین و کارتابل هوشمند به سازمان های پراکنده اجازه می دهد که در محیطی کارا و پویا با هم به تبادل اطلاعات بپردازند. با استفاده از  سیستم دبیرخانه رایگان سازمان های ماتریسی می توانند بر اساس نمودار سازمانی و نمودار پروژه ای مکاتبات را انجام دهند و افراد با هم گفتگو نمایند. بعلاوه دفاتر مختلف دبیرخانه سازمان در مکان های جغرافیایی متفاوت می توانند به تبادل نامه و اطلاعات بپردازند.

مشخصات سیستم کارتابل هوشمند و  نرم افزار دبیرخانه:

• ثبت، مدیریت و گزارش گیری از نامه های داخلی، نامه های وارده و نامه های صادره
• کارتابل هوشمند مدیران پروژه، مدیران بخش
• امکان بحث و گفتگوی سازمانی
• ارجاعات نامه بر اساس ارتباطات سازمانی و پروژه ای
• گردش نامه در سازمان بر اساس چارت پروژه و چارت سازمانی
• ارتباط افراد سازمان بر اساس رده های سازمانی و پروژه ای
• صدور نامه بر اساس رده های سازمانی
• امکان جستجوی جامع نامه ها با رعایت حق دسترسی
• تعریف مهلت پاسخگویی برای نامه ها و اخطارهای دیرکرد
• تولید اتوماتیک اسناد Word از روی اطلاعات جمع آوری شده نامه

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9%db%8c/

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست ؟

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟ برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر هستند؟ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا BPMS؟ نوآوری در کسب و کار در جنبه‌های مختلفی بروز می‌کند. برای ایجاد تحول در نظام کسب و کار باید فرآیندها و فعالیت‌های روزانه مورد بازنگری قرار گیرند. راه حل مدرن برای افزایش بهره‌وری و کاهش ناکارآمدی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار BPMS است.

در مجموعه مقالات اتوماسیون اداری فراگستر سعی شده اطلاعات جامعی درباره مزایای این راهکار برای کسب و کارهای بزرگ یا حتی شرکت‌های کوچک و استارآپ ها ارائه شود. با شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS می توانید ابزار و راهکار مناسب برای شرکت خود را بیابید. اولین گام برای دانستن تفاوت‌ها ایجاد درک و شناخت درست نسبت به هر یک از این ابزارها و یافتن وجوه اشتراک و عملکرد آن‌ها است.

 

مزایای اصلی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار، کاربران را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری یک شرکت یا سازمان را طراحی، مدل، پیاده‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل کنند. هر فرآیند یک گروه یا مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا وظیفه‌ای را سریع و راحت به انجام برسانید. مدیریت حساب، درخواست مشتری، گزارش هزینه، مدیریت فاکتور، مدیریت پروژه و.. تنها برخی از فرآیندهای کسب و کار هستند که می توانید در نرم‌افزار BPMS آن را تحلیل و طراحی نمایید. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی حداکثری است.

 

در مجموع می‌توان شش مزیت برای نرم‌افزار BPMS در نظر گرفت:

• کاهش هزینه‌ها
• بهبود پاسخگویی
• به حداقل رساندن ناکارآمدی
• افزایش تعامل با مشتریان
• ارائه مزایای رقابتی
• رونق و چابکی در کسب و کار

 

نرم‌افزار BPMS چگونه باعث بهبود فرآیند کسب و کار می‌شود؟

برای شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS لازم است که قابلیت‌ها و عملکرد یک BPMS را به روشنی درک کنید. جهت یادگیری نرم‌افزار BPMS و ثبت نام در دوره‌های آموزشی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها می توانید به آکادمی فراگستر مراجعه کنید. با استفاده از یک نرم‌افزار BPMS می‌توانید ۷ گام برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار را تجربه کنید:

 

مدلسازی فرآیند کسب و کار:

ایجاد و تست فرآای چندگانه و گردش کار در یک سازمان با استفاده از ابزار طراحی بصری

 

مدیریت گردش کار:

طراحی، تست و پیاده‌سازی جریان‌های پیچیده با ادغام ارتباطات بین اعضای سازمان، سیستم‌ها و داده‌ها

 

راه‌اندازی بسته قوانین کسب و کار:

طراحی قوانین و شرایط کسب و کار برای هر فرآیند موجود در سازمان به صورت مجزا

 

همکاری:

ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را شامل می‌شود.

 

یکپارچگی و ادغام:

مشابه آنچه در نرم‌افزارهایی نظیر MS SharePoint وجود دارد.

 

تولید فرم:

ایجاد فرم‌های وب زیبا بدون نیاز به حتی یک قطعه کد برنامه‌نویسی

 

تجزیه و تحلیل:

تعریف پارامترها و سهولت در اجرای بلادرنگ هر فرآیند

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS ازنظر عملکرد

با نگاهی اجمالی به فواید BPMS می‌توان به تشابه آن با مزایای سیستم اتوماسیون اداری پی برد. اما عامل اصلی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در عملکرد آن‌ها نهفته است. خودکارسازی جریانات قابل پیش‌بینی و تکراری سازمان در قالب بستر نرم‌افزاری تعریفی است که در مقالات اتوماسیون اداری به عنوان عملکرد این ابزار ذکر می‌شود. در واقع بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی مکاتبات در سازمان است. از طرفی درخواست خدمات، سفارشات خرید، درخواست‌های مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه در یک سازمان هستند که می توان براحتی به مکانیزه کردن آنها با BPMS پرداخت.

سازمان‌ها دارای فرآیندهای بیشماری هستند این فرآیندها یک سری جریان‌های قابل پیش‌بینی و تکراری را دنبال می‌کنند. اتوماسیون اداری با مکانیزم کردن و خودکارسازی عملیات خسته‌کننده روزانه، به روند اداری سرعت و سهولت می‌بخشد. در عمل نرم‌افزار اتوماسیون اداری و به صورت ویژه‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار گذاشتن یک میز کار، کارتابل و تعریف دبیرخانه به مکاتبات داخل سازمانی و مدیریت منابع اطلاعاتی نظم داده و آن را از خطای انسانی مصون می‌دارد.

 

اتوماسیون اداری یا BPMS ؟!

• یک نرم‌افزار BPMS در واقع بخش کوچکی از جریان مدیریت فرآیند کسب و کار است.
• اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار موازی برای افزایش بهره‌وری سازمان به شمار می‌روند.
• اولین قدم برای خودکارسازی وظایف در سازمان، اتوماسیون اداری و دومین قدم استفاده از BPMS است.
• اتوماسیون اداری تبدیل روند سنتی و دستی مکاتبات سازمانی به مدل خودکار است.
• BPMS ابزاری برای طراحی، مدلسازی و پیاده‌سازی فرآیندهای سازمان به نحوی بهینه در قالب فرم‌ها می‌باشد.

 

کلام آخر:

اکنون با توجه به مطالب فوق تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS آشکار است. اگر قصد دارید سازمان خود را از لحاظ بازدهی بهبود ببخشید؛ پیشنهاد می‌شود ابتدا از نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی استفاده کرده و در مرحله بعد با شناخت فرآیندها و جریان‌های کاری سازمان، اقدام به طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها از طریق نرم‌افزار BPMS نمایید.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-bpms-%d8%af%d8%b1-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/

تفاوت های میان MIS و ERP

امروزه فناوری در کسب و کار مدرن، به امری ضروری تبدیل شده است. به منظور تغییر دیجیتالی مدل‌های کسب و کار، مفاهیم و عملکردهای تجاری، شرکت‌ها دائما به دنبال فناوری‌های نوآورانه، سیستم‌های مدیریت بهتر و نرم افزارهای کاربر پسند هستند. سیستم‌های پیشرفته و نظارت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نه تنها در بازار داخلی بلکه در سطح جهانی بتوانند با یکدیگر، رقابت کنند. طیف گسترده ای از اصطلاحات در حوزه نرم افزار مدیریت سازمانی باعث ابهام در برخی مفاهیم شده است. در این مقاله، تفاوت بین اصطلاحات MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) را بررسی خواهیم کرد و سعی داریم امکان تشخیص این اصطلاحات را فراهم کنیم.

 

هر دو سیستم MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) داده‌های کسب و کار را مدیریت کرده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات داده محور اتخاذ کنند. با این حال، این دو سیستم بایکدیگر کمی تفاوت دارند. بنابراین، در این مقاله، شما با برخی شباهت‌ها و تفاوت‌های بین MIS و ERP آشنا خواهید شد. قبل از بیان تفاوت‌ها و شباهت‌های MIS و ERP ، ابتدا به تعریف این دو می‌پردازیم.

از جمله نرم افزار های سازمانی که به بالا بردن راندمان کاری کمک می کنند می توان به مواردی مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و… اشاره کرد.

 

MIS چیست؟

MIS ، یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه داده متمرکز است که اطلاعات مربوط به بخش‌های سازمان را ذخیره می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا از این اطلاعات برای مدیریت جریان کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده و تولید گزارش، استفاده کنند. مفهوم اساسی MIS پردازش داده‌های یک سازمان و ارائه آن‌ها در قالب یک گزارش در فواصل منظم است.

 

هدف اصلی پیاده سازی سیستم‌ های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد کسب وکار و افزایش سودآوری آن است. تصمیمات مربوط به پیاده سازی MIS معمولاً توسط مدیران ارشد فناوری یا اطلاعات اتخاذ می‌شود.

در ادامه به عملکردهای اصلی MIS اشاره شده است:

 

جمع آوری اطلاعات:

فرآیند جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این قسمت شامل: جمع آوری اطلاعات از سبک زندگی مشتری، سایت‌های تجارت الکترونیکی، خرید جهانی، چک کردن شخصی، خروجی یک یا چند سیستم مانند فروش، امور مالی، تجزیه و تحلیل بازار، عملیات و غیره و همچنین از سایت‌های رسانه‌های اجتماعی، می‌باشد.
 

 

ذخیره سازی اطلاعات:

تمام داده‌ها در یک پایگاه داده یا در فایل‌های داده جمع آوری می‌شوند. این داده‌ها همچنین در رسانه‌های مختلف مانن ، (DVDها، سخت درایوها و غیره) نیز ذخیره می‌شوند. برنامه‌های مبتنی بر ابر، داده‌ها را بر روی سرورهای مجازی ذخیره می‌کنند.
پردازش داده‌ها. تبدیل تمام داده‌ها به اطلاعات معنی دار، همان چیزی است که پردازش داده نامیده می‌شود که یکی از عملکردهای مهم MIS است.
 

 

توزیع اطلاعات و داده‌ها:

از آنجا که توزیع اطلاعات، یک ضرورت است، توزیع اطلاعات و داده های مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب خود یک مزیت رقابتی نیز محسوب می شود. اطلاعات می‌تواند به صورت گزارش، تصویر، پیام، فایل، فیلم یا صدا باشد. برای تسهیل مقایسه، اطلاعات به صورت نمودار یا جدول ارائه می‌شوند.
 

 

پیش بینی:

با کمک آمار مدرن، MIS می‌تواند کسب و کار را با استفاده از تاریخچه داده‌ها به عنوان مرجع، پیش بینی کند.

 

برنامه ریزی:

گزارش‌ها براساس نیازهای شرکت تولید می‌شوند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری را قبل از شروع کار، ارائه کند.
کنترل: MIS در نظارت و ردیابی عملیات در برابر برنامه‌های سازمانی کمک می‌کند. انحراف بین عملیات و برنامه‌های سازمان برای اعمال کنترل مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.

همانطور که در بالا ذکر شد، MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) عملکردهای مختلفی دارد که مدیریت را قادر می‌سازد تا به طور موثر و کارآمد عمل کند.

ERP به چه معنی است؟

نرم افزار ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. یک سیستم بزرگ است که به سازمان‎ها اجازه می‌دهد اطلاعات خود را به درستی مدیریت کنند و همچنین اشتراک گذاری اطلاعات، برنامه ریزی کسب و کار و غیره را تسهیل بخشند. به عبارت دیگر، این همان چیزی است که ما آن را سیستم مدیریت اطلاعات‌ (MIS) می‌نامیم و اگر بپرسید “آیا ERP بخشی از MIS است؟” قطعاً می‌توانیم بگوییم که هست. طبق ویکی پدیا، سیستم ERP زیرمجموعه MIS است.

برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم مبتنی بر رایانه است که عملکردهای مختلفی مانند موجودی، حسابداری، مدیریت موجودی، منابع انسانی و غیره را با هم یکپارچه می‌کند. در ادامه به عملکردهای اصلی سیستم‌های ERP اشاره شده است:

 

• حسابداری:حسابداری یکی از عملکردهای اصلی نرم افزار ERP است که برای مدیریت حساب‌های دریافتنی و قابل پرداخت، حقوق و دستمزد، گزارش‌های مالیاتی و نظارت بر زمان کار در نظر گرفته شده است. ابزارهای حسابداری، دید زمان واقعی از سیستم‌های مالی را برای کارمندان فراهم می‌کند.
• تولید:ERP، یک رابط واحد برای مدیریت فرایندهای تولید مانند تولید، خرید، بودجه بندی، برنامه ریزی و پیش بینی فراهم می‌کند.
• مدیریت ارتباط با مشتری تعامل با مشتری را تسهیل می‌کند و روابط با تأمین کنندگان و فروشندگان را مدیریت می‌کند.
• نظم و ساختار را پیرامون کسب و کار، برقرار می‌کند.هوش تجاری از فعالیت‌های اداری پشتیبانی می‌کند. ابزارهای BI فرآیندهای داده را در سیستم ERP ضبط و تحلیل می‌کنند.

 

رابطه‌ی بین ERP و MIS

با تعریف شرایط هر دو سیستم، به راحتی می‌توانیم نقش MIS را در ERP درک کنیم. همانطور که در بالا اشاره شد، راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات است. تفاوت اصلی بین این دو سیستم به شرح زیر است:
ERP به صورت کلی درباره اتوماسیون جریان کار و فرآیندهای حسابداری است . ERP در حال برنامه ریزی است. کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و اتخاذ تصمیمات در حوزه توسعه را پیش بینی می‌کند.
MIS به صورت کلی درباره گزارش است .MIS در حقیقت همان اطلاعات است. اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع آوری، ذخیره و سازماندهی می‌کند.

از مهم‌ترین تفاوت های بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• سیستم‌ های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و یکپارچه هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
• سیستم های ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
• بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به حساب می‌آید.
• ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
• تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%db%8c%d8%a7%d9%86-mis-%d9%88-erp/

تاثیر خودکارسازی فرآیند اداری بر رشد سازمان چگونه است؟

چرا خودکار سازی فرآیندهای اداری لازم است؟

در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.

مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.

تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.

این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.

 

نقش قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در رشد سازمان چیست؟

جامع ترین و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور یعنی فراگستر، ابزاری برای استفاده بهینه از وقت در سازمان ها ست. راهکارهای خودکار سازی ای که این سیستم به سازمان ها ارائه می دهد علاوه بر تاثیر شگرف بر سرعت انجام فرآیندها در سازمان، حذف مکاتبات کاغذی و صرفه جویی در هزینه ها، روشی اصولی برای مدیریت بر فرآیندهای کاری در سازمان است.

نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم مکانیزه ی مکاتبات تحت وب به سازمان ها ارائه می کند که عملیات گردش نامه ها را یکپارچه می کند. خدمات این سیستم به همین جا ختم نشده و فراگستر با تعبیه امکانات کم نظیری مثل سامانه تخصصی دبیرخانه، پشتیبانی از دستگاهها و مرورگرهای گوناگون، پشتیبانی از سرویس فاکس و ایمیل، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی، گفتگوی آنلاین و درون سازمانی، ابزار گزارش ساز حرفه ای و ده ها امکان و قابلیت کاربردی دیگر جایگاه خود را نسبت به تمامی نمونه های مشابه متمایز و برتر کرده است.

همچنین، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر، توانسته اوج تجربه و تخصص ما را در مدیریت کسب و کار به نمایش بگذارد. یک سیستم BPMS واقعی راهکاری اصولی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار به سازمان ارائه می کند تا در دستیابی به اهداف و اجرای ماموریت هایش به بهترین شکل ظاهر شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری و اثر آن بر افزایش بهره وری کارکنان

یکی از مهمترین منابع هر سازمان منابع انسانی آن است. از این رو مدیریت منابع انسانی سازمان ها امری انکار ناپذیر برای اثربخشی آنهاست. شرکت مهندسی فراگستر علاوه بر ارائه ی نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراگستر که نقشی مهم در تحول و توسعه منابع انسانی سازمان دارد؛ با طراحی سایر سیستم ها توانسته در افزایش نرخ بهره وری این منبع مهم سازمان ها نقشی اساسی داشته باشد.

در ادامه بخش هایی از سازمان ها را که سیستم اتوماسیون اداری بر آنها تاثیر گذاشته را ذکر میکنیم و تاثیر آن بر بهره وری نیروی انسانی را نشان می دهیم :

دبیرخانه :

نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه فراگستر تمامی عملیات مربوط به دبیرخانه، از فرآیندهای ثبت نام گرفته تا ارجاع و بایگانی را بصورت یک مجموعه ی یکپارچه اجرا و مدیریت می کند. این سیستم، کلیه عملیات و ابزارهای لازم برای ورود یا خروج یک نامه، مانند فکس، مودم، اسکنر، قلم نوری و … را به صورت یکجا فراهم کرده و با این کار نقش فیزیکی نیروی کار را به حداقل می رساند. این کار نه تنها راه حلی برای قانون پارکینسون در سازمان هاست، بلکه به درستی در راستای بهره وری مدنظر مدیران سازمان ها حرکت می کند.

 

مدیریت جلسات :

در گذشته مسئولیت برنامه ریزی قرارهای کاری و ثبت و پیگیری برنامه های طرح شده در جلسات بر عهده ی یک شخص در سازمان بود. این روش نه تنها زمان زیادی را از نیروی انسانی میگرفت بلکه احتمال خطا و فراموشی نیز در آن وجود داشت. سیستم اتوماسیون اداری با ثبت، نگهداری و پیگیری برنامه ریزی های لازم برای جلسات در سازمان و همچنین نگهداشت مستندات آن مدیریت این امور را به بهترین نحو بر عهده می گیرد.

 

مکاتبات درون و برون سازمانی :

بخش زیادی از هزینه های مصرفی در سازمان ها هزینه های مربوط به کاغذ و متعلقات آن است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی میگیرد. این مساله نیز به خوبی به کمک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر حل شده است. ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط درون و بیرون سازمان ضروریست و بهینه سازی آن به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر اثری چشمگیر بر سازمان ها خواهد داشت. بعلاوه به دلیل تحت وب بودن این سیستم دسترسی و پیگیری آن سریعتر و آسان تر از هر روش دیگری خواهد بود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%ab%db%8c%d8%b1-%d8%ae%d9%88%d8%af%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%d9%81%d8%b1%d8%a2%db%8c%d9%86%d8%af-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%a8%d8%b1-%d8%b1%d8%b4%d8%af-%d8%b3/

ورشکستگی انواع مختلفی دارد که هر نوع از آن ها اثرات و حکم های ویژه به خود را دارا است.

هنگامی که یک تاجر ورشکسته می شود، تعیین این که کدام یک از انواع ورشکستگی رخ داده است، بر عهده دادگاه مربوطه می باشد.

عوامل زیادی باعث ورشکستگی می شوند که از جمله آن ها می توان به عدم داشتن مدیریت درست در زمینه های مختلف امور اشاره کرد که با استفاده از نرم افزار هایی مانند نرم افزار اتوماسیون آنلاین، حسابداری ابری، دبیرخانه و… راندمان این امور را بالا برد.

 

 

انواع ورشکستگی:

آگاهی با انواع ورشکستگی کمک شایانی برای تاجران گرامی خواهد بود.

 

ورشکستگی عادی:

نوعی از ورشکستگی است که نتیجه اتفاقات عادی، فعالیت ها و اتفاقات پیش بینی نشده می باشد و در این شرایط در فعالیت های تاجر کوتاهی و تقلبی مشاهده نشده است. لازم به ذکر است که در این نوع ورشکستگی، تاجر ورشکسته شامل هیچ وظیفه کیفری نمی شود.

 

ورشکستگی با تقصیر اجباری:

در این شرایط قاضی دادگاه می بایست حتما تاجر را ورشکسته به تقصیر تشخیص دهد. شرایطی که دادگاه می بایست الزاما رأی ورشکستگی به تقصیر شخص تاجر را اعلام نماید، شامل موارد زیر می باشد:

بیشتر بودن هزینه های فردی و خانوادگی شخص تاجر در برابر درآمدهای او در زمان پیش از ورشکستگی.
در شرایطی که شخص تاجر هزینه های هنگفتی را صرف معامله هایی کرده که روال تجارت، دور از انتظار یا سود آن وابسته به شرایط ویژه است یا به عبارتی انجام معامله های غیر عادی با بهره ای به شکل تماما احتمالی.
انجام معامله هایی مانند خریدی بیش تر یا فروشی پایین تر از نرخ روز بازار و یا به دست آوردن پول به شیوه ای که به صلاح او نباشد، با هدف تاخیر در امر ورشکستگی.
شخص تاجر بعد از مورخه توقف از پرداخت وام ها و قرض هایی که دارد، یکی از طلب کاران را بر دیگر طلب کاران ترجیح بدهد و تنها قرض او را پرداخت نماید.

 

ورشکستگی با تقصیر اختیاری:

در این شرایط قاضی دادگاه امکان دارد که شخص تاجر را ورشکسته به تقصیر تشخیص دهد. در حقیقت این شرایط اجباری نیست و در اختیار قاضی می باشد که با بازبینی بررسی و تحقیقاتی که انجام شده است، فرد تاجر را ورشکسته به تقصیر تشخیص بدهد یا نه.

 

شرایط رأی ورشکستگی به تقصیر تاجر:

در صورتی که به حساب فردی دیگر و بدون این که مبلغی وصول نماید، تکالیفی را برعهده گرفته باشد که با در نظر گرفتن وضعیت اقتصادی شخص تاجر در هنگام انجام آن تکالیف، تکالیفی بسیار سنگین و غیر عادی باشد. یا به زبانی دیگر، شخص تاجر در این حالت تکالیفی نا متعارف به سود شخص دیگری را پذیرفته است.
در صورتی که شخص تاجر توان پرداخت کردن مطالبات خود را نداشته باشد و این مطلب را در مدت سه روز از مورخه ناتوانی در پرداخت کردن مطالبات خود به دادگاه مربوطه گزارش نکند و صورت حساب سرمایه و مدارک مربوط به تجارت خود را به دادگاه ارائه ننماید.
عدم تهیه مدارک تجاری یا اشتباه و بی نظمی در آن ها.
عدم اشاره به بدهی ها و مطالبات در گزارش سرمایه به شکلی دقیق.
نکته مهم و مورد توجه در این جا این است که صادر کردن رأی ورشکستگی به تقصیر در موارد بالا وابسته به آن است که شخص تاجر در فعالیت های ذکر شده هیچ تقلبی را مرتکب نشده باشد، زیرا در این شرایط می بایست حکم ورشکستگی به تقلب وی صادر گردد، نه حکم ورشکستگی به تقصیر.

 

ورشکستگی به تقلب:

در ورشکستگی با تقلب شرایط کاملا متفاوت می باشد. در این نوع ورشکستگی، در حقیقت شخص تاجر ورشکسته نشده است، اما اقداماتی را انجام می دهد تا خود را ورشکسته و عاجز از پرداخت کردن مطالبات خود جلوه دهد.

در شرایطی که در موارد زیر ذکر می شود، حکم ورشکستگی به تقلب شخص تاجر اعلام می گردد.
در صورتی که شخص تاجر ورشکسته مدارک و اسناد خود را از بین برده باشد.
در صورتی که تاجر ورشکسته گوشه ای از سرمایه های خود را پنهان کرده باشد یا این که سرمایه های خود را با استفاده از تبانی و معامله های صوری نابود کرده باشد.
در شرایطی که شخص تاجر ورشکسته خود را به شکل تقلبی به مقداری که در واقع طلبکار نمی باشد، طلبکار جلوه دهد.
لازم به ذکر است که ورشکستگی به تقلب هم همانند ورشکستگی به تقصیر جرم به شمار می رود.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d9%86%d9%88%d8%a7%d8%b9-%d9%88%d8%b1%d8%b4%da%a9%d8%b3%d8%aa%da%af%db%8c/