بررسی مزایا و ویژگی‌های اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری تشکیل شده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری متنوعی است که به منظور ایجاد، ذخیره سازی، جمع آوری، دستکاری براساس نیازهای اطلاعاتی دفتری، با هدف مدیریت و ساده سازی انجام کارهای روزمره استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، و مدیریت داده های تجاری الکترونیکی  و دبیرخانه آنلاین همگی مفاهیم پایه اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به منظور بهینه سازی و خودکار سازی رویه های اداری استفاده می شود.

در مقاله‌ی پیش روی شما قصد دارد تعریفی از سیستم اتوماسیون اداری را تشریح نماید و میزان اهمیت این سیستم را یادآوری نماید. این مهم است که بدانیم سیستم اتوماسیون اداری چیست و چرا به آن نیاز داریم.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

• کمک به تکمیل و انجام خیلی از وظایف با سرعت بیشتر و بهتر
• صرفه جویی در تعداد کارکنان سازمان
• نیازمندی به فضای کمتر برای ذخیره سازی داده ها
• امکان دسترسی همزمان به داده ها توسط کارکنان در سازمان و فراهم شدن امکان کار گروهی

 

منبع:
https://www.ever247.cloud/office-automation/

5 مزایای استفاده از تقویم روزانه

 

آیا تا به حال احساس کرده اید که زمان کافی برای کاری که می خواهید انجام دهید ندارید؟ بر اساس یک مطالعه ، 48% از مردم موافق هستند. کمبود زمان منجر به احساس خستگی، استرس، اضطراب می شود.  ما می توانیم با یک ابزار ساده از قرار گرفتن در این آمار 48 درصدی جلوگیری کنیم. از تقویم آنلاین یار برای برنامه ریزی روزانه خود میتوانید استفاده کنید.

بیایید به این موضوع بپردازیم که چرا استفاده از تقویم بسیار مهم است، و پنج روشی که مزایای روزانه را به همراه دارد.

1. ما را مسئول نگه می دارد.

گذاشتن  یک قرار با تعیین تاریخ و زمان برای یک فعالیت خاص کمک می کند. نه تنها تعیین یک تاریخ و زمان خاص برای جلسات و قرار ملاقات با پزشک مفید است، بلکه می توانید از این استراتژی برای اختصاص دادن زمان برای گذراندن با دوستان یا انجام کارهای خاص در لیست کارهای خود استفاده کنید. حالا دیگر مجبور نیستیم آن کار طولانی را به پایان برسانیم زیرا قبلاً تاریخ و ساعتی را برای آن تعیین کرده‌ایم.

2.ما را واقع بین نگه می دارد.

 هنگام برنامه ریزی وظایف و فعالیت ها در تقویم، واقع بین باشید. برای هر کار زمان کافی در نظر بگیرید و بنویسید که در چه ساعتی کار را شروع و به پایان می رسانید. اگر شک دارید، کمی بیش از حد تخمین بزنید که چقدر طول می کشد. تخمین بیش از حد یک راه عالی برای اطمینان از اینکه احساس عجله نمی کنیم، به ما اجازه می دهد تا در صورت بروز حوادث غیرمنتظره، زمان بیشتری را به ما اختصاص دهیم. استفاده از تقویم ممکن است به ما بفهماند که همه کارهایی که امروز در ذهن داشتیم قابل انجام نیستند، اما به ما نشان می دهد که کدام فعالیت ها می توانند باشند.

3.به ما در اولویت بندی کمک می کند.

کدام وظایف مهم هستند؟ کدام کارها به زندگی ما ارزش می بخشند و کدامیک نه؟ قرار دادن آیتم‌ها در تقویم باعث می‌شود ما انتخاب کنیم که می‌خواهیم وقت خود را روی چه چیزی بگذرانیم و چه چیزی را نه. این به ما این امکان را می دهد که برای چیزهای مهم جا باز کنیم و بقیه را فیلتر کنیم.

4.ما را در مسیر نگه می دارد.

با اهمال کاری مبارزه می کنید ؟ داشتن یک تاریخ و زمان مشخص برای یک کار به ما می گوید که چه زمانی باید آن کار را انجام دهیم. این به ما کمک می کند تا بهانه ها را از بین ببریم، و باعث می شود که دست به کار شویم. دیگر اجازه نخواهیم داد وظایف در لیست کارهای ما قرار بگیرند. حالا می‌توانیم قبل از اینکه به تعویق بیفتند، آنها را انجام دهیم.

5.مرزها را تعیین می کند.

وقتی تقویم را می‌بینیم، می‌بینیم که ساختار روزمان چگونه است. ما را از صرف زمان زیاد برای یک فعالیت و زمان کافی برای فعالیت دیگر باز می دارد. حتی می‌توانیم فعالیت‌های سرگرم‌کننده و استراحت‌ها را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنیم تا مطمئن شویم که آنها طولانی نمی‌شوند و مطمئن شویم که ما نیز تفریح ​​را فراموش نمی‌کنیم. اگر کمک کرد، از تایمر استفاده کنید. پس از خاموش شدن تایمر، یادآوری برای حرکت به کار بعدی است. اگر کار کامل نشد، یک بازه زمانی دیگر برای کار در روز بعد برنامه ریزی کنید.

 

 

منبع:
https://arischap.com/blog/5-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85-%D8%B1%D9%88%D8%B2%D8%A7%D9%86%D9%87/

تقویم محتوا چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

به نظر می‌رسد موفقیت در شبکه‌های اجتماعی به تلاش برای برنده شدن در لاتاری می‌ماند و غیرممکن است. اگر بتوانید برخی از نتایج را پیش‌بینی کنید، چه اتفاقی می‌افتد؟ دستیابی به بُرد برای شما آسان‌تر می‌شود.

یکی از کلیدهای موفقیت در رسانه‌های اجتماعی ایجاد یک تقویم محتوا و به کار گیری آن است. در این مقاله قصد داریم بررسی کنیم که یک تقویم محتوای کاربردی چگونه ایجاد می‌شود و چه مزایایی دارد. تقویم آنلاین یار نیز میتواند به شما کمک کند.

تقویم محتوا چیست؟

تقویم محتوای رسانه‌های اجتماعی (یا تقویم تحریریه) ابزاری است که به شما امکان می‌دهد محتوای آینده خود را استراتژیک کنید. این به شما کمک می‌کند تا بدانید چه محتوایی کجا، چه زمانی و چرا انتشار خواهد یافت.

علاوه بر این، تقویم محتوا به شما امکان می‌دهد تا محدودیت‌های زمانی را ردیابی کنید، برای تیم بازاریابی شفافیت ایجاد کنید و با تیم تولید محتوا هماهنگ باشید. قبل از شروع، ضروری است که استراتژی اجتماعی خود را تعیین کنید.

الگوهای فرایند ایجاد کنید، مواردی را در چک لیست قرار دهید، تیم خود را تعیین کنید و پیشرفت آن‌ها را از طریق داشبورد پیگیری کنید تا تمام کارهای تکراری شما سرگرم‌کننده، سریع و بدون نقص پیش رود.

چرا به تقویم محتوا نیاز داریم؟

برنامه‌ریزی برای روزهای خاص: تعطیلات مهمی مانند عید نوروز، شب یلدا و … ایجاد یک تقویم به شما کمک می‌کند روزهای مناسب و هم‌سو با برند یا شخصیت مشتری خود را پیدا کنید. داشتن مطالب تخصصی زودهنگام باعث کاهش استرس‌های ایجاد شده در لحظه آخر می‌شود.

ریتم پست‌گذاری: تقویم محتوا به خوبی ساختار شما را تضمین می‌کند تا یک ریتم پست‌گذاری ثابت و هماهنگ داشته باشید. این امر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا الگوریتم‌هایی که محتوای شما را ارتقا می‌دهند، باید با جریان مداوم محتوای جذاب تغذیه شوند.

محتوای با کیفیت بالاتر: یک تقویم محتوا موثر به تیم محتوای شما کمک می‌کند تا محتوای تولید شده خود را زودتر از موعد تجسم کند و از بالا بودن کیفیت اطمینان حاصل نماید. علاوه بر این، به شما امکان می‌دهد عملکرد خود را پیگیری کنید و ببینید چه نکات مثبت و منفی در عملکردتان وجود دارد.

پایبند بودن به استراتژی: تقویم محتوا کاملاً منظم برای کمک به شما در پایبندی به استراتژی از قبل تعریف شده در شبکه‌های اجتماعی ضروری است. بدون هدف نمی‌توانید گل بزنید، بنابراین برای ساختن تقویم هفتگی، دو هفتگی یا ماهانه و تمام تصمیمات استراتژی خود را مد نظر داشته باشید.

 

منبع:
https://karokasb.org/what-is-content-calendar/

 

مزایای حسابداری ابری در مقایسه با حسابداری سنتی

حسابداری ابری نسبت به حسابداری سنتی از مزایای بسیار زیادی برخوردار می‌باشد. از جمله مزایای حسابداری ابری عبارتند از:

 

سایر نرم افزارهای ابری مانند دبیرخانه آنلاین نیز برای افزایش بهره وری توصیه می شود.

• امنیت بالای اطلاعات
• قابلیت دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان با استفاده از اینترنت
• قابلیت پشتیبان گیری از اطلاعات به صورت خودکار
• کاهش خطاها نسبت به حسابداری سنتی به دلیل دستی نبودن ذخیره اطلاعات
• قابلیت به روز رسانی خودکار
• کاهش هزینه‌ها و مقرون به صرفه بودن نسبت به حسابداری سنتی به دلیل عدم نیاز به راه اندازی تجهیزات سخت افزاری و زیرساخت‌های لازم
• ارائه گزارشات دقیق تر نسبت به حسابداری سنتی
• داشتن سرعت بیشتر نسبت به حسابداری سنتی

 

 

منبع:
https://www.fardadgroup.com/blog/%D8%A7%D9%85%D9%86%DB%8C%D8%AA-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C/#:~:text=%D8%A7%D8%B2%20%D8%AC%D9%85%D9%84%D9%87%20%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C%20%D8%AD%D8%B3%D8%A7%D8%A8%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C,%D8%A7%D8%B2%20%D8%A7%D8%B7%D9%84%D8%A7%D8%B9%D8%A7%D8%AA%20%D8%A8%D9%87%20%D8%B5%D9%88%D8%B1%D8%AA%20%D8%AE%D9%88%D8%AF%DA%A9%D8%A7%D8%B1

چطور کارآفرین وقت شناسی باشیم؟

هنگامی که آدم سرش شلوغ است، روزها به سرعت می گذرند. انگار که عقربه های ساعت در یک مسابقه دو سرعت شرکت کرده اند و هیچ چیز جلودارشان نیست. شاید خیلی از مردم چنین تجربه ای را بابت فرار از روزمرگی دوست داشته باشند، اما کارآفرینان بی برو برگشت از آن متنفر هستند.

 

هرچه باشد وقت طلاست و در بازارهای جهانی هر ثانیه ارزشی معادل چند میلیون دلار دارد. به علاوه، کارآفرینان معمولا وظایف یا کارهای بی نهایت متنوعی دارند. بنابراین گذر زمان دشمن درجه یک آنها برای موفقیت در بازار محسوب می شود. البته مگر اینکه یک تقویم کاری (Business Calendar) داشته باشند!

پیشنهاد میکنم سری به تقویم آنلاین یار هم بزنید.

بی شک اغلب مردم در دنیا با تقویم های کلاسیک آشنایی دارند؛ از آن تقویم هایی که معمولا در گوشه و کنار خانه به چشم می خورد. البته نسل جدید این تجربه را به طور دیجیتالی در انواع گجت های هوشمند دارند که اتفاقا کلی امکانات بیشتر هم دارد. اشتباه نکنید، ما اینجا قصد نداریم درباره نوستالژی های قدیمی حرف بزنیم، در عوض تمام حرف مان این است که تقویم های کاری کمابیش همان تقویم های سنتی هستند. با این تفاوت که به طور ویژه برای برنامه ریزی کارهای روزمره کارآفرینان طراحی شده اند. تا اینجای بحث خیلی اتفاق عجیبی نیفتاده، مگر نه؟

اهمیت اصلی تقویم های کاری وقتی معلوم می شود که با یک کارآفرین بی نهایت شلخته یا فراموش کار رو به رو می شویم. چنین افرادی معمولا نه تنها در جلسات کاری دیر حاضر می شوند، بلکه اصلا بعید نیست یک کنفرانس مهم را کاملا فراموش کنند. احتمالا شما هم در بین دوستان تان کسانی را سراغ دارید که دقیقا همین طوری باشند. شاید هم خودتان گاهی اوقات کارهای مهم را فراموش کنید. در این صورت تقویم کاری بهترین دوست‎تان خواهد بود. 

 

 

منبع:
https://www.forsatnet.ir/5-tips-managing-business-calendar.html

 

مهم‌ترین امکاناتی که با نصب دبیرخانه به دست می‌آورید

تحقیقات نشان می‌دهد درصد بالایی از کارکنان سازمان‌ها، اهمیت نقش دبیرخانه سازمان را حتی بیش از مدیریت آن سازمان می‌دانند. آنان دلیل این مقایسه خود را این‌طور بیان می‌کنند که پیچیدگی‌های بخش دبیرخانه سازمان بسیار بیشتر از نقش‌هایی است که از مدیریت سازمان، انتظار می‌رود. آنان می‌گویند نقش دبیرخانه سازمان در مدیریت امور داخلی و خارجی شرکت، بیش از هیات مدیره آن شرکت است. سیستم دبیرخانه آنلاین ، ضامن اجرای هرگونه فعالیتی است که تاکنون به روش سنتی در دبیرخانه سازمان، انجام می‌گرفته است. بنابراین می‌توان امکانات نرم افزار دبیرخانه را به شرح زیر بیان کرد:

• سیستم دبیرخانه به عنوان رابط با کمیته پاداش سازمان عمل می‌کند
• برنامه دبیرخانه به عنوان رابط تنظیم‌کننده قوانین خدمت می‌کند
• فرایند جذب هیئت مدیره و کارکنان از طریق آن صورت می‌گیرد
• تهیه گزارش سالانه از وضعیت روابط داخلی و خارجی سازمان
• دبیرخانه و بایگانی به عنوان رابط اصلی برای اعضای هیئت مدیره در شعب مختلف سازمان عمل می‌کند
• مقدمات اجرای جلسات هیئت مدیره را فراهم می‌کند
• نگارش یادداشت ها و توصیه‌نامه‌ها از طریق سیستم دبیرخانه صورت می‌گیرد
• رعایت قوانین و مقررات و نمایش اعتبار واحد تجاری، در نامه‌‌نگاری‌های نرم‌ افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی انجام می‌شود

 

منبع:
https://www.parnianportal.com/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87/